Wenn Sie dies lesen, sind Sie höchstwahrscheinlich jemand, der überlegt, ob es sinnvoll ist, automatisierte Prozesse in sein Geschäftsmodell einzubauen, oder der das tun möchte. Dafür kann es viele Gründe geben: Sie wollen Ihren Produktionsaufwand umschichten, versuchen, Ihr Zeitmanagement effizienter zu gestalten, oder es kann auch ganz einfach daran liegen, dass Ihr Unternehmen über seine derzeitige Produktionskapazität hinauswächst.
Die meisten dieser Technologien sind gedacht als ergänzend Die meisten dieser Technologien sind als Ergänzung zum täglichen Arbeitsablauf eines Mitarbeiters gedacht. Vermeiden Sie also die Vorstellung, dass Roboter und Software Arbeitsplätze vollständig ersetzen. Setzen Sie die Automatisierung stattdessen dort ein, wo sie benötigt wird, z. B. bei der Bearbeitung von Bestellanfragen, der Verwaltung des Lagerbestands, der Nachbestellung von Vorräten, wenn diese benötigt werden, oder der Verbesserung des Kundendienstes.
Auch wenn es den Anschein hat, dass die Automatisierung die Antwort auf Ihre aktuellen Betriebs- und Managementprobleme ist, gibt es doch einiges zu beachten, bevor Sie sich darauf einlassen. Im Folgenden finden Sie einige Fragen, die sich Ihr Unternehmen stellen sollte, bevor es diese Entscheidung trifft, um sicherzustellen, dass sich die Investition lohnt.
1. Wie ist der aktuelle Status des Unternehmens?
Nehmen Sie sich die Zeit, das Unternehmen in seinem derzeitigen Zustand zu bewerten, bevor Sie größere oder auch kleinere finanzielle Entscheidungen treffen.
Wie viel freien Cashflow haben Sie derzeit?
Erreichen Sie jeden Monat Ihre Produktions- und Produktionsziele?
In welchen Bereichen des Unternehmens gibt es Engpässe oder könnten Sie mehr Unterstützung gebrauchen?
Wenn Sie feststellen, dass ein größerer Bedarf besteht Ressourcenzuweisung in einem oder mehreren Bereichen des Unternehmens besteht, ist es vielleicht sinnvoll, bestimmte Aspekte dieser Bereiche zu automatisieren, um Zeit und Arbeitskräfte freizusetzen. In den meisten Schwerpunktbereichen eines Unternehmens gibt es immer Raum für Wachstum, halten Sie also immer Ausschau nach Möglichkeiten, Ihr Leben und das Ihrer Mitarbeiter zu erleichtern.
2. Wie werden sich unsere Fähigkeiten nach der Einführung von Automatisierungsprozessen verändern?
Einer der Hauptgründe, warum sich Unternehmen für die Automatisierungsdienstleistungen in ihren Geschäftsplan einzubeziehen ist die Steigerung ihrer Produktionskapazität. Analysieren Sie, wie hoch Ihr aktueller Produktionsdurchschnitt im letzten Geschäftsjahr und sogar in den fünf vorangegangenen Geschäftsjahren war, um eine genauere Trendanalyse zu erhalten. Dann prognostizieren Sie, um wie viel höher der Gesamtausstoß sein wird, wenn bestimmte Back-End-Geschäftspraktiken automatisiert werden. Dies kann grob anhand der Anzahl der Arbeitsstunden erfolgen, die bei der Durchführung der Aufgabe in einem bestimmten Monat eingespart werden. Diese Stunden können dann an anderer Stelle eingesetzt werden, um bestehende Auftragswarteschlangen schneller abzuarbeiten.
Wenn die Automatisierung in mehreren oder allen Abteilungen angewandt wird, kann die Menge an Zeit und Geld, die Sie einsparen können, augenöffnend sein. Da die Einrichtung und Wartung dieser Art von Software einfach und effizient ist, könnte sich dies fast unmittelbar auf das Endergebnis Ihres Unternehmens auswirken.
3. Wie umfangreich und kostspielig sind Automatisierungsschulungen?
Viele Menschen gehen davon aus, dass bei der Einführung neuer Computersoftware und Büroverwaltungssysteme alle Mitarbeiter in umfangreichen Kursen und Workshops, die Tage oder Wochen dauern können, geschult werden müssen. Mehrere Arten neuer Automatisierungssoftware haben jedoch nur eine geringe oder gar keine Lernkurve, so dass ihre Anpassung einfach ist. Einige arbeiten sogar durch Nachahmung des Bildschirms, nachdem sie menschliche Prozesse und Funktionen studiert haben, wie z. B. das Ausfüllen von Spesenabrechnungen oder das Erstellen einer Tabelle mit externen Daten.
Einige fortgeschrittenere Programme erfordern allerdings eine Schulung, sind die langfristigen Vorteile ihrer Funktionalität sind unbestreitbar. Diese Technologie gibt Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, persönliche und unternehmensweite Ziele weit zu übertreffen, wenn sie richtig und strategisch eingesetzt wird.
4. Gibt es kritische Probleme, die durch den Einsatz der Automatisierung entstehen könnten?
Wie bereits erwähnt, passen sich viele Automatisierungsdienste selbst an und verändern sich, wenn unternehmensweite oder kundenorientierte Änderungen vorgenommen werden. Auch wenn gelegentlich eine Fehlerbehebung erforderlich sein kann, reicht eine regelmäßige Wartung durch interne IT-Fachleute aus, sobald die Ersteinrichtung abgeschlossen ist. Es ist auch wichtig, sich daran zu erinnern, dass die Automatisierung von Geschäftsaufgaben als Ergänzung gedacht ist, und dass die Arbeit, die mit dieser Programmierung erledigt wird, immer von den Mitarbeitern auf Fehler überprüft werden sollte. Probleme, die beständig sind oder intern nicht gelöst werden können, können sofort an den Dienstleister gemeldet und so schnell wie möglich behoben werden.
Da technische Software dieser Art regelmäßig aktualisiert und aufgerüstet wird, werden sich Ihre Geschäftspraktiken ständig weiterentwickeln.
Geschrieben von: Chandler Coleman
