Im ersten und zweiten Artikel dieser dieser Serie über Geschäftsprozessmodellierung haben wir erläutert, wiewie Modellierungstechniken Einblick in Prozesse geben können, um die Transparenz zu erhöhen und die Effizienz zu überwachen.
In diesem Beitrag erläutern wir, wie Transparenz und Einblicke in Geschäftsprozesse, die durch Modellierungstechniken gewonnen werden, dabei helfen können, Grundlinien zur Leistungsmessung zu erstellen und Führungskräfte bei der Festlegung geeigneter Ziele zur Prozessverbesserung zu unterstützen.
Festlegung geeigneter Leistungsindikatoren und Benchmarks
Führungskräfte müssen einen Arbeitsablauf verstehen, bevor sie geeignete Maßstäbe für die Prozessverbesserung setzen können. Die Modellierung von Geschäftsprozessen bietet zwei wesentliche Vorteile, die der Unternehmensführung helfen können, Prozessverbesserungen vorzunehmen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Erstens liefert der Einsatz von Geschäftsprozessmodellierungssoftware (BPM) zur Modellierung von Prozessen echte Daten über die Effizienz von Mitarbeitern und Prozessen, um wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) und Benchmarks zu ermitteln. Die Verknüpfung von Berichtsfunktionen mit BPM-Software gibt Aufschluss darüber, wie Prozesse normalerweise ablaufen. Auf diese Weise lassen sich die relevantesten Indikatoren für die individuellen Prozesse Ihres Unternehmens ermitteln, anstatt allgemein gültige Branchen-KPIs anzuwenden. Die Bewertung der Leistungsindikatoren anhand des tatsächlichen Zustands der Unternehmensabläufe hilft auch dabei, die Unternehmensziele mit realistischen KPIs abzustimmen. Führungskräfte können dann das Unternehmen durch die Anwendung fundierter KPIsauf die Prozesse stärker auf zukünftige Ziele ausrichten.
Nachdem die effektivsten KPIs zur Messung der Prozessleistung bestimmt wurden, können Führungskräfte und Manager für jeden Indikator Benchmarks festlegen. Mit den in der BPM-Software verfügbaren Reporting-Tools können die Benutzer Berichte auf der Grundlage von Echtzeitdaten zur Berechnung von KPIs erstellen und gemeinsam nutzen. Führungskräfte können anhand von Prozessdaten genaue Benchmarks auf der Grundlage der tatsächlichen Leistungskennzahlen berechnen. Realistische Benchmarks helfen dabei, erreichbare Ziele für das Unternehmen zu setzen und einen klaren Aktionsplan zu erstellen, wie diese erreicht werden können. Prozessmodelle liefern einen klaren Plan, wie einzelne Aufgaben angepasst werden können, um die Anstrengungen der Mitarbeiter mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen.
Verwendung von KPIs und Benchmarks zur Prozessverbesserung
Die Festlegung von Benchmarks und KPIs mit Hilfe von Prozessmodellierungswerkzeugen gibt Aufschluss darüber, ob ein Prozess verbessert werden sollte oder nicht. Prozesse und Aktivitäten, die die gesetzten Benchmarks und KPIs nicht erreichen, sind erstklassige Kandidaten für Verbesserungen. Bei der Umsetzung von Änderungen an den in Frage kommenden Prozessen können die Führungskräfte den Fortschritt auf der Grundlage der zuvor erfassten Prozesskennzahlen messen. Die Möglichkeit, über die Prozessleistung im Laufe der Zeit Bericht zu erstatten und sie mit Benchmarks zu vergleichen, macht das Änderungsmanagement einfach. Das Risiko von Veränderungen und Innovationen ist geringer, wenn die Auswirkungen mithilfe von Prozessmodellierungstools richtig gemessen werden können. Auf diese Weise werden bei der Prozessverbesserung schließlich Best Practices aufgedeckt, was zu einer Standardisierung und Optimierung der Prozesse führt.
Nächster Teil der Serie
In unserem nächsten Beitrag werden wir untersuchen, wie standardisierte Prozesse den Wissenstransfer erleichtern, Störungen reduzieren und die Einhaltung von Vorschriften vereinfachen.
