Nahezu jeder Geschäftsvorgang wird von Dokumenten begleitet. Von den Verträgen, in denen die Erwartungen der Kunden festgelegt sind, bis hin zu Rechnungen, Bestellungen und Quittungen gibt es eine Reihe von Unterlagen, die einen reibungslosen Ablauf gewährleisten sollen. Die meisten Formulare und Dokumente können heute in einem digitalen Format erstellt und gespeichert werden, was die Archivierung und den Abruf von Informationen vereinfacht. Viele Organisationen verlassen sich jedoch weiterhin auf einen manuellen Dokumenten-Workflow. Leider stellt die traditionelle manuelle Methode ein erhebliches Hindernis für eine genaue und effiziente Dokumentenverarbeitung dar.
Die Herausforderungen des manuellen Dokumenten-Workflows
Obwohl sich die Unternehmen voll und ganz auf die Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel wie Instant Messaging und E-Mail eingestellt haben, erstellen und verwalten viele Mitarbeiter ihre Geschäftsdokumente immer noch mit einem veralteten manuellen Arbeitsablauf. Bei dieser Methode müssen die Mitarbeiter viel Zeit aufwenden, um selbst für die routinemäßigsten Dokumente individuelle Versionen zu erstellen.
Wenn diese Papierdokumente von mehreren Parteien geprüft und/oder genehmigt werden müssen, kommt es häufig zu Verzögerungen und Fehlern. Unterzeichner reichen physische Dokumente im Büro hin und her, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass sie verlegt werden. In Situationen, in denen Änderungen oder Korrekturen erforderlich sind, ist der Zeitaufwand für den gesamten manuellen Genehmigungsprozess im Vergleich zu effizienteren digitalen Arbeitsabläufen wesentlich höher.
Die Ermittlung des Status von Genehmigungen in komplexen Geschäftsvorgängen stellt eine große Herausforderung dar - vor allem, wenn mehrere Beteiligte involviert sind. Die Verfolgung des Standorts physischer Dokumente ist besonders schwierig, und die unerwartete Abwesenheit eines wichtigen Beteiligten kann den gesamten Prozess zum Entgleisen bringen. Um diese Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen, setzen Unternehmen auf digitale Dokumenten-Workflows und E-Signatur-Technologie.
Die Vorteile der Integration von E-Signaturen in Ihren Dokumenten-Workflow
Der Übergang zu einem digitalen Dokumenten-Workflow, der sich auf elektronische Signaturen stützt, rationalisiert den gesamten Vorgang. Die Kombination der Einfachheit elektronischer Signaturen mit der Leistungsfähigkeit spezieller Business Process Management (BPM)-Plattformen kann zu den folgenden Vorteilen für Ihre Dokumenten-Workflows führen:
Einbettung von digitalen und elektronischen Signaturen in komplexe Prozesse
Viele Lösungen für elektronische Signaturen verfügen zwar über Workflow-Funktionen, können aber komplexe, stark angepasste Prozesse nicht unterstützen. Mit BPM-Software können Sie digitale Signaturen und elektronische Signaturen problemlos einbetten (Was ist der Unterschied?) in hochgradig angepasste Workflows einbetten und so alle Funktionen einer fortschrittlichen BPM-Plattform und die Vorteile elektronischer Signaturen in Ihre Prozesse einbinden. Da es sich bei hochgradig angepassten Workflows naturgemäß um hochkomplexe Prozesse handelt, bietet diese Funktion erhebliche Vorteile.
Je komplexer ein Prozess ist, desto komplizierter ist der Hintergrundcode. Leistungsstarke BPM-Plattformen integrieren digitale Signaturen in Workflows, indem sie einen Konnektor auf Ihrem Prozess konfigurieren. Das bedeutet, dass Sie den Quellcode nicht anfassen müssen und nicht Gefahr laufen, durch eine Änderung des Prozesses Fehler hinzuzufügen.
Durch die Integration elektronischer Signaturen in Ihre Workflows können Sie außerdem Dokumente in komplexen Prozessen automatisch verfolgen. Zusätzlich zu den E-Mail-Benachrichtigungs- und Dokumentenverwaltungsfunktionen Ihrer BPM-Plattform bieten Integrationen für digitale Signaturen die Möglichkeit, Dokumente automatisch zu verfolgen und Prüfpfade von der E-Signatur-Plattform aus zu erstellen. Auf diese Weise wissen Sie immer über den Status wichtiger Dokumente Bescheid - selbst bei komplexen Arbeitsabläufen.
Automatisierung der Vertragserstellung und -durchführung
Die Hinzufügung digitaler Signaturen bietet Ihnen die Möglichkeit, die Vertragserstellung und -ausführung zu automatisieren, auch unter Verwendung physischer Dokumentenvorlagen. Sie können mit einer E-Signatur-Plattform Vorlagen erstellen oder physische Dokumente hochladen und dann dem Dokument Unterschriften und zusätzliche Felder hinzufügen, damit die Benutzer die Formulare digital ausfüllen können. Durch die Integration von E-Signaturen in Ihre BPM-Plattform können Sie Vorlagen aus Ihrer E-Signatur-Plattform in Ihre Prozesse einbinden. Auf diese Weise können Sie automatisch Verträge generieren und sie an die entsprechenden Beteiligten weiterleiten, indem Sie die entsprechenden Weiterleitungsregeln in Ihrer BPM-Plattform konfigurieren.
Nachdem Sie die Routing-Bedingungen eingerichtet haben, können Sie die Prozesse durchgängig automatisieren und so die Effizienz und Genauigkeit erhöhen. Eine der beliebtesten Funktionen von BPM-Software ist das automatische Benachrichtigungssystem. Sie können das System so programmieren, dass es Sie benachrichtigt, wenn Verträge ausgeführt werden, so dass Sie immer über aktuelle Informationen zum Status der einzelnen offenen Posten verfügen. In Verbindung mit den Benachrichtigungsfunktionen von Plattformen für elektronische Unterschriften wissen Sie nicht nur über den Status Ihres Dokuments Bescheid, sondern auch über den Status Ihres gesamten Arbeitsablaufs.
Verkürzung der Vertragsüberprüfungszeiten
Bei manuellen Dokumentenprozessen werden wichtige Dokumente jeweils nur von einem Beteiligten eingesehen. BPM-Software bietet weitaus mehr Transparenz. Diese Plattformen bieten einen zentralen Ort, an dem alle Beteiligten jederzeit und von überall aus Informationen einreichen und überprüfen können.
Die Prozesse verfügen über programmierbare Routing-Regeln und Bedingungen, die Verträge zu einem bestimmten Zeitpunkt im Prozess an die entsprechenden Parteien weiterleiten. Dadurch wird die Zeit, die für die Bearbeitung von Dokumenten benötigt wird, drastisch verkürzt. Feldvalidierung durch E-Signatur-Plattformen, um sicherzustellen, dass Unterzeichner die richtigen Informationen eingeben und Fehler minimiert werden. Sie können auch Pflichtfelder festlegen, um zu verhindern, dass Unterzeichner unvollständige Informationen einreichen.
Verbesserte Rechenschaftspflicht, Rückverfolgbarkeit und Compliance von Verträgen und Rechtsdokumenten
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften hat für Ihr Unternehmen hohe Priorität, und qualitativ hochwertige Dokumentenmanagementprozesse sind für das Erreichen dieses Ziels von entscheidender Bedeutung. Durch den Einsatz digitaler Dokumenten-Workflows und elektronischer Signaturen verbessern Sie sofort die Nachvollziehbarkeit, Rückverfolgbarkeit und Compliance von Verträgen und Rechtsdokumenten.
Sowohl BPM- als auch E-Signatur-Plattformen bieten einen automatischen digitalen Prüfpfad, der Wirtschaftsprüfern und Dritten Einblick in die Prozesse gewährt. Weisen Sie Felder bestimmten Unterzeichnern zu, um die Transparenz weiter zu erhöhen und die Quelle von Fehlern und Auslassungen zu ermitteln. Die Zuweisung von Pflichtfeldern und Feldvalidierungen helfen Ihrem Unternehmen, die Nichteinhaltung von Vorschriften aufgrund unvollständiger oder falscher Informationen zu vermeiden.
Automatische Benachrichtigungen, die in Ihrer BPM-Plattform eingestellt sind, erinnern Unterzeichner und Beteiligte daran, wenn Verträge fällig sind oder bereits ausgeführt wurden. Sie stellen auch sicher, dass Sie einen Prozess schaffen, bei dem die Überschreitung von Einreichungsfristen und der Verfall von Dokumenten nur unter außergewöhnlichen Umständen auftreten. Die innovativsten BPM-Lösungen bieten Transparenz über verbleibende Prozessineffizienzen durch die Überwachung von Key Performance Indicators (KPIs). Reporting-Tools zeigen Daten über die Leistung von Workflows an, so dass die Benutzer Probleme erkennen und die Dokumenten-Workflows kontinuierlich verbessern können.
Schlussfolgerung
Nachdem ein Unternehmen den Übergang zu elektronischen Dokumentenprozessen vollzogen hat, ist die Integration von elektronischen Signaturen der letzte Schritt zu maximaler Effizienz. Durch den Einsatz der E-Signatur-Technologie können Sie Dokumente während ihres gesamten Weges verfolgen, um die Unsicherheit bei Verträgen zu beseitigen. Verwenden Sie Warnmeldungen, um eine schnelle Benachrichtigung über Änderungen des Dokumentenstatus sicherzustellen. Passen Sie die Felder für elektronische Unterschriften an, um sicherzustellen, dass die Unterzeichner die Informationen vollständig und korrekt eingeben. Mit E-Signatur-Integrationen werden Ihre Dokumente gleich beim ersten Mal genehmigt. ProcessMaker bietet Integrationen mit zwei führenden E-Signatur-Plattformen, DocuSign und Adobe Sign. Um die Geschwindigkeit Ihres Dokumenten-Workflows mit E-Signatur-Integrationen zu erhöhen, kontaktieren Sie die Experten von ProcessMaker.
