Eine wachsende Zahl von Unternehmen setzt auf die digitale Transformation. Durch den Einsatz einer Geschäftsprozessmanagement-Software können Unternehmen ihren digitalen Transformationsprozess weiter vorantreiben, indem sie Technologien zur Verbesserung von Produkt- und Serviceinnovationen, zur Verbesserung der Reaktionszeiten auf Kundenanfragen und zur Steigerung der betrieblichen Effizienz einsetzen.
Richtig gemacht und durchdacht implementiert, kann BPM die Agilität, Übertragbarkeit und Wiederholbarkeit Ihrer Prozesse schnell verbessern. So können viele Unternehmen erkennen, wie die Automatisierung wiederholbarer Prozesse die Markteinführungszeit von Produkten verkürzen kann, so dass die Mitarbeiter mehr Vorlaufzeit haben, um schnell auf Kundenanfragen zu reagieren, oder sogar die Möglichkeit, Anpassungen schneller umzusetzen.
Nachfolgend sind fünf wichtige Möglichkeiten aufgeführt, wie eine BPM-Software einer Organisation Zeit und Geld sparen und gleichzeitig die Gesamtergebnisse der Organisation verbessern kann.
1. Prozessorganisation innerhalb einer einzelnen Software
Es ist kein Geheimnis, dass Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche, häufig mehrere komplexe Workflows gleichzeitig abwickeln müssen. Tatsächlich ergab eine 2018 durchgeführte Studie zur Analyse von Trends in Branchen, die BPM implementieren, dass mehr als 37 % der befragten Unternehmen gaben an, dass mehrere dieser hochrangigen Prozesse gleichzeitig ablaufen. In Bezug auf die Zeitersparnis kann BPM verschiedene manuelle Prozesse übernehmen und die Einheitlichkeit über eine einzige Plattform erleichtern, um die Organisation zu verbessern wie nie zuvor.
Indem Sie so viele bewegliche Teile einer konsolidierten und organisierten Plattform zuordnen, können Sie Redundanzen reduzieren und manuelle Aufgaben automatisieren. Die Verwendung einer einzigen Plattform erleichtert das Auffinden von Prozessen und beseitigt Verwirrung. Tatsächlich kann sich jedes Mitglied einer Organisation durch den einfachen Zugang zu seinen verbesserten Prozessen und die Zeitersparnis gestärkt fühlen.
2. Kontinuierliche Verbesserung von Prozessen und Arbeitsabläufen
Unternehmen können durch BPM nicht nur bei der Ablage und Organisation Zeit sparen, sondern auch bei der Strukturierung ihrer Arbeitsabläufe und Aufgabenverwaltung. Die automatische Überwachung, die in der Software für das Geschäftsprozessmanagement enthalten ist, ermöglicht es, Verschwendung, Ineffizienz und Abweichungen von Best-Practice-Workflows schnell zu erkennen und zu beseitigen.
Durch die ständige Überwachung lassen sich auch bestehende Veränderungen und verbesserungswürdige Bereiche leichter erkennen, so dass insgesamt Zeit gespart wird, die zuvor für deren Ermittlung aufgewendet werden musste.
Darüber hinaus ermöglicht BPM Arbeitgebern, ihre Arbeitsabläufe zu sichern, indem sie die damit verbundenen Managementaktivitäten rationalisieren und ihre Wiederholbarkeit ermöglichen. Wenn Fehler auftreten, kann BPM-Software Ihnen helfen, diese sofort zu erkennen, und verbessert die Sichtbarkeit sowohl auf betrieblicher als auch auf leistungsbezogener Ebene.
Im digitalen Zeitalter sind die technologischen Entwicklungen ständig im Fluss. Durch den ständigen Zustrom neuer und verbesserter Lösungen und Geräte werden Unternehmen mit einer zusätzlichen Komplexitätsebene konfrontiert. Im Rahmen der digitalen Transformation kann die Einführung einer BPM-Software die folgenden drei Aktivitäten abdecken:
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- Ständige Erneuerung und Änderung der Prozesse aufgrund der zunehmenden Komplexität.
- Der Bedarf an umfassender Zusammenarbeit, Flexibilität und Mobilität.
- Verbesserung der Beziehungen zu Kunden, Partnern und Mitarbeitern.
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Mit BPM können Unternehmen jetzt weniger Zeit für die Verwaltung und manuelle Anpassung ihrer Arbeitsabläufe aufwenden und mehr Zeit für ihre operativen Erfolge und ihre Gesamtleistung, um die gewünschten Geschäftsziele konsequent zu erreichen.
3. Beseitigung kostspieliger Fehler
BPM stellt nicht nur sicher, dass Fehler erkannt werden, sondern kann auch mehr Zeit sparen, indem es das Auftreten oder die Geschwindigkeit von menschlichen Fehlern allein durch die verstärkte Präsenz eines effektiven Risikomanagements verringert, die andernfalls möglicherweise im Fluss der zuvor unorganisierten Prozesse verloren gegangen wären.
Wenn die Kernprozesse, wie bereits erwähnt, in einer einheitlichen Plattform verankert und organisiert sind, können Unternehmen Fehler von vornherein vermeiden, anstatt unzählige Stunden damit zu verbringen, solche Fehler zu identifizieren und zu beheben, nachdem sie bereits gemacht wurden.
Die Mitarbeiter können die Zeit, die sie sonst für die Fehlersuche und -behebung aufgewendet hätten, nutzen, um ihre Produktivität und ihren Output zu steigern und sich gleichzeitig auf übergeordnete Aufgaben zu konzentrieren. Durch BPM können auch Doppelfehler vermieden werden, bei denen die Mitarbeiter möglicherweise den doppelten Aufwand für nur die Hälfte der Ergebnisse betreiben.
Wenn Unternehmen einen Prozess mit Hilfe von BPM so nah wie möglich an die Perfektion heranführen und denselben Prozess immer wieder wiederholen, können sie hervorragende und wiederholbare Ergebnisse erzielen.
Auch wenn es im digitalen Zeitalter schwieriger sein kann, Prozesseffizienz zu erreichen, können Sie BPM-Praktiken auf Ihre Initiative zur digitalen Transformation abstimmen. Was geschieht dann? Nun, Sie maximieren einfach Ihre digitalen Geschäftsabläufe.
4. Analyse automatisieren
Viele Unternehmen verschwenden viel Zeit damit, ihre Arbeitsabläufe zu skizzieren, nur um dann festzustellen, dass sie ineffizient sind, nicht dem Standard entsprechen und riesige Datenmengen ungemessen und unverwaltet bleiben. BPM ermöglicht die Automatisierung von Management und Messung, indem es die Analyse von vornherein automatisiert. Im Wesentlichen können Unternehmen von der automatisierten Untersuchung und Identifizierung von Abweichungen von Best Practices innerhalb ihrer Geschäftsprozesse profitieren.
Dies hat zur Folge, dass die Mitarbeiter weniger Zeit mit Analysen verbringen und mehr Zeit für die Anpassung ihrer Prozesse aufwenden können, um sich der Perfektion zu nähern. Außerdem ist die Verringerung der Zeit, die für die Suche nach Antworten und Analysen aufgewendet wird, vom Standpunkt des Kunden aus gesehen von Vorteil.
Unternehmen, die durch den Einsatz von Software für das Geschäftsprozessmanagement von der Verkürzung der Analysezeit profitieren, haben nun mehr Zeit, um die Kundenantworten nach der benötigten Zeit zu priorisieren, was die Qualität/Relevanz der Antwort verbessern kann.
5. Verbessern Sie die Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter
Wenn Unternehmen die vielen Vorteile der Automatisierung erfahren, können ihre Mitarbeiter auch die kleinsten Erfolge besser erkennen. So können Unternehmen beispielsweise regelmäßig und automatisch über große Produktionssteigerungen, verbesserte Kundenbeziehungen und sogar Entwicklungen in Abteilungen berichten. Wenn die Mitarbeiter diesen sichtbaren Erfolg sehen, kann dies die Arbeitsmoral verbessern.
Außerdem werden die Mitarbeiter es zu schätzen wissen, dass sie weniger Zeit damit verbringen müssen, die Logistik ihrer aktuellen Prozesse und Arbeitsabläufe zu diskutieren und zu analysieren. Stattdessen haben die Mitarbeiter die Freiheit, das zu tun, was sie am besten können.
Dieser Prozess ist entscheidend für den Unternehmenserfolg und sorgt für zufriedenere Mitarbeiter, die dann eher im Unternehmen bleiben. Ein weiteres Ergebnis ist die verbesserte Arbeitsmoral der Mitarbeiter, die den gesamten Zeitaufwand für Fluktuation und Schulungen verringern kann. Das Geschäftsprozessmanagement macht die Mitarbeiter auch rechenschaftspflichtig und verlässlich, indem es einen klaren und konsistent verwalteten Prozess vorgibt. Ein solcher Prozess schafft die damit verbundene Autonomie mit der entsprechenden Ermutigung, klare Erwartungen zu erfüllen. Auf diese Weise kann die Grundlage für bessere Mitarbeitererfahrungen geschaffen werden.
Letzter Gedanke
Wie Sie sehen, zeigt BPM, dass Unternehmen mit ineffizienten Prozessen und Arbeitsabläufen sowohl Zeit als auch Geld sparen können. Durch die verbesserte Organisation, die gestrafften Arbeitsabläufe, die Beseitigung von Fehlern, die automatisierte Analyse und die bessere Erfahrung der Mitarbeiter befähigt BPM die Unternehmen, bessere Ergebnisse zu erzielen.
Im Hinblick auf die digitale Transformation können Unternehmen von den Vorteilen von BPM profitieren, indem sie bestimmte Vorteile wie Agilität nutzen und gleichzeitig einen positiven Einfluss auf den Kundenservice und die kundenorientierte Entscheidungsfindung haben.
Geschrieben von Katherine Manning
