Wie ein elektronischer Unterschriftendienst Ihnen Zeit und Geld sparen kann

Die Führung eines wachsenden Unternehmens kann entmutigend sein. Bei all den Dokumenten, die ein durchschnittliches Unternehmen täglich durchläuft, kann das Arbeitsvolumen allein für die Bearbeitung von Papierdokumenten überwältigend sein, ganz zu schweigen von der Zeit, die für die Einholung der eigentlichen Unterschriften benötigt wird. Die Lösung? E-Signaturen. 

Warum elektronische Signaturen?

Mit elektronischen Signaturen können Sie intensive Dokumenten- und Genehmigungsabläufe, die eine Unterschrift erfordern, rationalisieren, indem Sie die bequeme Möglichkeit haben, Dokumente von jedem Gerät mit Internetanschluss aus zu unterzeichnen. Wenn Sie außerdem ein effizientes Mittel zum Vertragsabschluss anbieten können, schafft dies Vertrauen zwischen beiden Parteien.  

Was sind die wichtigsten Vorteile der Automatisierung des Arbeitsablaufs von Geschäftsdokumenten durch elektronische Signaturen? 

1. Effizienteres Onboarding durch Zentralisierung: Der Versand von Verträgen und anderen Dokumenten ist zeitaufwändig, selbst wenn Sie ihn per E-Mail durchführen. Der Empfänger des per E-Mail versendeten Dokuments muss das Dokument ausdrucken, unterschreiben und datieren, einscannen und per E-Mail an den ursprünglichen Absender zurücksenden. Diese Schritte sind zeitaufwändig. Manchmal werden sie an eine andere Person, z. B. einen Verwaltungsassistenten oder eine Sekretärin, weitergegeben, die sie auf ihre Aufgabenliste setzt, und manchmal verzögert sich der Prozess noch mehr.
2. Minimieren Sie das Risiko, dass Dokumente verloren gehen: Wir haben es alle schon erlebt. Es gibt immer ein Dokument, das von größter Wichtigkeit ist, und es wird verlegt. Das kann eine Quelle großer Frustration sein, ganz zu schweigen von der verlorenen Zeit bei der Suche danach. Eine Lösung für diesen Albtraum ist die zentrale Ablage dieser Dokumente. Zu den beliebtesten Dokumentenmanagementsystemen (DMS) gehören beispielsweise OneDrive, SharePoint, Box und Google Drive. Mit diesen DMS können Benutzer bei Bedarf von überall auf Dokumente zugreifen. In Bezug auf einen Workflow könnten Sie Adobe Sign mit Google Drive verbinden.
3. Leichtere Automatisierung: Wenn Ihr Unternehmen in der glücklichen Lage ist, seinen Dokumentenprozess vollständig zu automatisieren, dann werden Sie viel wertvolle Zeit sparen. Es gibt integrierte E-Signatur-Programme, die direkt mit bestimmten Systemen zusammenarbeiten und es dem Benutzer ermöglichen, einen vollständigen Lebenszyklus zu erstellen: vom Beginn der Vereinbarung über mehrere Unterschriften, die Weitergabe an verschiedene Beteiligte bis hin zum Abschluss des Vertrags und der Archivierung.
4. Bessere Kommunikation: Manchmal sind sich beide Parteien zwar einig, aber der Vertrag ist noch nicht unterzeichnet. Dies kann zu einem Problem werden, da es sehr frustrierend und zeitraubend sein kann, Unterschriften zu suchen, nur um das Geschäft abzuschließen. Wenn Sie die elektronische Unterschrift verwenden, können Sie mit einem Mausklick schnell eine Erinnerung senden und hoffentlich die erforderlichen Unterschriften erhalten.
5. Schablonen: Die Erstellung eines neuen Dokuments für jeden Kunden ist sehr zeitaufwändig. Durch die Automatisierung von Dokumenten können Sie eine Vorlage erstellen, die mehrfach verwendet werden kann. Sie können Ihr Dokument zum Beispiel in einem DMS speichern und es dann in einem Workflow aufrufen. Vielleicht handelt es sich um ein Formular für einen Kaufantrag, das für verschiedene Antragsteller und Unterschriftsanforderungen wiederverwendet werden kann. Außerdem ist jede automatisch generierte Iteration einzigartig.
6. Verwenden Sie ein beliebiges Gerät für die Automatisierung der elektronischen Unterschrift: Jedes Gerät kann verwendet werden, solange die Person über die richtigen Anmeldedaten verfügt. Es ist nicht erforderlich, dass sich die Personen im selben Raum oder sogar im selben Land befinden. Sie müssen sich nur noch darum kümmern, dass alle Beteiligten geistig auf einer Linie sind.
7. Verabschieden Sie sich von Papier: Das papierlose Büro setzt sich in der heutigen Gesellschaft immer mehr durch. Früher war dies nicht möglich, da die Technologie der elektronischen Unterschrift bis zum Jahr 2000 nicht rechtsverbindlich war. Vorbei sind die Zeiten, in denen man am Faxgerät stehen und sich vergewissern musste, dass der unterzeichnete Vertrag auch wirklich ankommt.

Wie sieht es mit der Sicherheit aus? 

Manche mögen sich fragen, wie sicher die elektronische Unterschrift wirklich ist. Schließlich sind frühere Generationen damit aufgewachsen, alles mit einem Stift zu unterschreiben, so dass sie sich bei dieser Veränderung vielleicht etwas unwohl fühlen. Doch entgegen dieser Annahme sind elektronische Signaturen sogar sicherer als die herkömmliche Unterschrift mit einem Stift.  

Es gibt mehrere Gründe, warum die elektronische Unterschrift sicherer ist als eine herkömmliche Unterschrift. Erstens sammelt eine elektronische Unterschrift "Prozessnachweise", die mehr als nur die Unterschrift erfassen. Dazu gehört die Aufzeichnung der einzelnen Schritte, die der Unterzeichner bei seiner Unterschrift durchläuft, z. B. die Reihenfolge und das Aussehen der Web-Bildschirme, Dokumente und rechtlichen Angaben. Der Prozess erfasst auch jede Aktion, die während der Überprüfung und Unterzeichnung durchgeführt wird, wie z. B. das Ankreuzen von Kästchen oder das Anklicken von Schaltflächen, sowie alle damit verbundenen Metadaten. 

E-Signaturen werden auch durch digitale Technologie unterstützt, die gegen Manipulationen versiegelt ist. Nach der Unterzeichnung des Dokuments macht jeder Versuch, die Informationen zu ändern, die Unterschrift automatisch ungültig.  

Wann also werden elektronische Signaturen verwendet? 

Es gibt verschiedene Szenarien, in denen elektronische Signaturen verwendet werden: 

• HIPPA-Ermächtigungen 
• Offenlegung von Hypotheken 
• Steuererklärungen 
• Verträge
• NDAs

Diese Signaturen sind weit verbreitet und akzeptiert. Mit dieser Methode kann Ihr Unternehmen nicht nur viel Zeit und Geld sparen, sondern auch Platz bei der Lagerung von Dokumenten, da praktisch kein Papier mehr benötigt wird. Angesichts dieser Vorteile ist es kein Wunder, dass so viele Unternehmen auf diesen Trend umsteigen. Der einzige wirkliche Nachteil ist die Lernkurve.  

Zusammenfassend

Wie Sie sehen, spart die elektronische Unterschrift sowohl Zeit als auch Geld. Außerdem sind sie im digitalen Zeitalter nicht mehr wegzudenken.

Über ProcessMaker

ProcessMaker ist eine low-code Geschäftsprozessmanagement- und Workflow-Software. ProcessMaker erleichtert die Zusammenarbeit von Business-Analysten mit der IT-Abteilung, um komplexe Geschäftsprozesse zu automatisieren, die Menschen und bestehende Unternehmenssysteme miteinander verbinden. ProcessMaker hat seinen Hauptsitz in Durham, North Carolina in den Vereinigten Staaten und verfügt über ein Partnernetzwerk in 35 Ländern auf fünf Kontinenten. Hunderte von Geschäftskunden, darunter viele Fortune-100-Unternehmen, verlassen sich auf ProcessMaker, wenn es darum geht, ihre Kerngeschäftsprozesse digital zu transformieren, um schnellere Entscheidungen zu treffen, die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern und die Leistung zu steigern.

Geschrieben von Katherine Manning