20 Millionen. Das ist die Zahl der amerikanischen Postsekundarschüler, die ausschließlich in Fernkursen eingeschrieben sind, wie das National Center for Education Statistics. Das ist einer von sechs Studenten.
Da der digitale Wandel die Welt weiter verändert, steht das Hochschulwesen unter enormem Anpassungsdruck. In der Vergangenheit war das Back-Office einer Schule manuell und papierintensiv. Trotz digitaler Transformation fällt es den Schulen heute schwer, die heutigen Anforderungen an Agilität, Flexibilität und außergewöhnliche Studentenerfahrungen zu erfüllen. Um diese Herausforderung zu meistern, wenden sich Schulen Lösungen zu, die traditionell in anderen Branchen wie dem Bankwesen, der Verwaltung und der Fertigung eingesetzt werden. Zu diesen Lösungen gehört das Geschäftsprozessmanagement (BPM).
BPM ist eine Lösung, die seit Jahrzehnten kleine und große Unternehmen verändert hat. Ihre Methodik kann auf die Hochschulbildung übertragen werden, um ähnliche Ergebnisse zu erzielen. In diesem Artikel wird erörtert, wie BPM das Fernstudium sowohl für die Studierenden als auch für das Personal verbessert.
Was ist Geschäftsprozessmanagement (BPM)?
Techopedia definiert Geschäftsprozessmanagement als eine Methode, "die Organisationen hilft, effizienter zu arbeiten". Geschäftsprozessmanagement (BPM) ist ein Konzept, das sich darauf konzentriert, alle organisatorischen Elemente aufeinander abzustimmen, um die betriebliche Leistung zu verbessern. BPM, das traditionell vor Ort durchgeführt wurde, hat sich in letzter Zeit zu einem Software-as-a-Service (SaaS)-Angebot entwickelt, das in der Cloud bereitgestellt werden kann. Automatisierte BPM-Plattformen sind heute in der Regel als "Workflow-Automatisierungssoftware" auf dem Markt. Diese Plattformen automatisieren die manuellen, alltäglichen Prozesse vieler Unternehmen, darunter auch Universitäten, ob klein oder groß.
Trotz der digitalen Transformation tun sich viele Schulen immer noch schwer, ihre internen Arbeitsabläufe zu automatisieren. Geschäftsprozessmanagement in Form von Workflow-Automatisierungssoftware kann helfen, das Prozessmanagement einer Hochschule in den Griff zu bekommen.
BPM in der Praxis im Hochschulbereich
BPM-Plattformen digitalisieren schnell die manuellen, papierbasierten Arbeitsabläufe an Hochschulen. Vor allem aber können Verzögerungen oder Fehler in den Arbeitsabläufen sowohl für die Studierenden als auch für die Hochschule teuer und katastrophal sein. Dies gilt insbesondere für Abteilungen wie Zulassung und Finanzhilfe.
Heutzutage werden in Hochschulen mehrere Prozesse mithilfe von BPM (BPM-Software) automatisiert. Nicht nur Anträge auf Notenänderung, sondern auch Prozesse wie:
- Hauptfach wechseln und erklären
- Genehmigung der Übertragung von Krediten
- Studentenvisum
- Überlastung bei der Registrierung
- Graduierungsprozess
- Genehmigung des Kurses
Normalerweise, Verwalter auf manuelle Dateneingabe, mehrere Schritte und physische Übergaben zwischen den Beteiligten angewiesen, damit diese Anträge genehmigt und bearbeitet werden können. Dies führt zu ernsthaften Engpässen auf dem Campus, zu Zeitverzögerungen und menschlichen Fehlern wie Dateneingabefehlern und verpassten Fristen. Mit BPMs werden diese Anfragen sauber organisiert und optimiert. Kombiniert mit Automatisierung geschieht alles in Echtzeit. Kein Papier mehr und keine Zeitverschwendung für den Online-Studenten.
Unten sehen Sie ein Beispiel für einen Rücktrittsantrag an einer Universität, der mit der intelligenten BPMs-Softwareplattform ProcessMaker:
Die Vorteile von BPMs für den Fernunterricht
Hochschulen können es sich heutzutage nicht leisten, bei der Bereitstellung außergewöhnlicher Studentenerlebnisse zu knausern. Eine schlechte Student Journey wirkt sich direkt auf die Einschreibungsraten aus, die ohnehin schon rapide sinken. Der Einsatz einer intelligenten BPM-Plattform (iBPMS) kann dazu beitragen, die Flexibilität und Produktivität einer Hochschule zu steigern und den Studenten ein besseres Erlebnis im Fernstudium zu bieten.
Nehmen wir einmal an, ein Student möchte seine Note in einem Kurs ändern. Die Antrag auf Notenänderung Prozess war früher ein papierlastiger, physischer Übergabeprozess. Der erste Schritt bestand darin, dass der Student, der eine Änderung der Note beantragen wollte, ein spezielles Formular von einem Fakultätsmitglied erhielt. Damals handelte es sich bei dem Formular um ein mehrfarbiges, selbstdurchschreibendes Papier.
Anschließend füllte der Student das Formular vollständig aus. Danach gab der Student das Formular an das Fakultätsmitglied zurück, das es wiederum in den Posteingang eines anderen Fakultätsmitglieds warf. Wiederholen Sie nun die Übergabe an den Lehrstuhlinhaber, und plötzlich ist eine Menge Zeit vergangen. Oft gingen diese Formulare verloren, waren unvollständig, es fehlten Unterschriften oder es wurden Fehler in das System eingegeben.
Der gesamte manuelle Prozess war ein Alptraum. Diese Art von Prozessen führt zu frustrierten Studenten, verärgerten Mitarbeitern und Hunderten von Stunden an verlorenen Ressourcen. Multiplizieren Sie dieses Szenario mit Tausenden von Studenten an einer einzigen Hochschule, und Sie haben ein Rezept für ein unorganisiertes Chaos.
Online- und Fernstudiengänge sind in hohem Maße darauf angewiesen, dass die Studierenden positive Erfahrungen mit den Endnutzern machen, um Spitzenkräfte zu gewinnen. Die Organisation und Optimierung von Prozessen, die im Fernunterricht üblich sind, hilft den Hochschulen, dieses Ziel zu erreichen. Je umfassender, benutzerfreundlicher und gefragter das Fernstudium für die Studenten erscheint, desto mehr Studenten wollen sich an dieser Hochschule bewerben. Folglich kann die Hochschule das Problem der sinkenden Einschreibungszahlen bekämpfen, mit dem heute alle Hochschulen zu kämpfen haben.
Zusammenfassung
Der Fernunterricht hat sich in den letzten Jahren in Form von Massive Open Online Courses explosionsartig entwickelt, offenen Bildungsressourcenund Online-Abschlüssen. Als Werkzeug für digitalen Wandelmüssen die Hochschulen Methoden und Technologien einsetzen, um den Anforderungen der heutigen, digital versierten Studenten gerecht zu werden. BPM bietet die Möglichkeit, diese Lücke in der Hochschulbildung zu schließen und außergewöhnliche Endnutzererfahrungen im Fernunterricht zu bieten.
Unsere intelligente BPM-Plattform hat Universitäten und anderen Schulen auf der ganzen Welt geholfen, ihr Bildungsangebot digital zu verändern. Sehen Sie sich unser Lösungsbeschreibung für das Hochschulwesen um mehr über unsere Workflow-Lösung zu erfahren.
Über ProcessMaker
ProcessMaker ist eine low-code Geschäftsprozessmanagement- und Workflow-Software. ProcessMaker erleichtert die Zusammenarbeit von Business-Analysten mit der IT-Abteilung, um komplexe Geschäftsprozesse zu automatisieren, die Menschen und bestehende Unternehmenssysteme miteinander verbinden. ProcessMaker hat seinen Hauptsitz in Durham, North Carolina in den Vereinigten Staaten und verfügt über ein Partnernetzwerk in 35 Ländern auf fünf Kontinenten. Hunderte von Geschäftskunden, darunter viele Fortune-100-Unternehmen, vertrauen auf ProcessMaker, wenn es darum geht, ihre Kerngeschäftsprozesse digital zu transformieren, um schnellere Entscheidungen zu treffen, die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern und die Leistung zu steigern.
