Verwendet Ihre Schule immer noch Papierdokumente und physische Übergaben? Haben Sie diese Probleme bei Ihren Vorgesetzten angesprochen, ohne dass diese eine Änderung in Aussicht gestellt haben, obwohl es eindeutig notwendig ist, auf dem Campus Ihrer Hochschule papierlos zu arbeiten?
Wenn Sie diese Fragen mit Ja beantwortet haben, sind Sie nicht allein. Universitäten im ganzen Land spüren den Anpassungsdruck, aber solche Veränderungen sind riskant. In der Tat, laut EdTechMagazinesind Branchen wie das Hochschulwesen bei der Umsetzung der digitalen IT-Transformation anfällig für hohe Misserfolgsquoten. Dieses Hindernis, das zu den branchenweiten Herausforderungen hinzukommt, führt dazu, dass Schulen in alarmierendem Maße ihren Betrieb einstellen müssen.
Experten sagen voraus, dass Schulen, die nicht bereit sind, sich technologisch an die heutigen Anforderungen anzupassen, nicht mit den Schulen konkurrieren können, die dies tun oder es bereits tun. Sie können Ihren Campus immer noch nicht dazu bringen, papierlos zu werden? In diesem Artikel erörtern wir die Hindernisse für die digitale Transformation, die Vorteile der digitalen Prozessautomatisierung in der Hochschulbildung sowie Prognosen für das Jahr 2020, die Ihnen dabei helfen sollen, Ihre Schule von der Umstellung zu überzeugen.
Hemmnisse für die digitale Transformation
Es ist kein Geheimnis, dass die Hochschulen im ganzen Land vor der Herausforderung stehen, ihre Türen offen zu halten. Einer der größten Faktoren, mit denen die Hochschulen heute konfrontiert sind, ist der Rückgang der Einschreibungszahlen. Ein kürzlich erschienener Bericht des National Student Clearinghouse Research Center zeigt, dass die Einschreibungen an den Colleges im Herbst 2019 um 1,3 % zurückgegangen sind. Das sind 231.000 Studenten, um es ins rechte Licht zu rücken.
Um dieses Problem zu beheben, setzen Hochschulen auf Technologie, um Top-Talente auf den Campus zu locken. Tools wie digitale Prozessautomatisierung (DPA) und Softwareplattformen wie intelligentes Geschäftsprozessmanagement (iBPM) werden in anderen Branchen wie dem Finanzwesen eingesetzt, um Arbeitsabläufe zu modernisieren. Die Hochschulen beginnen, diese Technologien für sich zu entdecken und sie als Lösung zu übernehmen. Aber nicht jeder kann den Wechsel sofort vollziehen. Zu den häufigen Hindernissen für den digitalen Wandel gehören die folgenden:
- Lernkurve für neue Technologien. Wenn sich die Technologie verbessert, erwarten die Schüler, dass sich ihre Schulen anpassen. Viele Schulen arbeiten noch mit veralteten Einzellösungen und sind nicht auf die Lernkurve vorbereitet, die mit intelligenter Automatisierung einhergeht.
- Haushaltskürzungen. Leider stellen viele Schulen fest, dass sie aufgrund von drastischen Haushaltskürzungen drastische Anpassungen vornehmen müssen. Die Kosten für die Schulung und Implementierung neuer Software sind für einige Hochschulen zu hoch (und zu riskant).
- Zu große Abhängigkeit von Altsystemen. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Schulen jahrelang an ihren bestehenden Investitionen festhalten. Der digitale Wandel vollzieht sich im Hochschulbereich traditionell langsam. In einer Branche, in der noch weitgehend manuell gearbeitet wird, sind die Mitarbeiter aus Kostengründen und wegen des Widerstands gegen Veränderungen möglicherweise weniger geneigt, alte Lösungen für ein neues System aufzugeben.
- Veraltete Geschäftsabläufe. Nicht nur die Altsoftware selbst, sondern auch die Abhängigkeit von papierbasierten, manuellen Arbeitsweisen bremst viele Hochschulen aus.
Wie kann die digitale Prozessautomatisierung (DPA) meiner Hochschule helfen?
Eine neue Technologie namens digitale Prozessautomatisierung hat die größten Unternehmen der Welt schnell auf den Kopf gestellt. Es handelt sich dabei um eine Weiterentwicklung der herkömmlichen Software für die Verwaltung von Geschäftsprozessen (iBPM), die man heute kennt. Nach Angaben von G2 Crowdmuss ein Produkt, das in die Kategorie der digitalen Prozessautomatisierung fällt, die folgenden Eigenschaften aufweisen:
- Robotik und digitale Prozessautomatisierung bereitstellen
- Erleichterung eines durchgängigen Fallmanagements
- Ein gewisses Maß an intelligenter Automatisierung einführen
- Bereitstellung von Funktionen zur Entwicklung von Low-Code-Anwendungen und Arbeitsabläufen
Die oben genannten strengen Kriterien bedeuten, dass DPA nicht nur in der Lage ist, manuelle Arbeitsabläufe zu automatisieren, sondern auch intuitiv Anwendungen und Arbeitsabläufe mit geringem Code-Eingriff zu erstellen, während gleichzeitig die Roboter-Automatisierung in demselben Produkt genutzt wird.
Was bedeutet das für die Hochschulbildung? Die Möglichkeit, papierlos zu arbeiten und mehr! Die Möglichkeiten für Hochschulen, ihren Campus durch digitale Prozessautomatisierung zu verbessern, sind endlos. Im Folgenden haben wir fünf der wichtigsten Vorteile aufgelistet, die Hochschulen bei der Implementierung eines iBPMs mit DPA sehen:
1. Geringere Kosten. Am Lehman College konnte die Schule bis zu $20,000 einsparen, als sie ihr zuvor manuelles, papiergestütztes Verfahren zur Übertragung von Studienleistungen dank iBPMs automatisierte.
2. Verbessertes Studentenerlebnis. Die Digitalisierung von Arbeitsabläufen sorgt für einen reibungsloseren und schnelleren Ablauf - Musik in den Ohren einer Generation, die von der Digitalisierung geprägt ist. Wenn der Zugriff auf Dokumente, finanzielle Unterstützung und andere Antworten auf Anfragen reibungslos funktioniert, sind die Studenten zufriedener. Dies trägt dazu bei, Talente an das Unternehmen zu binden und in Zukunft neue Talente anzuziehen, da sie sich wohl fühlen.
3. Vereinheitlichung von Altsystemen. Mit den richtigen iBPMs und DPA-Produkten können Schulen ihre bestehenden Investitionen an einem Ort zentralisieren. Prozessautomatisierungsplattformen orchestrieren Menschen, Arbeit und Systeme über eine zentralisierte Plattform und lassen Papier hinter sich, wodurch Geld gespart wird und die Fähigkeiten dieser Legacy-Lösungen verbessert werden, sodass sie besser sind als je zuvor.
4. Gesteigerte Effizienz im Back-Office. Wer klickt nicht gerne auf einen Knopf und lässt sich die Arbeit abnehmen? Genau das passiert, wenn die Prozessautomatisierung für das Hochschulpersonal erfolgt. Ein Hochschulcampus wird mit digitalen Arbeitsabläufen sofort zu einem intelligenten Campus. Ihre Hochschule erledigt mehr Aufgaben in kürzerer Zeit, was zu Kosteneinsparungen führt.
5. Verbesserte abteilungsübergreifende Koordination. Einer der besten Aspekte der Prozessautomatisierung ist die Fähigkeit, die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen zu verbessern. Die Schaffung von campusübergreifender Effizienz ist eines der größten Probleme der gesamten Hochschule. Die Umstellung auf papierlose Prozesse erleichtert die Kommunikation und Produktivität auf dem gesamten Campus und hilft den Abteilungen, besser zusammenzuarbeiten, um die Ziele der Universität zu erreichen.
Hochschulbildung im Jahr 2020
Aufgrund des demografischen und kulturellen Wandels im Bereich der postsekundären Bildung in den Vereinigten Staaten müssen sich die Hochschulen auf die unvermeidlichen Folgen des Wandels einstellen. Finanzexperten von Bloomberg besagen, dass die Einschulungsraten für Kindergärten seit 2014 stetig gesunken sind, der zweitgrößte Einbruch folgte auf den Babyboom. Was bedeutet das für die Hochschulen? Bis 2026 werden die Universitäten die Auswirkungen des Geburtenrückgangs und der sinkenden Einschulungszahlen zu spüren bekommen.
Eine weitere interessante Tatsache ist, dass die Einschreibungszahlen an Community Colleges und privaten Bildungseinrichtungen in den nächsten Jahren rapide sinken werden, während die Einschreibungszahlen an den Elite-Colleges gleich bleiben. Dies ist größtenteils auf alte Gelder aus der generationenübergreifenden Immatrikulation, Forschung und Ivy-League-Hochschulen, die reichlich Mittel erhalten, sowie auf die anhaltende Anziehungskraft auf Studenten aufgrund ihres prestigeträchtigen Status zurückzuführen.
(Entnommen aus Bloomberg)
Denken Sie daran, dass auch diese Hochschulen ihre Systeme aufgrund der Herausforderungen der Industrie technologisch aktualisieren müssen, aber dank finanzieller Unterstützung, privater Spender und öffentlicher Mittel (da viele von ihnen in der Forschung in den Bereichen Medizin und künstliche Intelligenz weltweit führend sind) viel eher überleben werden.
Zusammenfassung
Die Hindernisse für die digitale Disruption sind zwar berechtigt und weit verbreitet, aber die Vorteile sind unglaublich. Hochschulen, die Technologien zur Prozessautomatisierung einsetzen, können mit Kosteneinsparungen, höherer betrieblicher Effizienz, zufriedeneren Mitarbeitern und einer größeren Bindung und Attraktivität für Studenten rechnen. Die Umstellung auf papierlose Prozesse bietet den Hochschulen die Chance, angesichts der bevorstehenden Anforderungen der Branche wettbewerbsfähig zu bleiben. Wenn Ihre Hochschule noch unschlüssig ist, ob sie den Umstieg wagen soll, sollten Sie die oben genannten Vorteile berücksichtigen, um Ihrem Gremium zu helfen, die richtige Entscheidung zu treffen.
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