Wie können KI-Chatbots Ihre bestehenden Arbeitsabläufe verbessern?

Es gibt so viele Geschäftsprozesse und Aufgaben, die an einem Tag zu bewältigen sind. Ein Unternehmen zu führen, ob groß oder klein, ist eine große Herausforderung. Zum Glück können Sie Chatbots einsetzen, um den Kundenservice zu unterstützen, Leads zu pflegen, interne Prozesse zu verwalten und zu automatisieren und vieles mehr. Ob Spotify oder Sephora, immer mehr Marken nutzen das Potenzial, das Chatbots zu bieten haben. Das Beste daran ist, dass Chatbots weitgehend automatisiert sind, so dass Sie all die oben genannten Aufgaben ohne zusätzliche Ressourcen ausführen können.

Warum Chatbots?

Chatbots sind leistungsstarke, KI-gestützte Tools, die Interessenten und Kunden automatisch unterstützen und Ihnen bei der Verwaltung Ihrer internen Prozesse helfen können. Außerdem können Chatbots in bestehende Messaging-Plattformen integriert werden. 

Wenn ein Kunde Ihrem Unternehmen eine Frage oder Anfrage auf Facebook schickt, kann der Chatbot die Anfrage beantworten, ohne dass Sie sie an Ihr Kundenerfolgsteam weiterleiten müssen. Ebenso können Chatbots Mitarbeiter automatisch an wichtige Ereignisse (z. B. ein Meeting) erinnern oder ihnen bei der Verwaltung von Geschäftsprozessen und Projekten helfen.

Werfen wir einen Blick auf einige der wichtigsten Vorteile des Einsatzes eines Chatbots zur Verbesserung bestehender Arbeitsabläufe.

1. Reduzieren Sie die Belastung Ihres Kundenservice-Teams: Chatbots können zur Beantwortung von Fragen eingesetzt werden, was bedeutet, dass Ihr Kundendienstteam eine Aufgabe weniger zu bewältigen hat. Viele Kundendienstteams haben Mühe, mit der Flut von Fragen Schritt zu halten, die täglich auf sie einprasseln. Oft handelt es sich dabei um einfache Fragen wie z. B. "Welche Zahlungsmethoden akzeptieren Sie?". Der richtige Chatbot kann solche Fragen mit Leichtigkeit beantworten. So kann sich Ihr Kundenservice-Team auf kompliziertere Fragen konzentrieren, wie z. B. Kundenbeschwerden, verlorene Bestellungen und Ähnliches.
2. Optimieren Sie Ihre internen Prozesse: Viele Unternehmen nutzen Chatbots, um ihre internen Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Chatbots können Kalender verwalten, Unterlagen aufspüren und sogar die Verwaltung von Assets, wie z. B. sozialen Medien, erleichtern. Auch Personalabteilungen nutzen Chatbots, um interne Anfragen zu bearbeiten. Manager können Bots nutzen, um Nachrichten zu versenden und das Team zu beaufsichtigen.
3. Schnellere Beantwortung von Anfragen: Chatbots können so konfiguriert werden, dass sie innerhalb weniger Sekunden auf Anfragen und Fragen reagieren. Wenn ein Kunde eine Frage stellt oder eine Beschwerde einreicht, können Sie sofort reagieren und zeigen, dass Sie zuhören. Wenn ein Mitarbeiter Fragen zu Personalrichtlinien hat oder ein bestimmtes Dokument benötigt, kann ein Chatbot bei der Suche helfen.
4. Steigern Sie das Engagement bei Kunden und Mitarbeitern: Viele Chatbots sind so programmiert, dass sie spielerisch und freundlich mit ihren Kunden umgehen. Wenn einer Ihrer Mitarbeiter den Chatbot benutzt hat, um ein Dokument zu finden, und der Chatbot daraufhin sagt: "Das rockt", können Sie den Chatbot so programmieren, dass er mit "Du rockst auch!" antwortet. Kleine Dinge wie diese können die Moral von Kunden und Mitarbeitern gleichermaßen verbessern.
5. Sammeln Sie Daten und Erkenntnisse: Wir leben in einer datengesteuerten Welt. Die besten Unternehmen sammeln Daten aus so vielen Quellen wie möglich und versuchen, wichtige Erkenntnisse zu gewinnen. Ermutigt ein bestimmtes Whitepaper zur Anmeldung? Erzielt eine bestimmte Werbebotschaft eine hohe Konversionsrate? Chatbots können auch Nutzerdaten generieren, z. B. zum Kaufverhalten, zu häufigen Beschwerden und mehr.
6. Bleiben Sie 24/7 in Betrieb: Laut dem 2018 State of Chatbots Berichtgaben 64 % der Befragten an, dass der 24-Stunden-Service die beste Chatbot-Funktion ist. Viele Unternehmen sind heute weltweit tätig, aber unterschiedliche Zeitzonen können mühsam zu verwalten sein. Ebenso haben selbst Kunden in einem Gebiet sehr unterschiedliche Zeitpläne. Einige sind vielleicht Nachteulen, andere sind Frühaufsteher. Chatbots arbeiten rund um die Uhr, was bedeutet, dass Ihr Unternehmen das auch tut.
7. Erreichen Sie all das und sparen Sie dabei Geld: Chatbots helfen Ihnen unter anderem, die Arbeitsbelastung zu verringern, die Konversionsrate zu erhöhen und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Und durch die Automatisierung der Arbeit und die Reduzierung der Zeit, die Ihre Mitarbeiter für die Bearbeitung von Aufgaben aufwenden müssen, können Sie Geld sparen.

Werde ich den Kontakt zu Kunden und Mitarbeitern verlieren?

Einige Unternehmen befürchten, dass sie durch den Einsatz von Chatbots den Kontakt zu ihren Kunden und sogar zu ihren Mitarbeitern verlieren könnten. Wenn Sie Ihre gesamte Kundendienstabteilung ersetzen würden, könnten Sie den Kontakt zu den Kunden verlieren. Ebenso könnten Manager den Kontakt zu ihren Mitarbeitern verlieren, wenn sie nicht mehr mit ihnen interagieren und sich vollständig auf Chatbots verlassen. 

Kluge Unternehmen setzen Chatbots jedoch nicht ein, um Mitarbeiter und Abteilungen zu ersetzen, sondern um sie zu unterstützen. Wenn Mitarbeiter weniger Zeit damit verbringen, sich um ihren Kalender und anstehende Termine zu kümmern, weil ein Chatbot sie auf dem Laufenden hält, können sie sich auf wertschöpfende Arbeiten konzentrieren. Wenn Ihre Kundendienstabteilung keine einfachen Anfragen bearbeiten muss, kann sie direkt mit Kunden und Klienten zusammenarbeiten, die vor komplexeren Herausforderungen stehen. 

Wenn Sie Chatbots einsetzen, werden Ihre Kunden zufriedener sein und Ihre Mitarbeiter produktiver.

Wann werden Chatbots also eingesetzt?

Es gibt verschiedene Szenarien, in denen Chatbots zum Einsatz kommen: 

• Beantwortung von Nachrichten von Kunden
• Bereitstellung von Unterlagen, wie z. B. Forschungsberichte
• Aufnehmen und Aufspüren von Kontaktinformationen,
• Bereitstellung von Details zum Auftragsstatus, Projektstatus usw.
• Benachrichtigung von Kunden nach einer Bestellung oder einem Beschwerde-Ticket
• Versenden von Erinnerungen an Mitarbeiter zu wichtigen Terminen

Chatbots werden von vielen der größten Marken und wettbewerbsfähigsten Unternehmen eingesetzt. Auch wenn sich die Technologie und insbesondere die KI, die Chatbots unterstützt, noch weiterentwickelt, ist die Technologie bereits erprobt. Ihre Kunden werden ein besseres Erlebnis haben, und Ihre Geschäftsprozesse werden effizienter werden. Die Einrichtung eines Chatbots nimmt zwar Zeit in Anspruch, aber die investierte Zeit wird gut belohnt.

Zusammenfassend

Es sollte inzwischen klar sein, dass Chatbots Zeit und Geld sparen und gleichzeitig bestehende Arbeitsabläufe, das Kundenerlebnis und die Produktivität der Mitarbeiter verbessern. Da sich die Märkte weiterentwickeln, riskieren die Unternehmen, die Chatbots nicht anpassen, hinter die Konkurrenz zurückzufallen.

Geschrieben von: Katherine Manning