Vor fast 2000 Jahren erfanden die Chinesen das Papier. In den 1440er Jahren erfand Gutenberg die Druckerpresse, eine der bedeutendsten Erfindungen der Menschheit. Vor dem Buchdruck schrieben die Europäer auf Pergament aus Tierhaut, was sehr zeitaufwändig und teuer war. Da Pergament so teuer war, konnten nur wenige Menschen lesen und schreiben. Der Buchdruck ermöglichte jedoch die Massenproduktion von Papierwaren, so dass sie für die Öffentlichkeit leicht zugänglich wurden.
Doch die Menschen dachten immer, dass die Verwendung von Papier ein Ende haben würde. Im späten 19. Jahrhundert sagte Thomas Edison das papierlose Büro voraus, aber er dachte, dass die Notizen auf seinen Wachszylindern aufgezeichnet werden würden. Doch in den 1970er Jahren, mit der Erfindung des Computers, erlebte die Verwendung von Papier dank des Druckers einen wahren Boom. Das Papier aus allen amerikanischen Kopierern, Faxgeräten und Druckern erzeugte genug Papier, um das gesamte Land alle 5 Jahre zu bedecken. War das Papierbüro wirklich eine Vorhersage, die das Licht der Welt erblicken würde?
Es dauerte bis 2013, bis die Idee des papierlosen Büros dank der digitalen Verbreitung wieder in den Vordergrund rückte. Das Digitale macht mit dem Papier, was das Papier mit Hilfe der Druckerpresse mit dem Pergament gemacht hat. Es macht den Austausch von Ideen und Informationen kostengünstiger, vor allem im Büro. In diesem Artikel gehen wir der Frage nach, wie das papierlose Arbeiten die Effizienz der Mitarbeiter steigert und die Gesamtkosten senkt.
Warum papierlos?
Die Umstellung auf die Digitalisierung hat viele Vorteile. Die Digitalisierung bietet den Nutzern mehr Sicherheit und Backup, mehr Effizienz und einen geringeren ökologischen Fußabdruck.
Größere Effizienz
Mit der richtigen Business Prozessmanagement-Software und Arbeitsabläufen kann ein vollständig digitales System menschliche Fehler erheblich reduzieren. Ein gutes Beispiel dafür sind Formulare, die digital gescannt und verarbeitet werden, anstatt dass ein Mitarbeiter sie in eine Datenbank eintippt. Die Banken sehen in der Umstellung auf das papierlose System einen großen Vorteil. American Banker berichtet, dass eine Bank, die auf ein vollständig digitales Verfahren umgestiegen ist, einen erheblichen Rückgang der Fehler festgestellt hat, "Die Zahl der Fehler ist so stark zurückgegangen, dass ganze Abteilungen, die früher damit beschäftigt waren, Fehler zu beheben und die Kunden zurückzurufen, um die Fehler zu beheben, aufgelöst und die Mitarbeiter mit anderen Aufgaben betraut wurden.
Ein weiterer Vorteil der Digitalisierung besteht darin, dass die Dokumente jetzt von jedem Gerät mit Internetanschluss aus leicht durchsuchbar sind. Hinzu kommt, KI-gestützte Digitalisierung Unternehmen dabei helfen, hochstrukturierte Daten zu erstellen, die in Algorithmen für maschinelles Lernen einfließen, mit denen sich Geschäftsprozesse verbessern lassen. Die Mitarbeiter können Dateien auch ganz einfach mit einem Mausklick austauschen.
Mitarbeiter werden mobil und sind weniger gestresst
Studien haben gezeigt, dass ein Arbeitsweg von mehr als 10 Meilen mit einem höheren Blutzuckerspiegel verbunden ist. In demselben Bericht wurde festgestellt, dass derselbe Arbeitsweg von mehr als 10 Meilen auch mit einem höheren Cholesterinspiegel, mehr Depressionen und mehr Angstzuständen verbunden ist. Ein papierloses Büro ermöglicht es den Mitarbeitern, überall dort, wo es eine Internetverbindung gibt, auf digitale Dateien zuzugreifen. Dies führt zu kürzeren Arbeitswegen und einer besseren Work-Life-Balance, was wiederum zu einer weniger gestressten Belegschaft führt.
Die Mitarbeiter haben weniger lästige Aufgaben
Papierakten zu haben bedeutet, dass man Dokumente mit sich herumschleppen muss, die in sperrigen Schränken abgelegt und archiviert werden müssen. Die Ablage und Verwaltung von Papier ist eine lästige Aufgabe, die den Mitarbeitern keine große Freude bereitet. Eine Studie der Harvard Business Review hat ergeben, dass Mitarbeiter, die sich von lästigen, unbedeutenden Aufgaben befreien konnten und mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten hatten, produktiver waren und in einigen Fällen sogar ihren Umsatz steigern konnten.
Größere Sicherheit und Backup
Der Verzicht auf Papier bedeutet mehr Sicherheit und Datensicherung. Da wichtige Daten in der Cloud gespeichert werden, müssen sich Unternehmen keine Sorgen mehr über verlegte und/oder beschädigte Papierdateien machen. Die Cloud-Speicherung verfügt über strenge Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz der Privatsphäre und zur Einhaltung von Vorschriften.
Geringerer CO2-Fußabdruck
Im Durchschnitt verbraucht ein Amerikaner sieben Bäume pro Jahr für PapierHolz und andere aus Bäumen hergestellte Produkte. Das entspricht etwa 2.000.000.000 Bäumen pro Jahr. Die Menge an Holz und Papier, die wir jedes Jahr wegwerfen, reicht aus, um 50.000.000 Häuser 20 Jahre lang zu heizen. Durch die Beseitigung des Papierbedarfs im Büro kann der kann ein durchschnittlicher Arbeitnehmer 2,5 Bäume, 938 Gallonen Wasser, 56 Gallonen Öl, 595 Kilowatt Energie und 12,15 Kubikfuß Deponieraum einsparen.
Papier wird zwar nicht so bald verschwinden, aber der Verzicht auf Papier ist möglicherweise nicht nur für führende Unternehmen eine Option. Millennials stellen heute den größten Teil der Belegschaft und haben Nachhaltigkeit als einen wichtigen Wert in ihrem Arbeitsumfeld erkannt. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihr Unternehmen als Ganzes zu betrachten, und planen Sie ein Umfeld, das den Verzicht auf Papier fördert. Letzten Endes hat der Verzicht auf Papier viele Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen.
