"Wenn Sie nicht ständig überdenken, was Sie tun, und versuchen, disruptive Technologien einzuführen - disruptiv für Sie selbst -, werden Sie unterbrochen und verschwinden. Dies sind die klugen Worte von Barry Appelman, ehemaliger Leiter der Serverentwicklung bei AOL. Barry war federführend an der Entwicklung und Verbreitung des berüchtigten AOL Instant Messenger beteiligt, der seinen vielen Fans einfach als "AIM" bekannt ist.
Zu dieser Zeit wurde AIM von den leitenden Angestellten als lächerlich angesehen. Barry und sein Team wurden massiv zurückgewiesen, da die Führungsetage und die Investoren über "Kannibalisierung" besorgt waren, d. h. darüber, dass man sich mit einem erstaunlichen Produkt, das viel Geld wert ist und kostenlos vermarktet wird, ins eigene Fleisch schneidet. kostenlos zu vermarkten. "Wenn man sich in der Technologiebranche nicht selbst kannibalisiert, ist man verloren. Jemand anderes wird es tun", sagte Barry zu InVision. Mit seiner festen Überzeugung revolutionierten Barry und seine Mitstreiter die Internetkultur, wie wir sie heute kennen. Auf dem Höhepunkt, CRN berichtete, dass AIM weltweit 36 Millionen Nutzer hatte.
Barrys Einsicht hallt nicht nur in der Technologiebranche, sondern in jeder Branche laut und deutlich wider. Wir erinnern uns an Blockbuster, das dank Redbox und später Netflix in Konkurs ging. Toys R' Us, einst das größte Einzelhandelsunternehmen in den Vereinigten Staatenist jetzt bankrott. Diese Fälle ereignen sich in Unternehmen, die es versäumen, ihre internen Prozesse oder die Arbeitsweise eines Unternehmens von innen heraus zu erneuern. Das Versäumnis, die sich verändernde Richtung der Industrie zu erkennen, führt zu hohen Kosten, sinkenden Einnahmen, einer Verschlechterung des Kundenerlebnisses und verlorenen Chancen aufgrund eines unbeständigen, wettbewerbsintensiven Marktes - ähnlich wie bei den oben genannten Unternehmen.
Wie kann Ihr Unternehmen der Konkurrenz einen Schritt voraus sein und seine allgemeine organisatorische Gesundheit verbessern? Der Schlüssel liegt in der Prozessabbildung.
Was ist Prozessmapping?
Lucidchart definiert eine Prozesslandkarte als "ein Planungs- und Managementinstrument, das den Arbeitsfluss visuell beschreibt. Die Verwendung von Prozessabbildungssoftwarezeigen Prozesslandkarten eine Reihe von Ereignissen, die zu einem Endergebnis führen." Der Begriff "Prozesslandkarte" ist auch als Flussdiagramm, Prozessmodell, Workflow-Diagramm oder Geschäftsablaufdiagramm bekannt, neben anderen ähnlichen Bezeichnungen.
Im Wesentlichen zeigen Prozesslandkarten, wer und was an einem Arbeitsablauf beteiligt ist. Sie können in jedem Unternehmen oder jeder Organisation eingesetzt werden, um Ineffizienzen oder Schwachstellen in den Prozessen eines Unternehmens aufzudecken. Bevor ein Unternehmen Prozesse automatisieren und optimieren kann, müssen Organisationen zunächst die tatsächlichen Prozesse verstehen. Ohne den Arbeitsablauf eines Teams zu verstehen, kann es zu Kommunikationspannen kommen - ein Multi-Milliarden-Dollar Fehler für die Gewinn- und Verlustrechnungen von Unternehmen, so ein Holmes-Bericht.
Prozesslandkarten können Ihrem Unternehmen helfen, seine Geschäftsprozesse besser zu verstehen. Sie sind eine visuelle Momentaufnahme wichtiger Informationen über Ihre Geschäftsabläufe und helfen Ihren Mitarbeitern, Einblicke in die Funktion und den Zweck der einzelnen Abläufe zu gewinnen. Mit Hilfe von Prozesslandkarten können die Mitarbeiter nicht nur die Details hinter ihren Prozessen verstehen, sondern auch ihre Effizienz neu bewerten. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit verringert, dass das Unternehmen zu viel Zeit mit fehlerhaften Prozessen verbringt.
Die Vorteile von Prozessmapping
Im Zeitalter der digitalen Disruption müssen Unternehmen agil und anpassungsfähig bleiben, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Um den hohen Anforderungen der Wirtschaft gerecht zu werden, können Prozesslandkarten eine Vielzahl von Bereichen verbessern und Unternehmen bei der Bewältigung dieser Herausforderungen unterstützen.
1. Prozesslandkarten verbessern die Sichtbarkeit
Prozesslandkarten fassen verwirrende und verstreute Informationen über Arbeitsabläufe in einem einzigen Bereich zusammen, der für die Benutzer sichtbar ist. Die Erstellung von Prozesslandkarten mit Hilfe von Software zur Workflow-Automatisierung ermöglicht es Unternehmen, leicht lesbare Dashboards zu erstellen, auf denen die Mitarbeiter sehen können, was innerhalb eines Workflows geschieht. Die Mitarbeiter können alles sehen, von den ihnen zugewiesenen Aufgaben bis hin zur Zeit, die sie für die Erledigung dieser Aufgaben benötigen. Manager können sogar aufschlüsseln, welche Aufgaben in Verzug sind und wer dafür verantwortlich ist. Es können auch Benachrichtigungen konfiguriert werden, um Manager und Mitarbeiter zu alarmieren, wenn Aufgaben hinter ihren Fälligkeitsdaten zurückbleiben.
Prozessdiagramme stellen den Arbeitsablauf auch visuell dar und bieten so einen wichtigen Einblick in tiefere Informationen. In einer Business Process Management (BPM)-Plattform können Workflows veröffentlicht, nicht veröffentlicht und aufgezeichnet werden. Außerdem werden die Daten automatisch in andere Quellen eingespeist, wenn dies für detailliertere Berichte erforderlich ist. Sie sorgt dafür, dass die Arbeitsabläufe Ihrer Mitarbeiter übersichtlich und zugänglich bleiben, und verbessert durch ständige Iteration ineffiziente Abläufe. Wenn etwas nicht funktioniert, machen Prozessmanagement-Plattformen diese Ineffizienzen offensichtlich. Dies hilft Ihren Mitarbeitern, den Kurs schnell zu korrigieren, ohne dass der IT-Support eingreifen muss.
2. Sie können Änderungen vornehmen und sich schnell an gesetzliche Anforderungen anpassen
Accenture berichtet, dass jedes Unternehmen in jedem Sektor aufgrund neuer Vorschriften drastische Veränderungen erfährt, und es gibt jetzt mehr Vorschriften denn je. Vor allem für Banken, das Gesundheitswesen und den staatlichen Sektor ist die Einhaltung von Vorschriften eine große Sache. Sie ist verpflichtend und unterliegt ständigen Veränderungen, die Unternehmen, die nicht auf Details achten, in große Schwierigkeiten bringen können.
Um kostspielige Bußgelder, Sicherheitsverletzungen oder rechtliche Konsequenzen zu vermeiden, haben diese Organisationen die Notwendigkeit erkannt, Technologien einzuführen, die ihnen helfen, jederzeit die Vorschriften einzuhalten. Mit Hilfe von Prozesslandkarten können Unternehmen schnell Änderungen vornehmen, um neue Vorschriften einzuhalten. Sobald eine neue Vorschrift in Kraft tritt, können sich die Mitarbeiter zusammensetzen und ihre bestehenden Prozesse in ihrer BPM-Plattform neu bewerten. Die Prozesse können dann angepasst oder neue Prozesse erstellt werden, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden, so dass die Übergabe an den Prüfer mit einem System, das der Prüfer visuell verstehen kann, einfacher ist als je zuvor.
3. Der Wert Ihrer aktuellen Systeme wird erweitert
Ein großer Vorteil des Prozessmappings besteht darin, dass es sich nahtlos in die bestehenden Technologiesysteme eines Unternehmens integrieren lässt. Nehmen wir an, ein Versicherungsunternehmen hatte einen früheren Anbieter, der nur über begrenzte Fähigkeiten verfügte und nicht den erforderlichen Grad an Transparenz im gesamten Unternehmen bot, und diese Schwachstellen führten zu langsameren Reaktionszeiten für Kunden. Bei einem Versicherungsunternehmen ist der Schadenbearbeitungsprozess aufgrund einer veralteten Management-Suite und papiergestützter Prozesse in der Regel mit einer verzögerten Kommunikationszeit verbunden.
Workflow-Plattformen, die die Prozessabbildung nutzen, helfen dabei, die Informationen in den alten Systemen zusammenzufassen und sie zu überlagern, um eine aktuellere Erfahrung zu bieten. Die älteren Informationen in diesen Systemen profitieren von erhöhter Sicherheit dank aktualisierter Technik, einer benutzerfreundlichen Oberfläche und Kosteneinsparungen, da bestehende Investitionen nicht für neue Investitionen verschrottet werden müssen. Ihr Unternehmen kann weiterhin die Früchte seiner Budgetinvestitionen ernten, während alle Aufgaben durch das neue System automatisiert werden. Die Vorteile von Transparenz, Verantwortlichkeit und Flexibilität bleiben erhalten.
Durch die Implementierung einer soliden Workflow-Plattform und die optimale Nutzung von Prozesslandkarten kann Ihr Unternehmen seine internen Prozesse optimieren. Bessere Kernprozesse durch vernetzte Systeme sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen agil und flexibel bleibt und mit den Trends der digitalen Transformation Schritt halten kann.
Eine stärkere Kultur führt zu einer stärkeren Organisation
Die Umstellung bestehender Einstellungen auf neue Technologien ist eine Herausforderung, der sich fast jedes Unternehmen stellen muss. Die Unternehmen, die sich anstelle der aggressiven Märkte für eine Anpassung entscheiden, werden dafür belohnt. Nach Angaben von McKinseyist "das oberste Quartil der börsennotierten Unternehmen im McKinsey Organizational Health Index (OHI) etwa dreimal so viel Rendite für die Aktionäre wie das unterste Quartil".
Es ist leicht, für die Gesundheit der Organisation zu werben, wenn alle an den Unternehmenszielen mitarbeiten. Um diesen Gesundheitszustand in einem Unternehmen zu erreichen, ist ein tiefes Verständnis der Art und Weise erforderlich, wie jeder Mitarbeiter arbeitet, zusammenarbeitet und mit den ihm zur Verfügung stehenden neuen Ressourcen auf diese Ziele hinarbeitet. In diesem Fall verbessert das Prozessmapping eine Organisation auf allen Ebenen, indem es Mitarbeitern und Management hilft, die Arbeit effizienter zu erledigen. Ein Unternehmen kann seine langfristigen Wachstumsstrategien sprunghaft vorantreiben, indem es die Arbeitsbelastung beseitigt und die Entscheidungsmüdigkeitund Ihr Unternehmen dabei unterstützt, wichtige Entscheidungen mit Leichtigkeit zu treffen.
Die digitale Transformation ist ein schrittweiser Prozess, bei dem alle Beteiligten an Bord sein müssen, um das Unternehmen als Ganzes zu verbessern. Wenn alle Beteiligten zusammenarbeiten, arbeitet das gesamte Ökosystem des Unternehmens im Tandem, pünktlich und produktiver als je zuvor.
Möchten Sie Ihr Unternehmen mit einer All-in-One-Prozessplattform verbessern? Erfahren Sie mehr unter www.processmaker.com.
Über ProcessMaker:
ProcessMaker ist eine low-code Geschäftsprozessmanagement- und Workflow-Software. ProcessMaker erleichtert die Zusammenarbeit von Business-Analysten mit der IT-Abteilung, um komplexe Geschäftsprozesse zu automatisieren, die Menschen und bestehende Unternehmenssysteme miteinander verbinden. ProcessMaker hat seinen Hauptsitz in Durham, North Carolina in den Vereinigten Staaten und verfügt über ein Partnernetzwerk in 35 Ländern auf fünf Kontinenten. Hunderte von Geschäftskunden, darunter viele Fortune-100-Unternehmen, vertrauen auf ProcessMaker, wenn es darum geht, ihre Kerngeschäftsprozesse digital zu transformieren, um schnellere Entscheidungen zu treffen, die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern und die Leistung zu steigern.
