Der Nachbar ist mit zwei Paletten Toilettenpapier zurückgekehrt. Im März hat man sich noch gefreut, wenn man die NCAA-Turnierreihe seines Bruders geknackt hat. Die Dinge sehen jetzt ganz anders aus, und auch an Ihrem Arbeitsplatz ändert sich einiges. In dem Bemühen, die Ausbreitung des Coronavirus einzudämmen, überdenken viele Unternehmen die Organisation und Verwaltung von Außenteams.
Einige Unternehmen schrecken vor den abrupten Veränderungen zurück, die mit diesem Wechsel in der Unternehmensführung einhergehen. Sie sind der Meinung, dass die Einrichtung von Heimarbeitsplätzen schwierig ist, und ärgern sich über die Aussicht auf die Kommunikation mit entfernten Mitarbeitern. Fernarbeit muss jedoch keine beängstigende Aufgabe sein - sie kann tatsächlich Innovation und Wachstum in Ihrem Unternehmen fördern. Hier sind fünf Möglichkeiten, wie Sie dies erreichen können.
Fangen Sie langsam an.
Losgelöst von der typischen Arbeitsstruktur hat nicht jeder den Fleiß, den man braucht, um seinen eigenen Tag zu organisieren. Manche Persönlichkeiten fühlen sich in einer entfernten Umgebung sofort wohl, andere finden es schwierig, mit der neu gewonnenen Flexibilität zurechtzukommen.
Der Umzug in einen neuen Arbeitsbereich - insbesondere in die eigenen vier Wände - kann für manche Menschen eine gewisse Zeit dauern. Neue Ablenkungen wie Familienmitglieder, Haustiere oder einfach nur ein Platz in der ersten Reihe für unerledigte Aufgaben machen es zu einer Herausforderung, sich zu konzentrieren. Wie können Sie Neulingen bei der Arbeit von zu Hause aus helfen, sich selbst zu managen?
Stellen Sie Ihr Team mit proaktiven Mitgliedern zusammen, die Erfahrung darin haben, die Produktivität ohne Aufsicht aufrechtzuerhalten. Um ein übertriebenes Mikromanagement zu vermeiden, können Sie große Teams oder Abteilungen in kleinere Kreise aufteilen. Weisen Sie jedem Kreis ein produktives Mitglied zu, das sich im Laufe des Tages nach dem Projektstatus erkundigt oder kurze Motivationsschübe gibt.
Die Eindämmung des Coronavirus stellt selbst Ihre besten Mitarbeiter vor neue Herausforderungen. Denken Sie daran, dass geschlossene Schulen zusätzliche Beeinträchtigungen durch Kinder bedeuten. Ältere Verwandte brauchen vielleicht eine zusätzliche helfende Hand. Seien Sie immer bereit, Fragen Ihres Teams zu beantworten, und wenn möglich, erlauben Sie flexiblere Arbeitszeiten außerhalb Ihres üblichen Zeitplans.
Kommunikation rationalisieren
Anstelle von langwierigen Versammlungen im Konferenzraum sollten Sie regelmäßige, aber schnelle virtuelle Besprechungen mit Ihren verteilten Mitarbeitern durchführen. Dies ist der perfekte Zeitpunkt für Ihr Unternehmen, um herauszufinden, welche Video- oder Instant-Messaging-App für Sie am besten geeignet ist.
Denken Sie daran, dass nicht jedes Teammitglied gleich arbeitet. Einige bevorzugen vielleicht Slack oder HipChat, wo sie im Laufe des Tages schnelle Fragen stellen können. Ein anderes schätzt vielleicht ein persönliches Zoom oder Google Hangout. Finden Sie für jedes Teammitglied die richtige Balance zwischen den Kommunikationsstilen.
Erfordert Ihr Arbeitsablauf viele Genehmigungsstufen? Lassen Sie nicht zu, dass das administrative Hin und Her den ganzen Tag in Anspruch nimmt. Werkzeuge zur Workflow-Automatisierung wie ProcessMaker können das Follow-up erleichtern und sicherstellen, dass wichtige Schritte abgeschlossen werden.
Ausbreiten
Wenn Sie erst einmal den Dreh raus haben, wie Sie Ihre Mitarbeiter aus der Ferne verwalten können, kann es ein guter Zeitpunkt sein, Ihr Team zu vergrößern. Sie haben ein System, das eine 24/7-Überwachung erfordert? Brauchen Sie ein paar zusätzliche Teammitglieder, um einen wichtigen Termin einzuhalten? Erweitern Sie Ihren Suchradius. Das Hinzufügen neuer Teammitglieder über Zeitzonen (und die ganze Welt!) hinweg kann die Produktivität in die Höhe schnellen lassen.
Vergessen Sie nicht, Ihr Team zu motivieren.
Sie haben also ein Traumteam von Fernarbeitern. Jetzt müssen Sie herausfinden, wie Sie alle bei der Stange halten können. Pizza-Partys und Happy Hours haben die Stimmung im Büro hochgehalten, aber was nun? Nur weil die Mitarbeiter verstreut sind, heißt das nicht, dass Sie sie nicht zusammenbringen können.
Nutzen Sie Ihre Videokonferenz-Tools für mehr als nur Besprechungen. Feiern Sie Erfolge am Arbeitsplatz und Geburtstage mit einer virtuellen Happy Hour. Veranstalten Sie unstrukturierte Meetings bei einem Kaffee, nur um sich auszutauschen.
Sobald Sie wieder in den Ring steigen können, vergessen Sie nicht, Ihre Mitarbeiter auch offline zusammenzubringen. Wenn Sie neue Mitarbeiter in der Region eingestellt haben, veranstalten Sie ein besonderes Treffen, um sie offiziell im Team willkommen zu heißen.
Erfolg messen.
Wenn Sie Mitarbeiter im Außendienst beschäftigen, müssen Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter doppelt messen. Bitten Sie die Mitarbeiter, alle paar Stunden einen aktuellen Projektstatus zu liefern. Einige Dienste ermöglichen es Ihnen, die Zeit zu erfassen oder während des Tages Screenshots mit Zeitstempel zu erstellen.
Ein unkontrollierter Fallstrick der Fernarbeit: Arbeitnehmer, die tun auf Autopilot arbeiten, können auch schnell ausbrennen. Ihr Computer ist immer in der Nähe und sie sind begierig darauf, noch nur noch eine weitere E-Mail oder noch ein ein weiteres Projekt. Ehe man sich versieht, sind die Kraftwerke der Produktivität erloschen.
Wenn Sie feststellen, dass nach Mitternacht zu viele E-Mails eingehen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, um zu überprüfen, ob die Mitarbeiter nicht zu viel arbeiten. Verteilen Sie die Zuständigkeiten neu oder führen Sie einen abendlichen Check-in ein, der als harter Schlusspunkt für den Tag dient. Sie brauchen Ihre All-Stars, um den Rest Ihres Teams zu managen, also behalten Sie die ganze Woche über ihre Einstellung im Auge.
Während sich einige Unternehmen aus Angst vor COVID zurückziehen, können Sie dies als Chance nutzen, um Ihr Instrumentarium für die Fernverwaltung zu verbessern. Mit den richtigen Teamplayern und den richtigen Produktivitätswerkzeugen können Sie das Beste aus diesen Herausforderungen machen und Ihr Unternehmen für künftiges Wachstum fit machen.
