Universitäten weisen viele der gleichen Merkmale auf wie größere Unternehmen, insbesondere die Größe der Abteilungen, die Vielfalt und die streng kontrollierten Budgets. Da Universitäten wachsen und die Ausgaben steigen, kann es eine Herausforderung sein, die Kontrolle über die Ausgabenberichterstattung zu behalten. Die Formulierung und Durchsetzung von Richtlinien zur Kostenkontrolle bei gleichzeitiger Einhaltung der Vorschriften ist für Hochschulen heute von entscheidender Bedeutung. Eine Möglichkeit, diese Anforderungen zu erfüllen, ist die automatisierte Ausgabenverwaltung.
Heute erfahren Sie, wie Schulen durch die Abschaffung der manuellen Spesenabrechnung Kosten senken, Zeit sparen und die Effizienz steigern können.
Die Fallstricke der manuellen Spesenabrechnung
Hochschulen haben verschiedene Hindernisse bei der Einreichung, Bearbeitung und Auszahlung von Ausgaben. Es gibt einige Beispiele, die die Schwierigkeiten verdeutlichen, die die manuelle Berichterstattung im Hochschulbereich oft mit sich bringt, darunter die folgenden:
- Papierintensive Prozesse. Normalerweise läuft ein manueller Berichtsprozess in etwa so ab: Belege pflegen, eine Excel-Tabelle erstellen, die korrekten Haushaltshauptbuchdaten eingeben, den Beleg an eine gedruckte Version der Tabelle heften und dann per Fax oder Post an eine andere Abteilung zur Genehmigung senden. Dieser Prozess ist arbeitsintensiv, alltäglich und eine enorme Verschwendung von Zeit und Ressourcen.
- Schwierige Migration und Integration. Nicht jede Software für automatisierte Ausgaben ist gleich. Es ist schwierig, eine Lösung zu finden, die sich mit Systemen von Drittanbietern verbinden lässt, insbesondere wenn sie auf den Hochschulsektor zugeschnitten ist. Die Einführung einer robuste Lösung für Hochschulen ist der Schlüssel.
- Fehler bei der Dateneingabe. Fehler sind leicht zu machen, vor allem bei der manuellen Eingabe. Die Eingabe einer falschen Zahl kann große Auswirkungen auf das korrekte Hauptbuch (GL) Code (Finanzcodes, die vom Amt für Finanzmanagement für regulatorische Zwecke verwendet werden).
- Verspätete Erstattung von Reisekosten. Die Unmöglichkeit, während einer Reise Spesenabrechnungen zu erstellen, führt häufig zu Verzögerungen bei der Einreichung und Erstattung von Reisekosten. Dies kann besonders frustrierend sein, wenn Abteilungsleiter, Mitarbeiter oder Professoren zu Vorlesungen, zur Arbeit oder zu anderen berufsbedingten Anforderungen außerhalb ihres Heimatcampus reisen.
- Betrug. Ellucian berichtet, dass durch Betrug jedes Jahr in den USA schätzungsweise 2,8 Milliarden Dollar verloren gehen. Die manuelle Berichterstattung hinterlässt klaffende Sicherheitslücken, da die Nachverfolgung manueller Eingaben nahezu unmöglich ist.
Es ist nicht schwer zu verstehen, warum die manuelle Berichterstattung zeitaufwändig und teuer ist. Zum Glück gibt es dafür Lösungen.
Die Vorteile der Automatisierung
Die Automatisierung jeder noch so kleinen Aufgabe ist für jede Organisation eine große Erleichterung. Für Schulen, die sich in der Regel auf viel Papier und veraltete Lösungen verlassen, die nicht miteinander kommunizieren, könnte dies nicht weiter von der Wahrheit entfernt sein. Wer wünscht sich nicht mehr Effizienz?
Falls Sie noch mehr Überzeugungsarbeit leisten müssen, finden Sie hier vier wichtige Vorteile für die Automatisierung Ihres Ausgabenmanagementsystems:
1. Niedrigere Kosten. Manuelle Spesenabrechnungen erfordern viele Hände, Augen und eine Menge Zeit. All diese Faktoren summieren sich zu den Kosten. Mit einer automatisierten Spesenabrechnung lassen sich die Kosten und der Zeitaufwand für das Eingeben und Versenden der Berichte erheblich reduzieren.
2. Zeitersparnis. Es kostet Zeit, Belege zu erfassen und zu organisieren, die Spesenabrechnung zu erstellen, sie an den Vorgesetzten zu schicken, den Bericht genehmigen zu lassen, auf die Rückerstattung zu warten und dann alles noch einmal zu machen. Mit der automatisierten Spesenabrechnung wird alles in Echtzeit aktualisiert und gesendet, was den Genehmigungsprozess erheblich beschleunigt.
3. Leichtere Zugänglichkeit. Die Welt ist digital und moderne Unternehmenslösungen sind es auch. Für Ihre Schule bedeutet die Digitalisierung, dass alles schnell und einfach zur Hand ist. Mit der automatisierten Spesenabrechnung können Ihre Mitarbeiter jederzeit und überall auf Belege zugreifen und Ausgaben verfolgen.
4. Fehlerfreie Berichterstattung. Der Versuch, bei der Dateneingabe keine Fehler zu machen, ist mühsam. Wenn Fehler gemacht werden, müssen Sie bei einem manuellen Verfahren in der Regel bis zum nächsten Monat warten, um die korrigierte Spesenabrechnung einzureichen. Mit der Automatisierung reduziert sich dieser Prozess auf wenige Minuten.
Die Glaubwürdigkeit, den rechtlichen Status oder die Sicherheit Ihrer Schule zu riskieren, ist es einfach nicht wert. Durch die Integration einer Software-Suite, die ein modernes Kostenmanagementsystem enthält, können Sie die Vorteile der Automatisierung nutzen.
Bewährte Praktiken für das Ausgabenmanagement
Hochschuleinrichtungen müssen sich auch mit ihren besonderen Umständen in Bezug auf die Finanzierung und die Einhaltung von Vorschriften auseinandersetzen. Ein besseres Verständnis der Start- und Endtermine von Projekten kann dabei helfen, die Budgets entsprechend der Zeit und des Bedarfs zu erstellen, die für die Einleitung von Übergängen oder neuen Projekten erforderlich sind. Die Verbesserung des Genehmigungsverfahrens für die Ausgabenverwaltung ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Dies kann leicht erreicht werden mit Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufen um das Prozessmanagement Ihrer Hochschule in den Griff zu bekommen.
Im Hochschulbereich können Verzögerungen oder Fehler in den Abläufen für die Mitarbeiter und Lehrkräfte kostspielig und verheerend sein. Wenn es um Geld geht, ist es wichtig, eine Automatisierungsplattform einzuführen, um den Berichtsprozess zu vereinfachen. Ein automatisiertes Ausgabenmanagement kann die Koordination zwischen den Mitarbeitern und Abteilungen einer Universität nur verbessern.
Bei der Auswahl eines automatisierten Berichterstattungssystems, das in Ihre Software-Suite integriert werden soll, sollten Sie die folgenden Punkte beachten. Zunächst einmal sollten Sie sicherstellen, dass Sie sich für ein mobile Plattform wählen, damit Sie Ausgaben auch unterwegs einreichen können. Außerdem sollten Sie sich für eine Plattform mit einer optisch ansprechenden Benutzeroberfläche entscheiden, da eine Drag-and-Drop Tool können Sie Informationen ohne Programmierkenntnisse verarbeiten. Es versteht sich von selbst, dass diese Schnittstelle und die mit Ihren Daten verbundenen Dashboards intuitiv und leicht zu lesen sein sollten. Und schließlich sollte ein Tool, das Sie bei der Orchestrierung dynamischer Arbeitsabläufe ist ein großes Plus. Wenn Sie sich für eine Plattform für das Geschäftsprozessmanagement (BPM) entscheiden, bringen Sie Ihre Organisation so richtig in Schwung.
Sobald Ihre Schule ein besseres Verständnis für die Anforderungen an Tagegelder und Mitarbeiter, Reisedaten und das Zusammenspiel der Prozesse hat, können Sie die Kontrolle über Ihr Budget zurückgewinnen. Wenn Sie im Finanzmanagement proaktiv vorgehen und die Technologie zu Ihrem Vorteil nutzen, wird die Ausgabenverwaltung ganz einfach. Wie man so schön sagt: "Work smarter, not harder".
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Über ProcessMaker
ProcessMaker ist eine low-code Geschäftsprozessmanagement- und Workflow-Software. ProcessMaker erleichtert die Zusammenarbeit von Business-Analysten mit der IT-Abteilung, um komplexe Geschäftsprozesse zu automatisieren, die Menschen und bestehende Unternehmenssysteme miteinander verbinden. ProcessMaker hat seinen Hauptsitz in Durham, North Carolina in den Vereinigten Staaten und verfügt über ein Partnernetzwerk in 35 Ländern auf fünf Kontinenten. Hunderte von Geschäftskunden, darunter viele Fortune-100-Unternehmen, verlassen sich auf ProcessMaker, wenn es darum geht, ihre Kerngeschäftsprozesse digital zu transformieren, um schnellere Entscheidungen zu treffen, die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern und die Leistung zu steigern.
