Über 19 Millionen Amerikaner waren 2017 in irgendeiner Form an einer Hochschuleinrichtung eingeschrieben. Da die Welt weiterhin neue Technologien in jedem Sektor einführt, steht die Hochschulbildung unter enormem Druck, sich anzupassen und wettbewerbsfähig zu bleiben. Die drohende Konkurrenz durch EdTech und alternative Bildungsunternehmen sowie die steigenden Ansprüche der Studierenden veranlassen viele Hochschulen, Technologie in ihre internen Prozesse einzubeziehen.
In den letzten 30 Jahren haben sich die Hochschulen auf die Technologie konzentriert. Heute hat sich der Schwerpunkt auf ein neues Paradigma verlagert: Die Hochschulen bewegen sich in Richtung prozessorientiert. Anstatt einfach nur in die neueste Technologie innerhalb und außerhalb des Klassenzimmers zu investieren, haben die Universitäten die Notwendigkeit erkannt, die Art und Weise, wie ihre Institutionen arbeiten, digital zu verändern. Workflow-Automatisierung, die zur Verbesserung interner Prozesse beiträgt, ist die Antwort auf die Probleme, die in vielen Hochschuleinrichtungen auftreten.
Was ist Workflow-Automatisierung?
Workflow-Automatisierung bedeutet die Automatisierung der Abfolge von Aktionen für Schritte in einem Prozess, auch als Workflow bezeichnet. Business-Lexikon erklärt, wie die Automatisierung von Arbeitsabläufen die Effizienz maximieren kann: "Wenn Menschen Aufgaben von Hand erledigen, können sie zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Wenn Technologie für sich wiederholende Aufgaben eingesetzt wird, werden Fehler entweder reduziert oder eliminiert, und die Zeit, die für die Erledigung jeder Aufgabe benötigt wird, wird stark reduziert. Die Automatisierung von Arbeitsabläufen vereinfacht Prozesse und ermöglicht es den Benutzern, die organisatorische Effizienz in großem Umfang zu steigern.
Trotz des technischen Fortschritts in den Klassenzimmern der Hochschulen sind zu viele Universitäten von manuellen, papierbasierten Prozessen abhängig, die viel Arbeit machen und ineffizient sind. In der Tat, 55 % der Bildungsmanager sagen, dass sie immer noch "einen ganzen Arbeitstag pro Woche mit manuellen, sich wiederholenden Aufgaben verbringen", so FormstackBericht "2018 State of Education Workflow Automation".
Die Verwaltung dieser Prozesse ist mühsam, zeitaufwändig und anfällig für menschliche Fehler. Die Mitarbeiter werden von ihrer Arbeitslast erdrückt und sind nicht in der Lage, Anfragen von Lehrkräften und Studenten zügig zu bearbeiten, und die Studenten sind frustriert über die Zeit, die die Mitarbeiter brauchen, um zu kommunizieren und zu liefern. Es ist ein kaputtes System, das repariert werden muss.
Glücklicherweise setzen Hochschulen und Universitäten in ihren Büros immer mehr auf Technologie, um den steigenden Anforderungen der Studenten gerecht zu werden. Die Studenten von heute erwarten von den Hochschulen, dass sie ihre Erfahrungen mit dem Kundenservice in Unternehmen wiedergeben. Durch Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen können Hochschulen Produktivität und betriebliche Exzellenz erreichen und den Studierenden einen besseren Aufenthalt an ihrer Hochschuleinrichtung bieten.
Workflow-Automatisierung in Aktion
Bill Gates sagte einmal, "Die erste Regel für jede in einem Unternehmen eingesetzte Technologie lautet, dass die Automatisierung eines effizienten Vorgangs die Effizienz steigert. Die zweite Regel lautet, dass die Automatisierung eines ineffizienten Vorgangs die Ineffizienz vergrößert. In der Hochschulbildung können Verzögerungen oder Fehler in den Abläufen kostspielig und für den Studenten verhängnisvoll sein - dies gilt insbesondere für die Ämter für finanzielle Unterstützung oder wenn ein Student darauf wartet, von einer Universität eine Mitteilung über die Zulassung zu erhalten. Eine Plattform zur Workflow-Automatisierung kann die Koordination zwischen Menschen und Abteilungen nur dann verbessern, wenn die Prozesse klar definiert sind und die Mitarbeiter die Notwendigkeit von Veränderungen akzeptieren.
Die Workflow-Automatisierung im Bildungswesen kann die Kommunikation, die campusübergreifende Zusammenarbeit und die internen Prozesse einer Universität direkt beschleunigen, sobald diese beiden Faktoren vorhanden sind. Für St. Catherine Universitäterkannte sehr schnell die Vorteile eines starken Führungsteams, das zur Erreichung der langfristigen Ziele einer Hochschule beiträgt. Drew Melendres - Senior Vice President der Universität für Immatrikulationsmanagement, studentische Angelegenheiten und Leichtathletik - erläutert die Vorteile einer zentralisierten Führung für die gesamte studentische Erfahrung auf der Website von Helix Education Immatrikulationswachstum Universität podcast.
"Wir haben die Kontrolle über das Erlebnis der Studenten, von dem Zeitpunkt an, an dem sie im Marketing von uns hören, bis zu dem Zeitpunkt, an dem sie über unseren Campus gehen", erklärt Melendres. "Die Minimierung der Kompromisse hilft den Studenten, nicht das Gefühl zu haben, dass sie ganz von vorne anfangen müssen... unsere Aufgabe ist es, einen Kundenservice zu schaffen, der ihnen das Gefühl gibt: 'Sie hören mir zu.' Das führt zu einem höheren Maß an Engagement."
Für Universitäten wie St. Catherine's ist die Verknüpfung bestehender Systeme, um den Anforderungen der Studenten gerecht zu werden, von größter Bedeutung für ihre Campus-Strategie. Technologien wie die Workflow-Automatisierung ermöglichen es größeren Hochschulen mit mehreren Standorten, prozessorientierter vorzugehen und diese Herausforderungen effektiv zu bewältigen. Mitarbeiter und Fakultätsangehörige können Workflows mit nur wenigen Mausklicks entwerfen und einsetzen, ohne dass die IT-Abteilung eingreifen muss. Ein Prozess, dessen Genehmigung normalerweise Tage dauern würde, dauert jetzt nur noch Stunden oder höchstens einen Tag.
Gut durchdachte, automatisierte Arbeitsabläufe sorgen für einen höheren ROI bei Investitionen in diese Plattformen, da sie dazu beitragen, die Kosten niedrig und die Produktivität hoch zu halten, und den eingeschriebenen Studenten einen besseren und angenehmeren Aufenthalt garantieren.
(Quelle: Pexels)
Workflow-Automatisierung verbessert den Studienverlauf
Doch die Vorteile der Workflow-Automatisierung gehen weit über die Arbeitsabläufe der Lehrkräfte und des unterstützenden Personals hinaus. Im Hochschulbereich stehen die Studenten im Mittelpunkt. CNBC berichtet, dass der Besuch einer Hochschule heute mehr Sorgen denn je bereitet, da die Suche nach einem Arbeitsplatz nach dem Abschluss immer schwieriger wird. Dies hat zur Folge, dass die Einstellung der jüngeren Generation gegenüber der Hochschule schwindet. Schlechte Erfahrungen von Studenten in der Masse können über die Einschreibungsrate und die Glaubwürdigkeit einer Hochschule in den Augen künftiger Bewerber entscheiden.
A Studie die im Mai 2018 von Civitas Learning veröffentlicht wurde, zeigt, dass "fast jeder fünfte Student, der die Schule ohne Abschluss verließ, mindestens 75 Prozent der Anforderungen seines Programms erfüllt hatte. Fast 1 von 10 hatte mindestens 90 Prozent abgeschlossen." Zu den genannten Gründen gehört die mangelnde Unterstützung der Studierenden, meist weil sie die Hochschule als wenig hilfreich oder als zu langsam empfinden, um auf Anfragen, Fragen und wichtige Änderungen zu reagieren. Dies liegt außerhalb der Kontrolle der Studenten, was darauf hindeutet, dass auf der Ebene der Hochschulleitung etwas unternommen werden muss, um die sinkende Kundenbindung zu überwinden. Mit einer Workflow-Automatisierungsplattform wie ProcessMaker können Anträge auf einen Studienabschluss, Anfragen zur finanziellen Unterstützung und sogar der Zugang zu sofortigen Notenänderungen die Wahrscheinlichkeit unzufriedener Studenten verringern. Unterstützte Studenten sind gleichbedeutend mit mehr Studenten, die an der Hochschule bleiben und ihren Abschluss machen.
Es gibt immer mehr Untersuchungen, die beweisen dass Lehrkräfte die Erfolgschancen ihrer Studenten verbessern können, indem sie auf die Frustrationen der Studenten eingehen. Eine Möglichkeit, wie Hochschulen dies tun, besteht darin, den Wert der Workflow-Automatisierung auf betrieblicher Ebene auf die Studenten zu übertragen. Eine Plattform zur Workflow-Automatisierung wird mit anderen Technologien wie künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen verbunden, um Aufgaben zwischen den Beteiligten zu automatisieren und Warnungen und Aktualisierungen in Echtzeit bereitzustellen. Eine andere Technologie namens Robotic Process Automation (RPA) ahmt menschliches Verhalten nach, um selbst die einfachsten Aufgaben zu erledigen. Sie kann so konfiguriert werden, dass sie einen Mausklick auf eine Schaltfläche ausführt, Formulare ausfüllt und Mikroaufgaben und Systemübernahmen durchführt, die normalerweise von Menschen ausgeführt werden.
Mit der richtigen intelligenten BPM-Plattform (Business Process Management) kann Ihre Hochschule die Vorteile dieser Technologien nutzen, indem sie sie mit einem zentralen Bereich verbindet. Das Ergebnis ist ein besserer Überblick über die Abläufe in der Hochschule, die Optimierung der bestehenden Prozesse und eine einfache Anpassbarkeit für Audits, Berichte und andere Vorschriften der Universität.
Für Anjli Jain von Unifyed im Podcast von Inside Higher Ed Der Pulsist die Automatisierung so konzipiert, dass sie Hand in Hand mit traditionellen Prozessen arbeitet. "Für Schulen, die über Knowledgebase-Artikel oder einen Ort verfügen, an dem die Arbeitsabläufe niedergeschrieben sind, ist es wichtig, diese nicht zu zerstören oder 'das Rad neu zu erfinden'", sagt sie. Mit anderen Worten: Die Automatisierungssoftware muss sich nahtlos in die aktuellen Technologiesysteme der Hochschule integrieren, um bessere Prozesse zu schaffen. Dies ist entscheidend für den Erfolg jeder Automatisierungssoftware.
Verändern Sie Ihre Hochschuleinrichtung.
Hochschulen sind reif für Innovationen, insbesondere auf der Ebene der internen Prozesse. Indem der Schwerpunkt auf die Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Lehrkräften und Mitarbeitern gelegt wird, wird der Weg der Studierenden in den Vordergrund gerückt. Hochschulen, die einen Schritt weiter gehen und nicht nur die neueste Technologie einsetzen, sondern prozessorientiert arbeiten, können die Probleme der Branche angehen.
"Die Schulen müssen genauso hart daran arbeiten, den Erfolg der Studenten im College sicherzustellen, wie sie es tun, um sie überhaupt erst ins College zu bringen", sagt Dr. Rito SilvaVizepräsident für studentische Angelegenheiten am Del Mar College. Workflow-Automatisierung hilft den Hochschulen jeden Tag, diese Herausforderungen zu meistern.
ProcessMaker hat sich mit seiner Low-Code Business Process Management (BPM)- und Workflow-Plattform auf die Bereitstellung von Workflow-Lösungen für den Hochschulsektor spezialisiert. Suchen Sie nach einer neuen Workflow-Lösung für Ihre Hochschule? Erfahren Sie mehr unter www.processmaker.com.
Über ProcessMaker:
ProcessMaker ist eine low-code Geschäftsprozessmanagement- und Workflow-Software. ProcessMaker erleichtert die Zusammenarbeit von Business-Analysten mit der IT-Abteilung, um komplexe Geschäftsprozesse zu automatisieren, die Menschen und bestehende Unternehmenssysteme miteinander verbinden. ProcessMaker hat seinen Hauptsitz in Durham, North Carolina in den Vereinigten Staaten und verfügt über ein Partnernetzwerk in 35 Ländern auf fünf Kontinenten. Hunderte von Geschäftskunden, darunter viele Fortune-100-Unternehmen, verlassen sich auf ProcessMaker, wenn es darum geht, ihre Kerngeschäftsprozesse digital zu transformieren, um schnellere Entscheidungen zu treffen, die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern und die Leistung zu steigern.
