Die Mitarbeiterfluktuation wird zu einem großen Hindernis für Unternehmen, die auf Innovation, Produktivität und allgemeine Rentabilität ausgerichtet sind. Die Kosten für die Rekrutierung qualifizierter Mitarbeiter sind nur der Anfang. Einarbeitungszeit, Schulung und abteilungsweites Desengagement erhöhen die Kosten für das Ausscheiden eines Mitarbeiters zusätzlich. Ein aktueller Forschungsbericht der Aberdeen Group zeigt, dass dieses Problem Unternehmen in jeder Branche betrifft, mit 55 Prozent der leistungsstarken Unternehmen und 68 Prozent der durchschnittlichen und leistungsschwachen Unternehmen nennen hohe Fluktuation als ein wesentliches Problem.
Eine genauere Untersuchung der Faktoren, die zur Fluktuation führen, bringt eine überraschende Erkenntnis: Anhand der Länge und Qualität des Einführungsprozesses eines Unternehmens lässt sich genau vorhersagen, welche Mitarbeiter das Unternehmen verlassen werden. Eine andere Aberdeen-Studie ergab, dass 86 Prozent der neu eingestellten Mitarbeiter innerhalb der ersten sechs Monate eine aktive Entscheidung treffen, ob sie im Unternehmen bleiben oder sich nach anderen Möglichkeiten umsehen. Die Entscheidung, zu bleiben oder sich weiter umzusehen, wird stark von der Einarbeitungszeit beeinflusst. Eine entscheidende Komponente für die Bindung von Spitzentalenten ist die Entwicklung einer umfassenden Strategie zur Unterstützung der Mitarbeiter vom Zeitpunkt der Einstellung bis zum ersten Jahr ihrer Tätigkeit.
Die Rolle der HR-Automatisierung in einem effektiven Onboarding-Programm
Viele Unternehmen haben sich neue Automatisierungslösungen zunutze gemacht, um die Bewerbersuche und den Einstellungsprozess zu vereinfachen und zu rationalisieren. Leider kommt es häufig vor, dass neu eingestellte Mitarbeiter nach dem Antritt ihrer neuen Stelle eine abrupte Änderung in der Art und Weise erleben, wie die Prozesse verwaltet werden. Die Automatisierung hört auf, sobald die Mitarbeiter ihren Job angetreten haben. Sie füllen endlose Formulare aus, verfolgen ihre eigene Ausbildung und hoffen, dass ihr neuer Vorgesetzter nicht vergisst, wichtige Informationen weiterzugeben.
Leistungsstarke Unternehmen haben alternative Methoden für den Umgang mit neuen Mitarbeitern gefunden, um die Effektivität zu steigern und das Engagement langfristig zu erhöhen. Diese Unternehmen sind zum Beispiel 82 Prozent wahrscheinlicher einen Pre-Boarding-Prozess, um die Zeit zwischen Rekrutierung und Onboarding zu überbrücken, und sie sind 2,3-mal wahrscheinlicher den Schulungsprozess während des Onboarding-Prozesses zu starten, um neuen Mitarbeitern zu helfen, so schnell wie möglich unabhängig zu werden. Natürlich kann die Verwaltung dieser Aktivitäten schnell ineffektiv werden, wenn sie den Personalverantwortlichen und Managern überlassen wird, die ohnehin nur wenig Zeit haben. Aus diesem Grund haben die erfolgreichsten Unternehmen die Software für das Geschäftsprozessmanagement (BPM) eingesetzt, um den Einführungsprozess zu organisieren und zu automatisieren.
Verbesserung der Erfahrung bei der Einstellung neuer Mitarbeiter durch Automatisierung
Die Effektivität Ihres Onboarding-Prozesses wird durch die Rekrutierungspraktiken beeinflusst, die der erste Kontakt der Kandidaten mit dem Arbeitgeber sind. Die bei der Einstellung gesammelten und organisierten Informationen können durch Automatisierung nahtlos in den Onboarding-Prozess integriert werden. Fortgeschrittene Automatisierungsplattformen bieten zum Beispiel die folgenden Funktionen:
- Sammlung, Organisation und Speicherung von Informationen aus Lebensläufen, um einen Pool von Bewerbern für die Zukunft zu erhalten oder den Onboarding-Prozess zu unterstützen.
- Sammlung und Verteilung von Informationen aus Bewerberfragebögen zur Beschleunigung des Interviewprozesses.
- Ermöglichen Sie es den Bewerbern, Vorstellungsgespräche selbst zu planen, wodurch die Rolle der Personalabteilung als Vermittler entfällt und der Terminplanungsprozess effizienter wird.
Neu eingestellte Mitarbeiter müssen in den ersten Tagen ihrer Tätigkeit keine Formulare ausfüllen. Stattdessen werden die grundlegenden Einführungsaufgaben über einen automatisierten Prozess abgewickelt, so dass sie sofort loslegen können. Es ist möglich, einige der zeitaufwändigsten und am wenigsten ansprechenden Punkte auf der Checkliste für neue Mitarbeiter zu automatisieren. Beispiele hierfür sind:
- Automatische Verteilung von Unternehmensinformationen wie Mitarbeiterhandbüchern, Büroverzeichnissen und Sicherheits-/Schulungsinformationen.
- Erstellung digitaler Formulare, in die neue Mitarbeiter ihre persönlichen Daten eintragen können, um sicherzustellen, dass alle Angaben aktuell und korrekt sind.
- Die digitale Speicherung von Mitarbeiterinformationen verringert menschliche Fehler und erhöht die Sicherheit, Verfügbarkeit und Genauigkeit. Gleichzeitig werden Fehler bei der Einhaltung von Vorschriften im Zusammenhang mit sensiblen Daten wie Drogentests und Zuverlässigkeitsüberprüfungen reduziert.
Durch die Automatisierung dieser Aufgaben können sich Manager und HR-Mitarbeiter auf Aktivitäten konzentrieren, die einen größeren Mehrwert schaffen.
Vorteile von Customized Onboarding
Qualitativ hochwertige automatisierte Onboarding-Lösungen können auf bestimmte Funktionen und Personen zugeschnitten werden. Dadurch wird die Eingewöhnung der Mitarbeiter in das Unternehmen beschleunigt. Normalerweise fangen neu eingestellte Mitarbeiter erst nach sechs Monaten an, einen echten Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen. BPM-Software kann diese Zeitspanne jedoch verkürzen. Mit BPM-Software können Sie zum Beispiel die folgenden Aktivitäten verwalten:
- Erstellung von Vertragsvorlagen für alle Arten von Mitarbeitern.
- Delegation von Aufgaben an Vorgesetzte und Manager.
- Verteilung detaillierterer, relevanter Informationen an neue Mitarbeiter über ihre individuellen Verantwortlichkeiten.
- Standardisierung und Vereinheitlichung des Onboarding-Prozesses in der gesamten Organisation.
Ein organisierter Onboarding-Prozess, der neuen Mitarbeitern eine umfassende Einführung in das Unternehmen bietet, trägt effektiv dazu bei, die Bindungsrate langfristig zu erhöhen. Die teilnehmenden Mitarbeiter gehen mit Vertrauen in das Unternehmen aus dem Onboarding-Prozess hervor. Dinge wie fehlende Informationen können ihren ersten Eindruck nicht trüben. Es gibt keine verwirrenden Informationshäppchen oder eine unübersichtliche Präsentation des Materials. Darüber hinaus geben diese Systeme neuen Mitarbeitern die Kontrolle über den Prozess, indem sie ihnen Aufgaben zuweisen und es ihnen ermöglichen, diese selbstständig zu erledigen.
Durch die Automatisierung werden die Materialien auf logische Weise verteilt, und die Teilnehmer haben die Möglichkeit, in Echtzeit Feedback zu geben. Automatisierte Onboarding-Plattformen bieten beispielsweise Umfragefunktionen, die es ermöglichen, eventuelle Lücken im Prozess sofort zu korrigieren und zu optimieren.
Schutz des Unternehmensvermögens durch Automatisierung
Schließlich stellen automatisierte Onboarding-Plattformen sicher, dass bei den Aufgaben, die für den Schutz der Unternehmensressourcen entscheidend sind, keine Versäumnisse auftreten. Im Rahmen automatisierter Prozesse können Unternehmen sicherstellen, dass die folgenden Punkte berücksichtigt werden:
- Unterzeichnete NDAs und IP-Abtretungen.
- Vollständig absolvierte Sicherheitsschulung.
- Hintergrundüberprüfungen und/oder Drogentests werden durchgeführt - und bestanden.
BPM-Software rationalisiert den Einführungsprozess von Anfang bis Ende. Dies führt zu höheren Bindungsquoten und zufriedeneren, einfallsreicheren neuen Mitarbeitern. Noch besser: Die Automatisierung grundlegender Aufgaben ermöglicht es der Personalabteilung, effektiver zu arbeiten, da mehr Zeit und Ressourcen für die Verbesserung des gesamten Mitarbeitererlebnisses zur Verfügung stehen.
Erfahren Sie mehr über den Einsatz von ProcessMaker zur Automatisierung und Rationalisierung von Onboarding- und anderen HR-Prozessen hier.
