Es ist kein Geheimnis, dass dass das Hochschulwesen von manuellen Arbeitsweisen durchsetzt ist.
Von Back-Office-Abteilungen wie der Buchhaltung bis hin zu Front-End-Abteilungen wie der Finanzhilfe ist Papier nach wie vor die Kommunikations- und Genehmigungsmethode für viele Hochschulen.
Was passiert, wenn eine Hochschule in der Papierform verharrt? Die Genehmigung von Prozessen dauert lange, und es kann passieren, dass Dinge in der Übersetzung verloren gehen, was eine Hochschule Tausende von entgangenen Gewinnen kostet.
Durch die Implementierung einer Workflow-Lösung, die speziell für größere Unternehmen entwickelt wurde, können Hochschulen ihre Verwaltungskosten senken und die betriebliche Effizienz verbessern.
Das Ergebnis ist eine Hochschulumgebung, die eine höhere Produktivität der Mitarbeiter, mehr Zeit für strategische Initiativen und bessere Arbeitsabläufe mit sich bringt.
Da "Kunde" und "Unternehmen" keine typischen Begriffe für die Hochschulbildung sind, ist der "Kunde" in dieser Branche der Student. Workflow-Software kann das Studentenerlebnis erheblich verbessern, indem das Verwaltungsteam in die Lage versetzt wird, schneller auf Geschäftsprozesse zu reagieren.
Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Workflow-Software die Verwaltungsprozesse Ihrer Hochschule verbessern kann:
Vermeidung von Verschwendung und Kostensenkung durch papierloses Arbeiten
Die offensichtlichste Art und Weise, wie eine Workflow-Software für Unternehmen die Verwaltungsarbeit auf Hochschulebene verbessern kann, ist die Abschaffung von Papier.
Niemand möchte mehr Stunden mit dem Abtippen, Überprüfen, Unterschreiben und Warten auf Genehmigungen von anderen Beteiligten verbringen.
Die Datenerfassung und -integration erfolgt häufig auf Papier, was bedeutet, dass die Daten sporadisch und nicht standardisiert sind. Das bedeutet, dass es schwieriger ist, Daten zu sammeln, zu lesen und zu nutzen, um Geschäftsprozesse wie Formulare, Genehmigungen und vieles mehr zu beschleunigen.
Mit Arbeitsablauf Software werden die Daten auf einer zentralen Plattform gesammelt und integriert. Außerdem automatisiert die Software den gesamten Prozess, so dass alles in Echtzeit abläuft.
Um die Menge an Papier zu reduzieren, die bei all diesen Prozessen verwendet wird, erkennen immer mehr Hochschulen die Vorteile von Workflow-Software für Unternehmen. Durch die Digitalisierung von Formularen und die Schaffung einer Speicherplattform wird das Papier vollständig eliminiert.
Durch das digitale Hochladen können Formulare einfacher über ein elektronisches System ausgefüllt werden. Die Schaffung eines digitalen Systems erhöht die Sicherheit durch die Überprüfung der Informationen. Die Schülerinformationen werden automatisch in das Dokumentensystem hochgeladen, anstatt manuell erfasst zu werden.
All dies geschieht ohne Papier, so dass die Abfallmenge effektiv reduziert wird. Die Hochschule kann den Studenten ein besseres Erlebnis bieten, indem sie die Anfragen ihrer Studenten schneller und effizienter bearbeitet, so dass sich Kosten und Zeitaufwand für die Hochschule verringern.
Unterm Strich: Die papierlose Lösung spart Zeit für die Erledigung von Aufgaben, senkt die Kosten, da alles digital ist, und reduziert den Abfall, der durch die Verwendung von Tonnen von Papier entsteht.
(Von Pexels entnommen)
Konzentrieren Sie sich mehr auf die Strategie und weniger auf Besonderheiten wie Fristen
An Hochschulen gibt es viele Bereiche, die ein Prozessmanagement erfordern. Vom Hochladen der richtigen Unterlagen bis zur Genehmigung warten viele Studierende auf die nächste Nachricht von ihrer Hochschule, während die Verwaltung mit dem nicht enden wollenden Strom von Anträgen überfordert ist.
Ob im Back- oder Frontoffice, viele Abteilungen arbeiten mit manueller, veralteter Technik, die zu verpassten Fristen, Kommunikationsverzögerungen und ineffizienter campusübergreifender Zusammenarbeit führt, was für Studierende und Lehrkräfte gleichermaßen Stress bedeutet.
Glücklicherweise löst Workflow-Software diese häufigen Probleme, die auf der Verwaltungsseite zu spüren sind. Durch die Implementierung von Workflow-Software können sich Hochschulen mehr auf die Strategie der besseren Arbeit (bekannt als Geschäftsprozessmanagement) und weniger auf kleinere Details konzentrieren, die automatisiert werden können.
Workflow-Software ermöglicht es einer Hochschule, Aufgaben bestimmten Personen zuzuweisen und verbesserungswürdige Bereiche in nicht funktionierenden Prozessen zu ermitteln. Außerdem schafft sie eine chronologische Arbeitsweise, die für die Mitarbeiter sinnvoll ist und die Erledigung der einzelnen Aufgaben beschleunigt.
Da Workflow-Software Geschäftsprozesse automatisiert und digitalisiert, können Verwaltungsmitarbeiter diese Daten nutzen, um wiederholbare Arbeitsabläufe für andere Funktionen zu erstellen. Auf diese Weise wird eine standardisierte und dennoch umfassende Art und Weise der Arbeitsabwicklung in der gesamten Hochschule geschaffen.
Indem sie die Details mit einer Workflow-Software abdecken, können sich die Universitäten auf die Strategie zur Erreichung ihrer Ziele konzentrieren, anstatt Zeit mit dem Tagesgeschäft zu verschwenden.
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Förderung einer Kultur der Verbesserung im Lehrkörper
Die Hochschulen verwenden heute viel Energie darauf, ihre Einrichtungen so reibungslos wie möglich zu betreiben.
Je nach Größe der Hochschule ist das Lehrpersonal meist sehr stark. Je größer die Hochschule ist, desto mehr Menschen sind mit der täglichen Abwicklung von Geschäftsprozessen beschäftigt. Mehr Mitarbeiter bedeuten auch mehr Raum für Fehler, vor allem, wenn kein zentraler Workflow-Prozess vorhanden ist.
Eine Hochschule, die Workflow-Software einsetzt, automatisiert ihren Dokumentationsprozess, verwaltet ihre täglichen Abläufe effizienter und arbeitet als Ganzes besser zusammen. Mit der Einführung eines Geschäftsprozessmanagements entwickelt der Lehrkörper ein Auge für fehlerhafte Prozesse.
Da Workflow-Lösungen die Produktivität der Mitarbeiter erhöhen und den Lehrkräften helfen, bessere Erfahrungen mit den Studenten zu machen, wird auch die Arbeitsumgebung positiv verändert.
Ihre Mitarbeiter werden mehr Feedback für Verbesserungen geben wollen. Die Kommunikationswege werden häufiger sein, da die Sichtbarkeit zwischen den Fakultäten und Abteilungen erhöht wird. Campusübergreifende Initiativen lassen sich dank des Prozessmanagements nun leichter durchführen.
Es macht viel mehr Spaß, als einheitliche Einheit zu arbeiten, wenn die Mitarbeiter Ihrer Hochschule auf derselben Seite stehen. Workflow-Software macht diese rationalisierte Arbeitsweise zur Realität in der Hochschulbildung.
Sind Sie bereit, Ihre Hochschule wie eine gut geölte Maschine laufen zu lassen?
Mit der richtigen Workflow-Lösung können Sie sich für eine Software entscheiden, die sich problemlos in Ihre aktuellen Technologiesysteme integrieren lässt, um den Workflow-Prozess auf der Verwaltungsseite zu automatisieren.
Aufgaben, die normalerweise als sich wiederholend oder banal angesehen werden oder die für mehrere Funktionen wiederholt werden müssen, erfordern eine leistungsstarke Softwarelösung. Normalerweise wird diese Aufgabe von der IT-Abteilung Ihrer Hochschule übernommen, die wahrscheinlich bereits mit Service- und Supportanfragen überlastet ist.
Die gute Nachricht ist, dass es auf dem Markt Optionen gibt, die leicht in Ihrer Hochschule zu implementieren sind und wenig bis gar keinen Code erfordern. Das bedeutet, dass nicht nur Ihre IT-Abteilung, sondern auch Ihre Verwaltung in der Lage sein wird, den Process Builder zu nutzen.
Ist Ihre Hochschule auf der Suche nach einer Workflow-Lösung zur Rationalisierung ihrer Verwaltungsprozesse? Erfahren Sie mehr darüber, wie unsere Software diese Probleme löst unter www.processmaker.com.
Über ProcessMaker:
ProcessMaker ist eine low-code Geschäftsprozessmanagement- und Workflow-Software. ProcessMaker erleichtert die Zusammenarbeit von Business-Analysten mit der IT-Abteilung, um komplexe Geschäftsprozesse zu automatisieren, die Menschen und bestehende Unternehmenssysteme miteinander verbinden. ProcessMaker hat seinen Hauptsitz in Durham, North Carolina in den Vereinigten Staaten und verfügt über ein Partnernetzwerk in 35 Ländern auf fünf Kontinenten. Hunderte von Geschäftskunden, darunter viele Fortune-100-Unternehmen, verlassen sich auf ProcessMaker, wenn es darum geht, ihre Kerngeschäftsprozesse digital zu transformieren, um schnellere Entscheidungen zu treffen, die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern und die Leistung zu steigern.
