Der Schlüssel zum Verständnis des ROI einer jeden Unternehmenssoftwareanwendung beginnt mit Ihren Daten. Jedes Mal, wenn wir Unternehmenssoftware verwenden, sammeln wir Informationen darüber, wie wir dieses Tool zur Erledigung unserer Arbeit nutzen. Stellen Sie sich nur einmal vor, wie viele Daten bei der Anzahl der Anwendungen, die wir täglich nutzen, gesammelt werden. Anhand dieser Daten könnten wir feststellen, wie produktiv wir sind und wie wir uns verbessern können. Sie könnten uns auch dabei helfen, den Wert der erworbenen Software-Tools zu ermitteln, um in Zukunft klügere Anschaffungen zu tätigen. Leider ist dies genau der Punkt, an dem viele Unternehmen Schwierigkeiten haben. Wenn eine so große Menge an Daten aus so vielen verschiedenen Anwendungen gesammelt wird, wie können wir diese Informationen erfassen und in reale Einsparungen umsetzen?
5 Fragen, die Sie sich stellen sollten, um Ihre Daten zu beherrschen
1. Wo sind Ihre Daten?
Wenn mehrere Anwendungen abteilungsübergreifend genutzt werden, wissen Sie dann überhaupt, wo die Daten gespeichert sind? Wenn Sie wissen, wo die Daten gespeichert werden, befinden sie sich dann an einem zugänglichen Ort, an dem einzelne Datensätze leicht gefunden und abgefragt werden können? Bevor Sie mit der Analyse Ihrer Daten beginnen, sollte ein Verwaltungssystem eingerichtet werden. Dieses System sollte den Zugriff auf und die Abfrage von Daten sowohl für menschliche Benutzer als auch für Berichtssoftware erleichtern. Dazu gehört auch die Verknüpfung von Systemen, so dass gesammelte Daten automatisch in einer Stammdatei gespeichert werden, was die Beseitigung doppelter Datensätze erleichtert und Ihnen ein vollständiges Bild von den Abläufen in Ihrem Unternehmen vermittelt. Der Einsatz von Workflow-Software zur Schaffung eines vollständig integrierten Ökosystems, das Daten aus mehreren Anwendungen filtert und speichert, ist ein guter Anfang.
2. Was erhoffen Sie sich von Ihren Daten zu lernen?
Jetzt, wo es Software-Tools gibt, mit denen sich fast jede erdenkliche Aufgabe nicht nur erledigen, sondern auch überwachen lässt, ist es wichtig zu wissen, wie Daten genutzt werden können, um mehr über das Innenleben Ihres Unternehmens zu erfahren. Bevor Sie jedoch mit der Datenanalyse beginnen können, müssen Sie eine gute Vorstellung davon haben, was Sie über Ihr Unternehmen wissen wollen. Wollen Sie die Kosten senken? Wollen Sie Wege finden, die Produktivität zu steigern? Erst wenn Sie wissen, was genau Sie messen wollen, können Sie mit der Analyse Ihrer Daten beginnen.
Ein erster Schritt besteht darin, die effektivsten Messgrößen und KPIs für Ihr Unternehmen zu ermitteln. Sehen Sie sich dann an, welche Faktoren zu den von Ihnen gewählten Messgrößen und KPIs beitragen. Wenn Sie zum Beispiel die Effizienz Ihrer Mitarbeiter messen wollen, sollten Sie sich einige Dinge ansehen. Zum Beispiel, wie lange jeder Mitarbeiter für die Erledigung seiner Aufgaben braucht und wie viel Geld Ihr Unternehmen für die Erledigung dieser Aufgaben ausgibt. Auf diese Weise haben die gesammelten Daten endlich eine logische Verbindung zwischen den Datensätzen, selbst wenn diese aus unterschiedlichen Quellen stammen. Dann haben Sie eine Grundlage, um festzulegen, welche Daten wichtig sind.
3. Brauchen Sie alle Ihre Daten?
Im Zeitalter von Big Data sammeln Anwendungen Informationen über alles und jedes. Viele dieser Informationen sind nur Unrat, der wertvollen Speicherplatz beansprucht. Außerdem behindern sie die Erkenntnisse, die aus den Daten gewonnen werden können. Der zweite Schritt, nachdem Sie herausgefunden haben, welche Daten für Sie wichtig sind, besteht darin, alle unwichtigen Daten loszuwerden. Das Bereinigen Ihrer Daten vereinfacht den Prozess der Speicherung und Analyse mit dem greifbaren Vorteil, dass weniger Speicherplatz benötigt wird.
4. Wie können Sie Daten zum Vorteil Ihres Unternehmens nutzen?
Da Sie nun über die Daten verfügen, die zur Messung der Leistung Ihres Unternehmens erforderlich sind, können Sie diese Daten nutzen, um konkrete Verbesserungen zu erzielen. Doch welche Instrumente stehen Ihnen zur Verfügung, um Daten zu analysieren und Ergebnisse zu erzielen? Wissen Sie, ob diese Werkzeuge Ihnen zuverlässige und genaue Berichte liefern?
Ein weiterer Schlüssel zur Beherrschung Ihrer Daten ist ein Datenmanagement-Tool, das Ihnen mit minimalem Aufwand die gewünschten Ergebnisse liefert. Bevor Sie sich für eine Datenverwaltungsplattform entscheiden, sollten Sie herausfinden, welche Diagramme und Berichte Sie benötigen, um schnell fundierte Entscheidungen treffen zu können. Als Nächstes sollten Sie eine Datenverwaltungsplattform finden, die diese Berichte mit möglichst geringem Aufwand erstellen kann. Viele Datenmanagement-Tools sind auf eine bestimmte Branche spezialisiert, so dass die Suche nach einer spezialisierten Plattform für Ihre Branche ein guter Ansatzpunkt ist.
5. Wie pflegen und speichern Sie Ihre Daten?
Die Verwertung Ihrer Daten hört nicht auf, wenn die Daten analysiert sind. Da Anwendungen kontinuierlich Daten sammeln, müssen Sie auch alle eingehenden Informationen ständig pflegen und verfeinern. Die eigentliche Frage lautet: Wie können Sie Ihre Daten ständig pflegen, ohne Ihre gesamte Zeit darauf zu verwenden?
Wie bereits erwähnt, besteht das Kernproblem in der schieren Anzahl der täglich genutzten Anwendungen. Ein zentraler Speicherort für die Daten löst zwar einen Teil des Problems, aber er trägt nicht viel dazu bei, all diese Daten zu kategorisieren und zu verarbeiten, damit Sie nur genau das haben, was Sie brauchen. Aus diesem Grund ist es von Vorteil, eine Plattform zur Workflow-Automatisierung zu haben, die Sie bei der automatischen Verwaltung dieser Daten unterstützt, damit Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.
Die Software zur Workflow-Automatisierung koordiniert all die verschiedenen Anwendungen, die Ihr Unternehmen tagtäglich benötigt. Sie können nicht nur Ihre Geschäftsprozesse automatisieren, indem Sie die Funktionen aller im Unternehmen verwendeten Softwaretools nutzen, sondern auch automatisch alle Daten sortieren, sobald Informationen in das System eingegeben werden. Auf diese Weise kategorisiert das Workflow-Automatisierungstool die Daten und sortiert sie, bevor sie gespeichert werden. Nach der Speicherung sind die Daten dann für jedes Datenmanagement-Tool einsatzbereit.
Was kann man daraus mitnehmen?
Wenn Sie sich diese Fragen stellen, während Sie Ihren eigenen Datenberg bewältigen, sind Sie in der Lage, Rohdaten in tatsächliche Werte umzuwandeln. Sie müssen nur noch sicherstellen, dass Sie sich mit den richtigen Tools ausstatten, um den Aufwand für die Datenanalyse zu minimieren und den Nutzen für Ihr Unternehmen zu maximieren. Beginnen Sie mit der Beherrschung Ihrer Daten, indem Sie unter www.processmaker.com mehr über Workflow-Automatisierung erfahren .
