Früher war ein Workflow einfach eine Funktion von Softwareprodukten. In vielen Fällen hatte er nicht einmal einen Namen. Oft war ein "Workflow" einfach eine Prozesskarte oder ein Flussdiagramm ohne zusätzliche Funktionen, die einer anderen Unternehmenssuite nachträglich hinzugefügt wurden. Mit der Zeit verlangten die Kunden mehr Workflow-Funktionen von ihrer Unternehmenssoftware. So entstand eine ganze Softwarebranche, die sich mit Workflow und Geschäftsprozessmanagement (BPM) beschäftigt.
Der Anfang
In den 80er und 90er Jahren begannen die Unternehmen, die Vorteile der Definition und Verfeinerung ihrer internen Arbeitsabläufe zu erkennen. Dies führte zu einer ganzen Reihe von Unternehmenssoftware und Akronymen wie ERP und CRM. Diese Softwareprogramme waren (und sind immer noch) wahre Goliaths, die es den Benutzern ermöglichten, eine Vielzahl von Aktionen über eine einzige Schnittstelle auszuführen. Dies bedeutete jedoch auch, dass einzelne Funktionen, wie z. B. die Verwaltung von Arbeitsabläufen, ins Hintertreffen gerieten, da Unternehmenssoftware entwickelt wurde, um so viele Funktionen wie möglich einzubinden, anstatt bestehende Funktionen zu verbessern.
Die Herausforderungen
Diese Situation konnte nicht ewig anhalten. Als immer mehr Unternehmen ihre täglichen Geschäftsaktivitäten digitalisierten, wurde plötzlich die Notwendigkeit deutlich, mehrere Anwendungen an einem Ort zu koordinieren. Unternehmenssoftware war nicht in der Lage, sich mit anderen Anwendungen zu verbinden. Die schiere Größe machte es schwierig, Anpassungen und Integrationen mit anderen Anwendungen vorzunehmen. Um einen Arbeitsablauf von Anfang bis Ende abzuschließen, mussten sich die Benutzer bei mehreren Anwendungen anmelden und sich mit anderen Beteiligten im Prozess abstimmen. Daher waren die Arbeitsabläufe dazu verdammt, ineffizient zu bleiben.
Ein weiteres Problem waren die Daten. Als die Unternehmen begannen, mehr Aufgaben zu digitalisieren, stieg auch die Zahl der von den Mitarbeitern genutzten Anwendungen und damit die Zahl der Daten. Da jede Abteilung unterschiedliche Bedürfnisse hatte und unterschiedliche Anwendungen nutzte, entstanden Datensilos im gesamten Unternehmen. Für Unternehmen, die BPM-Techniken zur Verbesserung von Arbeitsabläufen einsetzen wollten, war eine Möglichkeit zur effektiven Verwaltung von Daten an einem zentralen Ort zur Berechnung der Workflow-Effizienz ein Muss.
Die letzte Ebene war der Bedarf an Geschäftsregeln und Logik, um automatisierte Arbeitsabläufe von Anfang bis Ende zu steuern. Unternehmenssoftware konnte zwar einzelne Aufgaben automatisieren, aber sowohl die Benutzer als auch die von ihnen ausgeführten Aufgaben waren voneinander isoliert. Dies führte zu zwei wesentlichen Herausforderungen. Erstens konnten Daten und Informationen nicht frei fließen, was die Erledigung von Aufgaben verlangsamte und zu Datensilos führte. Zweitens mussten die Unternehmen Geschäftsregeln und Bedingungen manuell anwenden, da es keine Möglichkeit gab, Bedingungen digital anzuwenden, um Entscheidungen zu automatisieren. Diese beiden Herausforderungen führten dazu, dass der Datenfluss nicht reibungslos funktionierte, was zu Engpässen und Ineffizienz führte.
Die Lösung
Die Lösung bestand in einer separaten, schlankeren Software, die problemlos mit mehreren externen Anwendungen verbunden werden konnte, die gesammelten Daten in einer Datenbank speicherte und die Arbeitsabläufe von Anfang bis Ende automatisierte. So begann die Existenz spezialisierter Workflow-Software. Endlich hatten die Unternehmen die Möglichkeit, BPM-Prinzipien auf ihre automatisierten Prozesse anzuwenden, um die Arbeitsabläufe kontinuierlich zu verbessern.
Mit der Workflow-Software konnten sich die Benutzer an einem Ort anmelden, um auf Funktionen aus mehreren Anwendungen zuzugreifen. Dies wurde durch Verbindungen sowohl zu älterer Software als auch zu neueren digitalen Tools ermöglicht. Somit wurden alle Prozessdaten an einem zentralen Ort gespeichert. Nun konnten Unternehmen auf einfache Weise die Effizienz von Prozessen und Mitarbeitern berechnen, um Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu finden. Die Anwendung von Geschäftsregeln und -logik auf Prozessdaten in Verbindung mit der Integration externer Anwendungen ermöglichte es den Unternehmen schließlich, Arbeitsabläufe durchgängig zu automatisieren.
Das Mitnehmen
Obwohl Workflow-Software entwickelt wurde, um Arbeitsabläufe effektiv zu automatisieren, bestehen die gleichen Probleme wie vor 20 Jahren auch heute noch. Die Technologie hat sich so weit verbreitet, dass sich die Benutzer zur Erledigung ihrer täglichen Aufgaben bei mehr Anwendungen als je zuvor anmelden müssen. Folglich war der Bedarf an Workflow-Software zur Verbindung von Anwendungen und zur Erfassung von Daten noch nie so groß wie heute. In den nächsten Jahren wird sich die Workflow-Software weiter anpassen, um eine noch größere Bandbreite an Geschäftsprozessen zu automatisieren. Behalten Sie die Workflow-Softwarebranche im Auge, denn sie entwickelt sich weiter, um Lösungen für eine größere Bandbreite von Workflow-Problemen zu bieten.
