Die Prozesskartierung ist eine Methode, die von Fachleuten, die an der analytischen Prozessverbesserung arbeiten, häufig verwendet wird. Der erste Schritt besteht darin, die Inputs, Interaktionen, Ergebnisse und Personen, die an den Abläufen und der Entscheidungsfindung in einer Organisation beteiligt sind, zu konzeptualisieren und durch Aufzeichnung und Beobachtung realistischer Abläufe Prozess-Engpässe, Musterbrüche und Fortschrittsoptionen zu identifizieren.
Die Nützlichkeit der Prozesskartierung hängt jedoch vom persönlichen Verständnis des Anwenders ab. In einem Projekt kann die Prozesskartierung beispielsweise dazu dienen, Kernprozesse detailliert zu beschreiben und nicht wertschöpfende Vorgänge zu definieren, um den Fortschritt zu beschleunigen. In einem anderen Szenario könnten die Fachleute die zugrundeliegenden Probleme, die sie angehen wollten, nicht verstehen.
Sie müssen zunächst lernen, warum Prozesslandkarten nützlich sind, um zu erkennen, was schief gehen könnte.
In der Tat kann eine Prozesskarte zeigen, wie eine bestimmte Aufgabe ausgeführt wird. Ähnlich wie ein Flussdiagramm, mit dem Unterschied, dass sie mehrere Ungewissheiten zulässt. Ein Mitarbeiter kann z. B. auf Schritt 5 stoßen und muss je nach den Ergebnissen des Schritts eine Entscheidung zwischen den Schritten 5.1 oder 5.2 treffen. Dies ist einer der Hauptvorteile dieser Methode der Abbildung.
Da Sie nun wissen, warum Prozesslandkarten für Ihr Unternehmen so wichtig sein können, sind Sie bereit, tiefer in diese beliebte Methode der Abbildung von Fehlern einzutauchen, die Einzelpersonen im Allgemeinen machen, wenn sie sie erstellen.
Falsches Prozessmapping: 7 häufige Workflow-Fehler
1. Schlechte Informationen
Wenn Arbeitsabläufe vernachlässigt werden, wird veraltetes Material verwendet, und die Standards werden unklar. Es besteht kein Zweifel, dass ein schlecht kommunizierter Prozess implodieren wird. Mit unhaltbaren Praktiken kann kein Unternehmen überleben, und ein Mangel an Kommunikation ist genau das: Dysfunktional.
Durch präzise Dokumentenerstellung und Workflow-Automatisierung können die Dinge richtig angepackt werden. Teammitglieder können dann Aktualisierungen und bevorzugte Benachrichtigungen in Echtzeit erhalten. Zu den vielen Vorteilen der Automatisierung gehört, dass der Einzelne nur über seine eigenen Aufgaben informiert wird und nicht mit irrelevanten Informationen überflutet wird - so bleiben die Kommunikationskanäle offen und konzentriert.
Die Dokumentenerstellung verbessert das Verfahren nur, indem sie die neuesten Daten für die damit verbundene Verwendung abruft. Beide Programme arbeiten zusammen, um Kommunikationsdefizite zu beseitigen und praktikable Verfahren zu fördern.
2. Zu viel Aufmerksamkeit auf das, was man nicht tun sollte
Konzentrieren Sie sich nicht zu sehr darauf, den Mitarbeitern zu sagen, was sie nicht tun sollen. Anweisungen, die sich auf die Gebote und Verbote konzentrieren, führen in der Regel zu großer Verwirrung bei den Mitarbeitern. Für den Empfänger ist eine konstruktive Sprache viel einfacher und weniger anfällig für Fehlinterpretationen. Auch wenn für einen Arbeitsplatz Warnungen erforderlich sein können, insbesondere wenn eine schlecht geführte Arbeit gefährlich ist, sollten die Sprache und die Anweisungen generell positiv sein.
Viele von uns haben dieses Szenario bereits erlebt: Ein Unternehmen kauft eine fantastische neue technologische Lösung und führt die neue Software ein, bevor es die Schlüsselprozesse des Unternehmens und die Personen, die damit zu tun haben, überhaupt untersucht hat. Das Ergebnis? In den meisten Fällen kann das Projekt nicht halten, was es verspricht - es überschreitet das Ausgabenlimit, die Verwaltung dauert viel länger als erwartet, oder die ursprünglichen Ziele des Unternehmens werden nicht erreicht.
Selbst wenn sich die Dinge positiv entwickeln, fühlt sich die neue Lösung wie die Technologie an, die sie eigentlich ersetzen sollte. Die Mitarbeiter beginnen sich zu fragen, warum alle diese verwirrenden Prozesse durchlaufen mussten, die einfach nicht so effizient sind wie das alte System. Doch was ist wirklich passiert? In den meisten Fällen hat das Unternehmen es versäumt, seine zugrunde liegenden Prozesse zu überprüfen und zu verbessern.
3. Konzentration auf jedes kleine Detail, bevor der Kontext betrachtet wird
Die Menschen sind in der Regel bestrebt, ein neues Projekt in Angriff zu nehmen - vor allem eines, das auf eine allgemeine Prozessverbesserung abzielt. KMU stehen
bereit, ihre Prozesse und deren Durchführung zu vermitteln. Vielleicht verfügt Ihr Unternehmen sogar über eine Reihe von Prozessen, die im Rahmen einer früheren Initiative erstellt wurden.
Vor diesem Hintergrund kann sich die Planung schnell auf diese Art von Details beschränken, ohne dass der Beziehung zwischen den einzelnen Prozessen und dem jeweiligen Kontext Beachtung geschenkt wird. Was also den Kontext betrifft, so müssen alle beteiligten Teammitglieder von demselben Verständnis des Gesamtkontextes ausgehen. Ist dies nicht der Fall, kann das Projekt leicht ins Stocken geraten.
4. Veraltete Prozesslandkarten
Was die Prozessabbildungssysteme betrifft, so sollten sie immer auf die neueste Version aktualisiert werden. Was heute funktioniert, kann in Zukunft nicht mehr so effizient sein. Die heutigen rechtlichen Strukturen und Vorschriften werden sich in Zukunft wahrscheinlich ändern. Außerdem kann die Art und Weise, wie ein Auftrag bearbeitet wird, je nach verwendetem Werkzeug variieren.
Warum werden die Prozesslandkarten nicht häufiger aktualisiert? Wahrscheinlich, weil es keine Person gibt, die dafür zuständig ist, sie auf dem neuesten Stand zu halten. Oder es wurden nicht genügend Ressourcen zugewiesen, um sicherzustellen, dass die Prozesslandkarten so aktuell wie möglich sind.
5. Die Prozesslandkarten werden zu kompliziert, um von jedem verstanden zu werden
Niemand weiß, wer für die Aktualisierung der Karten zuständig sein soll. Wie lautet die Antwort? Stellen Sie sicher, dass die Prozesslandkarten ein lebendiges Instrument sind, das aktualisiert wird. Bestimmen Sie eine Person, die für die Verwaltung der Prozesslandkarten verantwortlich ist. Versenden Sie außerdem Erinnerungen, um die Karten regelmäßig zu überprüfen. Gestalten Sie die Karten so klar wie möglich.
6. Keiner weiß, welche Rolle er spielen soll
Was die Prozesslandkarten und die Teammitglieder betrifft, muss jemand eine Führungsrolle übernehmen. Selbst wenn es teamübergreifende Verantwortlichkeiten gibt, muss jemand die Verantwortung übernehmen und alle anderen zu den gewünschten Ergebnissen führen. Ohne Erfahrung können selbst Analysten die Bedeutung einer Führungsrolle bei der Steuerung der anstehenden Aufgaben übersehen.
Zusammenfassend
Arbeitsabläufe sind im Geschäftsleben weit verbreitet, und dennoch kommt es immer wieder zu den gleichen Ungereimtheiten. Wenn diese häufigen Fehler nicht behoben werden, kann das Unternehmen viel Zeit, Arbeitsqualität und Produktivität verlieren.
Zeit wird auch durch schlechten Informationsaustausch und unzureichende Vorbereitung verschwendet. Wenn keine neuen Daten hinzugefügt werden können, leidet die Qualität des gesamten Arbeitsablaufs. Und wenn das Ende nicht in Sicht ist, sinkt die Arbeitsmoral.
Diese Art von Fehlern erfordert Zeit, Geld und Konzentration, um sie effizient zu beheben. Unternehmen, die wissen, wie sie häufige Workflow-Fehler beheben können, profitieren jedoch von besseren Prozessen und besseren Ergebnissen. Auch wenn einige dieser Fehler schwer zu beheben sind, lohnt sich die Behebung dieser Fehler immer.
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