Die Abbildung von Prozessen ist entscheidend für effiziente Abläufe. Diese Karten bieten eine visuelle Darstellung der erforderlichen Inputs und Outputs, verbessern die Kommunikation mit den Beteiligten und erleichtern die Verwaltung der Prozesse von Anfang bis Ende. Viele Unternehmen nutzen Prozesslandkarten für kontinuierliche Verbesserungsmaßnahmen, indem sie den Fluss verfolgen, um Ineffizienzen zu ermitteln.
Führungskräfte glauben oft, dass die Prozessdarstellung die einzige Komponente der Prozessdokumentation ist, was jedoch nicht ganz richtig ist. Die Prozessabbildung ist nur ein Teil einer umfassenden Prozessdokumentation.
Steigerung der Effektivität von Prozesslandkarten durch unterstützende Dokumentation
Prozesslandkarten sind zwar sehr effektiv bei der Darstellung von Prozessabläufen, können aber nicht alle für den Prozessabschluss erforderlichen Informationen zusammenfassen. Einige der fehlenden Informationen sind:
- Workflow-Unterbrechungen - Engpässe und Ausnahmen werden auf Prozesslandkarten nicht angezeigt.
- Zuständigkeit - Papierpläne zeigen im Allgemeinen kein klares Bild davon, wer für welche Aufgaben und Aktivitäten zuständig ist. Dies führt zu Problemen bei der Zuständigkeit und erschwert das Aufspüren von Engpässen im Prozess.
- Zeitaufwand - Der Zeitaufwand, den die Benutzer für die Erledigung von Aufgaben benötigen, ist aus den Prozesslandkarten nicht ersichtlich, so dass es schwieriger ist, Fristen abzuschätzen. Dies erschwert auch die Feststellung, ob Verlangsamungen durch einen bestimmten Mitarbeiter oder eine bestimmte Abteilung verursacht werden.
- Informationsflüsse - Ein wichtiger Faktor bei der Prozessentwicklung ist es, zu verstehen, wie die Mitarbeiter die Ressourcen finden und nutzen, die sie zur Erledigung der ihnen zugewiesenen Aufgaben benötigen. Die Zugänglichkeit und Verfügbarkeit von Informationen kann jedoch nicht auf Prozesslandkarten dargestellt werden.
Die Dokumentation dieser zusätzlichen Komponenten vermittelt ein vollständiges Bild des Arbeitsablaufs und ermöglicht es, Ineffizienzen zu erkennen und Verbesserungen vorzunehmen. Eine unterstützende Dokumentation gewährleistet außerdem vollständige und präzise Prozessabbildungen.
Erste Schritte in der Prozessdokumentation
Das Hauptziel der Prozessaufnahme besteht darin, ein klares Verständnis der derzeitigen Methoden zu gewinnen. Dies führt zur Identifizierung von Bereichen, in denen der Prozess verbessert werden kann. Die Ergänzung von Prozesslandkarten durch zusätzliche Dokumentation bringt das gesamte Bild in den Fokus. Zu den bewährten Verfahren für die Prozessdokumentation gehören:
- Befragung aller Personen, die an prozessbezogenen Aufgaben und Aktivitäten beteiligt sind, sowie der Personen, die in das Prozessergebnis investiert sind. Die Befragung aller Beteiligten hilft bei der Klärung der Details und bietet die Möglichkeit, die Verantwortlichkeiten für jede Aufgabe klar zu definieren.
- Verfolgung von Prozessausnahmen, ohne sich zu sehr in der Aufzeichnung aller Möglichkeiten zu verlieren. Die Fähigkeit, Prozessausnahmen vorherzusagen, ist für die termingerechte Lieferung von Produkten und Dienstleistungen unerlässlich, aber jede Ausnahme detailliert zu erfassen, macht die Sache nur noch komplizierter.
Planung für Workflow-Verbesserungen
Nachdem Sie die aktuellen Prozesse vollständig dokumentiert haben, besteht der nächste Schritt darin, Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu ermitteln. Bei der Planung von Prozessänderungen sollten Sie die folgenden Punkte beachten:
- Was ist die Vision Ihres Unternehmens? Was sind die Ziele Ihres Unternehmens? Wenn Sie den Erfolg Ihrer Prozesse an den Unternehmenszielen messen, erhalten Sie einen Anhaltspunkt für Verbesserungen. Prozesse, die nicht zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen, sind gute Kandidaten für Veränderungen.
- Bringt der Prozess bei der Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen an den Kunden einen Mehrwert? Definieren Sie bei der Überprüfung jeder Aufgabe ihre Rolle in der Wertschöpfungskette. Die Betrachtung der Aufgaben durch diese Linse trägt zur Rationalisierung des gesamten Prozesses bei, da Sie die Möglichkeit haben, unnötige, wertmindernde Aktivitäten zu eliminieren. Auf diese Weise lassen sich die Kosten senken und die Gewinne des Unternehmens steigern.
- Wie plant die Organisation, diesen Prozess in Zukunft zu verbessern? Überlegen Sie, wie Aktivitäten und Aufgaben in Ihren aktuellen Prozessen durch verfügbare Software unterstützt oder automatisiert werden können. Markieren Sie diese Aufgaben bei der Organisation der Prozessdokumentation, damit sie leicht auffindbar sind, sobald Software-Upgrades oder die Implementierung neuer Plattformen abgeschlossen sind.
Verwendung der Prozessdokumentation zur Abbildung Ihres Workflows
Das Sammeln von Prozessdokumentation vereinfacht die Aufgabe der Abbildung von Arbeitsabläufen, indem alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort zusammengeführt werden. Bei der Dokumentation des Prozesses sollten Sie beispielsweise die Rollen der einzelnen Prozessbeteiligten definieren, alle während des Arbeitsablaufs durchgeführten Aufgaben und Aktivitäten aufzeichnen und das erwartete Ergebnis nach Abschluss des Prozesses festlegen. Wenn Sie diese Informationen zur Hand haben, bedeutet das Mapping Ihres Prozesses einfach, dass Sie diese Elemente organisieren, um ein optimiertes Bild der Abläufe während des Prozesses zu zeichnen.
- Nachdem Sie in der Dokumentationsphase alle Prozessbeteiligten befragt haben, sollten Sie ein solides Verständnis davon haben, was die einzelnen Benutzer tun. Nutzen Sie diese Informationen, um die Prozessaktivitäten nach einzelnen Benutzern zu gruppieren und dann jede Aktivität in spezifische Aufgaben zu unterteilen.
- Es besteht keine Notwendigkeit, Ausnahmen explizit in die Prozessabbildung aufzunehmen. Wenn eine Ausnahmesituation eintritt, ist der Benutzer, der die Verantwortung für diesen Teil des Prozesses hat, für die Lösung des Problems verantwortlich. Eine unterstützende Dokumentation kann hilfreich sein, wenn es darum geht, wie bestimmte Ausnahmen gehandhabt werden sollten.
- Nach Fertigstellung der Prozesslandkarte sollte eine klare visuelle Darstellung vorliegen, die verdeutlicht, wie jede Aktivität auf der letzten aufbaut, um von Anfang bis Ende einen Mehrwert für die Kunden zu schaffen. Aus der Karte geht hervor, ob der Prozess den Auftrag des Unternehmens direkt unterstützt. Wenn nicht, bietet sie Klarheit darüber, welche Aktivitäten aktualisiert oder ganz abgeschafft werden sollten.
Im Kern sind Prozesslandkarten eine visuelle Zusammenfassung der Informationen, die in der Prozessdokumentation zu finden sind. Diese Karten sollen darstellen, was an der Oberfläche von Prozessen passiert, ohne auf die Details einzugehen, wie der Prozess im Hintergrund funktioniert.
Ordnungsgemäße Dokumentation einbeziehen
Die ordnungsgemäße Dokumentation von Prozessen kann ein leistungsfähiges Instrument sein, um die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen klar zu definieren und eine Grundlage für die Erstellung umfassender, genauer Prozesslandkarten zu schaffen. Darüber hinaus zeigt die Dokumentation die Rolle jedes Beteiligten und den Gesamtwert auf, den die Prozesse für das Unternehmen und seine Kunden haben.
Zusammen bilden Prozessdokumentation und -abbildung die Grundlage für die Schaffung rationalisierter, profitabler Arbeitsabläufe. Mit beidem lassen sich Ineffizienzen verringern und überflüssige Aufgaben und Verzögerungen aufspüren. Sie helfen bei der Organisation und der Festlegung der Verantwortlichkeiten für Aktivitäten, um einen reibungslosen Prozessablauf zu gewährleisten. Hier finden Sie weitere nützliche Tipps zum Process Mapping
