In unserer Serie über die Modellierung von Geschäftsprozessen haben wir erläutert, wie die Prozessmodellierung das Geschäft optimieren kann, indem sie verbesserungswürdige Bereiche identifiziert und geeignete Maßstäbe für den Erfolg setzt.
Im letzten Beitrag unserer Serie wird erörtert, wie die Prozessmodellierung nicht nur zur Lösung von Problemen und zur Behebung von Mängeln in Geschäftsprozessen eingesetzt werden kann, sondern auch zur Optimierung von Prozessen, um Unternehmen einen Vorteil gegenüber ihren Wettbewerbern zu verschaffen.
Prozessmodellierung: Was wir bis jetzt gelernt haben
Die Abbildung und Modellierung von Geschäftsprozessen ebnet den Weg zur Prozessoptimierung, indem sie einen umfassenden Einblick in die Geschäftsprozesse ermöglicht. Die detaillierten Informationen und die erhöhte Transparenz, die durch die Prozessmodellierung bereitgestellt werden, geben dem Management die Mittel an die Hand, um die Leistung der Mitarbeiter und die Ressourcenzuweisung zu messen. Die Überwachung des Betriebs mithilfe von Prozessmodellen liefert auch Daten darüber, wie die Prozesse normalerweise funktionieren. Dies hilft den Führungskräften bei der Festlegung von KPIs und Benchmarks, die zur Messung der Prozessverbesserung und zur Umsetzung des Änderungsmanagements verwendet werden. Es hilft auch dabei, einen Standard für die Arbeitsabläufe festzulegen, damit die Mitarbeiter die Aufgaben einheitlich auf die gleiche Weise erledigen.
Von der Prozessverbesserung zur Prozessoptimierung
Die letzte Frage, die bleibt, ist, wie Unternehmen diese Informationen nutzen können, um über die bloße Reparatur von Prozessen hinauszugehen und eine Optimierung zu erreichen, um der Konkurrenz voraus zu sein. Wie bereits in dieser Serie erwähnt, können Unternehmensleiter Schritte zur Prozessoptimierung unternehmen, indem sie erreichbare Ziele setzen. Anhand des Prozessmodells können Führungskräfte die einzelnen Elemente des Prozesses als Ganzes betrachten. Häufige Kandidaten für eine Prozessoptimierung sind:
- Mitarbeitereffizienz - Wird die Effizienz durch Anreize für bestimmte Verhaltensweisen und Aktivitäten der Mitarbeiter verbessert?
- Ressourcenzuweisung und -beschaffung - Wo werden die Ressourcen eingesetzt? Setzen die Mitarbeiter die Ressourcen effizient ein? Reichen die verfügbaren Ressourcen aus, um die anstehende Aufgabe zu erledigen?
- Behandlung und Reduzierung von Ausnahmen - Warum treten Ausnahmen auf? Können sie schneller behoben werden? Können Ausnahmen gänzlich vermieden werden?
Um mit der Beantwortung dieser Fragen zu beginnen, können Unternehmensleiter ihre Prozessmodelle und KPIs heranziehen, um festzustellen, wo Investitionen die größte Wirkung haben würden. Da Prozessmodelle die Beziehung zwischen Input und Output verdeutlichen, können Unternehmensleiter die Auswirkungen von Investitionen auf das Prozessergebnis erkennen. So lässt sich leichter erkennen, welche Bereiche im Hinblick auf die niedrigsten Kosten optimiert werden sollten. Anschließend können die Führungskräfte anhand von KPIs die Auswirkungen von Änderungen oder neuen Investitionen in den Prozess erkennen. Die Kosten für die Prozessoptimierung sind nicht nur geringer, sondern Änderungen sind auch weniger riskant. Prozessmodelle erleichtern die Analyse und Vorhersage der Auswirkungen von Investitionen und verringern so das Risiko.
Mit Workflow-Optimierung den Mitbewerbern voraus
Nachdem Unternehmen ihre Prozesse standardisiert und Optimierungspunkte festgelegt haben, können sie kontinuierlich Änderungen an den Prozessen vornehmen. Die Freiheit zur Innovation, die die Prozessmodellierung bietet, ist ein wichtiger Faktor, um der Konkurrenz voraus zu sein. Im Zuge des technologischen Fortschritts gibt die Prozessmodellierung Aufschluss darüber, welche neuen Tools und Anwendungen für die Prozessoptimierung von Vorteil sind. Mit Hilfe von Prozessmodellen kann das Management feststellen, ob eine neue Technologie in die bestehenden Prozesse passt. Wenn der Nutzen die Kosten nicht wert ist, vermeiden Unternehmen die Verschwendung von Geld für teure, aber im Grunde nutzlose Spielereien. Damit sind sie der Konkurrenz, die sich für Fehlinvestitionen entscheidet, einen Schritt voraus.
Die mit Hilfe von Prozessmodellen gewonnenen Daten lassen auch den Schluss zu, dass eine neue Technologie zu einer erheblichen Produktivitätssteigerung führen könnte. Bei der Kosten-Nutzen-Analyse helfen Prozessmodelle dem Management herauszufinden, wo oder wie eine neue Technologie den größten Nutzen bringen kann. Anhand von Daten, die aus standardisierten Prozessen generiert werden, kann das Management genauere Prognosen für Einsparungen erstellen. Auf diese Weise stützen sich die Entscheidungen der Führungskräfte auf harte Daten, wodurch Vermutungen und Risiken reduziert werden. Nach der Anschaffung neuer Ressourcen können die Führungskräfte mithilfe von Prozessmodellen und KPIs die Rentabilität ihrer Investitionen überwachen. Der Zyklus der Überwachung von Verbesserungen und der Analyse von Ergebnissen führt im Laufe der Zeit zu einer ständigen Prozessoptimierung, die Unternehmen einen Vorsprung vor der Konkurrenz verschafft.
Los geht's
Nachdem wir nun erklärt haben, warum Geschäftsprozessmodellierung gut für das Geschäft ist, ist es an der Zeit, aus erster Hand zu erfahren, wie die BPM-Suite von ProcessMaker Ihrem Unternehmen zu mehr Effizienz verhelfen kann. Klicken Sie hier um Ihre persönliche Demo zu vereinbaren.
