Einer der Hauptvorteile eines automatisierten Arbeitsablaufs ist die Zeitersparnis. Wie spart ein Workflow Zeit? Er nutzt eine Reihe von aufeinander folgenden Prozessen oder Schritten, die ohne manuelles Eingreifen ausgeführt werden können - es entsteht also ein Fluss. Bei der Automatisierung kommt die Digitalisierung hinzu, die die Geschwindigkeit und Genauigkeit erhöht.
Wenn der Zeitaufwand für die Erledigung einer Aufgabe reduziert wird, haben die Mitarbeiter mehr Zeit, sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren. Bei einem automatisierten Arbeitsablauf wird jede Aufgabe sofort ausgelöst, wenn die vorherige Aufgabe abgeschlossen ist. Daher werden die richtigen Schritte in der richtigen Reihenfolge ausgeführt, und die Mitarbeiter können sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren.
Tieferer Einblick in den Arbeitsablauf
Vereinfacht ausgedrückt ist ein Workflow die Verwaltung und die damit verbundenen Prozesse einer wiederholbaren Geschäftsaufgabe. Achten Sie auf das Wort "wiederholbar", denn ein Workflow wird zur Ausführung von Aufgaben verwendet, die eine kontinuierliche Bereitstellung erfordern.
Um Ihnen eine bessere Vorstellung davon zu vermitteln, wie dies funktioniert, lassen Sie uns ein praktisches Beispiel anführen: die Einarbeitung von Mitarbeitern. Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, müssen Sie ihm erklären, wie das Unternehmen funktioniert, welche Aufgabe er hat und so weiter.
Wenn Sie z. B. einen neuen Mitarbeiter einstellen, haben Sie wahrscheinlich bereits eine Reihe von Aufgaben erledigt, um ihn auf den Weg zu bringen, wie z. B. die Anforderung eines Lebenslaufs, die Vereinbarung eines Telefoninterviews, die Vereinbarung eines persönlichen Gesprächs, die Bewertung seiner Fähigkeiten und Erfahrungen im Vergleich zu anderen potenziellen Mitarbeitern, die Durchführung einer Hintergrundprüfung, die Erstellung von Steuer- und Beschäftigungsdokumenten für die elektronische Unterschrift, die Aushandlung des Gehalts- und Sozialleistungspakets und so weiter.
Wenn man an Arbeitsabläufe denkt, denkt man oft an Software zur Verwaltung von Arbeitsabläufen. Sie könnten zwar eine Abfolge von Aufgaben aufschreiben, aber das würde nur ungenutzt auf Ihrem Blatt Papier stehen. Der erste Schritt ist jedoch, sich vorzustellen, wie Ihr Arbeitsablauf beginnen und enden soll. Dazu können Sie ein Workflow-Diagramm erstellen, das Ihnen auch dabei helfen kann, potenzielle Engpässe zu erkennen und zu beseitigen. Mit einem Workflow-Diagramm können Sie auch Ihre Aufgaben viel effizienter organisieren.
Denken Sie an die wiederholbaren Aufgaben, die ausgeführt werden müssen, an die Anzahl der erforderlichen Schritte und daran, wer dafür verantwortlich ist, dass sie ausgeführt werden. Bevor Sie Ihren Prozess in einem BPMN-Modellierer entwerfen, sollten Sie mit einem Workflow-Diagramm beginnen, um sicherzustellen, dass Sie alles berücksichtigt haben.
Die Komponenten, aus denen sich Ihr Arbeitsablauf zusammensetzt
Jeder Arbeitsablauf hat eine Reihe von Komponenten, aus denen sich das Ganze zusammensetzt. Hier sind sie in keiner bestimmten Reihenfolge:
- Aktivitäten: Welche Aufgaben werden während des gesamten Arbeitsablaufs ausgeführt?
- Akteur/en: Wer trägt die Verantwortung für die Durchführung der Aufgaben?
- Ergebnisse: Wie sieht das Endergebnis aus?
Erstellen Sie den Arbeitsablauf
Wie bei allen anderen Dingen auch, gibt es ein paar grundlegende Schritte, um die Relevanz Ihres Workflow-Diagramms zu gewährleisten. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.
Schritt 1: Welche Aufgabe möchten Sie als Arbeitsablauf einrichten? Ist sie wiederholbar? Holen Sie sich Hilfe von dem/den Akteur(en), der/die sie normalerweise ausführt/ausführen.
Schritt 2: Überlegen Sie gemeinsam mit dem/den Akteur(en), welche Aufgaben einbezogen werden müssen und welche Prozesse unter dem Gesichtspunkt der Effizienz entfallen können. Besprechen Sie dann Ihre Erwartungen an die Ergebnisse.
Schritt 3: Zeichnen Sie jeden Prozess bis ins kleinste Detail auf. Wenn Sie dies tun, werden Sie beginnen, die Aufgaben, die verschwenderisch sind, klar zu visualisieren und können sie entweder beseitigen oder die Aufgabe auslagern, um die Effizienz zu verbessern.
Schritt 4: Schätzen Sie grob ab, wie viel Zeit jede Aufgabe in Anspruch nehmen würde. Zu diesem Zeitpunkt haben Sie noch keine Erfahrung. Sobald Sie Ihren Arbeitsablauf in Gang gebracht haben, können Sie diesen Abschnitt Ihres Diagramms aktualisieren.
Schritt 5: Setzen Sie alle Teile zusammen, um Ihr Workflow-Diagramm zu erstellen. Achten Sie darauf, dass Sie die wichtigsten Komponenten einbeziehen - den/die Akteure, die Aktivitäten und die erwarteten Ergebnisse.
Denken Sie daran, dass Ihr Workflow-Diagramm nicht statisch ist. Es sollte ein Dokument sein, das sich weiterentwickelt. Verfeinern Sie die Prozesse weiter, wenn Sie vorankommen, mehr lernen und Ihre Ziele ändern. Sobald Sie fertig sind, können Sie Ihren Prozess in einer BPMN 2.0-Software entwerfen, in der Ihre Arbeitsabläufe ausgeführt werden können.
Halten Sie die Technologie zunächst einfach
Wenn Sie bereit sind, Ihre Arbeitsabläufe zu digitalisieren, ist es wichtig, mit einer organisatorischen Selbsteinschätzung zu beginnen. Die Möglichkeiten, die sich mit der neuen Software eröffnen, sind vielleicht sehr aufregend, aber Sie müssen Ihre Erwartungen realistisch halten. Darüber hinaus sollten Sie eine Softwarelösung wählen, die Ihren Erwartungen und Ihrem Budget entspricht. Wenn Sie noch nie mit Workflow-Software gearbeitet haben, kann dies anfangs überwältigend sein. Gehen Sie es langsam an und fangen Sie klein an. Beginnen Sie mit einem einfachen Prozess und gehen Sie von dort aus weiter. Machen Sie sich mit den Abläufen vertraut, bevor Sie eine vollständige Einführung vornehmen. Geben Sie auch Ihren Akteuren Zeit, sich an die Software zu gewöhnen.
Berücksichtigung der manuellen Prozesse
Dies ist ein wichtiger Abschnitt, denn bei Workflows geht es darum, manuelle Prozesse effizienter zu gestalten. Wo sind die niedrig hängenden Früchte? Für welche manuellen Prozesse benötigen Ihre Mitarbeiter die meiste Zeit? Welche manuellen Prozesse hindern Ihre Mitarbeiter daran, sich auf ihre übergeordneten Aufgaben zu konzentrieren? Mit diesen Prozessen sollten Sie bei der Einführung von Workflow-Software beginnen.
Anstelle der Dateneingabe können Sie jetzt Aufgabenauslöser verwenden. Im Gegensatz zu manuellen Übergaben können Sie die Arbeitslast ausgleichen und/oder die Arbeit automatisch verteilen. Sie werden den ROI sofort bemerken, wenn Sie einige Ihrer zeitraubendsten manuellen Aufgaben automatisieren.
Was kommt als Nächstes?
Geben Sie Ihrem Unternehmen und den betroffenen Parteien etwas Zeit, um die allgemeinen Komponenten zu verstehen, aus denen ein Arbeitsablauf besteht und wie er letztendlich funktioniert. Wenn Sie klein anfangen, werden Sie sehen, dass sich immer mehr Möglichkeiten auftun. Dann halten Sie es einfach. Das Ergebnis ist, dass Ihre Prozesse für alle leichter zu befolgen und zu pflegen sind.
