Wenn Sie ein Unternehmen leiten, ist es Ihre Aufgabe, Ihre Bilanzen in Ordnung zu halten. Für jeden erfolgreichen Unternehmer ist es wichtig zu wissen, wo er Ressourcen wie Zeit und Geld einsparen und gleichzeitig die Effizienz maximieren kann. Die Prozessverbesserung hilft Unternehmen, genau das zu tun.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie die Prozessverbesserung Ihrem Unternehmen zu einer flexibleren, agileren, kostengünstigeren und produktiveren Arbeitsweise verhelfen kann.
Was ist Prozessverbesserung?
Bei der Verbesserung von Geschäftsprozessen geht es darum, bestehende Geschäftsprozesse zu identifizieren, zu analysieren und zu verbessern, um die Leistung zu optimieren, Best-Practice-Standards zu erfüllen oder einfach die Qualität und das Benutzererlebnis für Kunden und Endbenutzer zu verbessern. Einfach ausgedrückt, geht es darum, Ihr Unternehmen zu betrachten und herauszufinden, wie Sie Dinge besser machen können.
Die Prozessverbesserung zielt auf die Beseitigung von Schwachstellen oder Engpässen im Geschäftsbetrieb ab. Indem Sie diese Schwachstellen identifizieren, helfen Sie Ihrem Unternehmen, Folgendes zu erreichen:
- Verkürzung der Prozessabwicklungszeit
- Verbesserung von Prozesseffizienz und Qualität
- Vergeudete Anstrengungen beseitigen
- Verringerung der Reibung in Geschäftsprozessen
- Einhaltung von Vorschriften
Letztlich ist die Prozessverbesserung eine Möglichkeit für Ihr Unternehmen, das Beste zu erreichen, was es sein kann. Ohne sie wäre Innovation fast unmöglich.
Die Vorteile der Prozessverbesserung
Die erfolgreiche Umsetzung von Prozessverbesserungstechniken in Ihrem Unternehmen wird sich positiv auf Organisation, Flexibilität und Produktivität auswirken. Im Einzelnen hat sich gezeigt, dass die Prozessverbesserung in Unternehmen Folgendes verbessert:
1. Die Produktqualität
2. Kundenzufriedenheit
3. Kundentreue
4. Erhöhte Transparenz und Verantwortlichkeit der Arbeit der Mitarbeiter
5. Entwicklung der Fähigkeiten der Mitarbeiter
6. Wirtschaftliche Effizienz
7. Erhöhter Gewinn
Ohne einen geeigneten Plan werden Ihre Bemühungen zur Prozessverbesserung scheitern. Brauchen Sie Hilfe für den Anfang? Befolgen Sie die folgenden sieben Schritte:
- Abbildung des Prozesses
Wenn Sie einen Prozess ausgewählt haben, den Sie verbessern wollen, stellen Sie die aktuellen Schritte mit Diagrammen dar, um den Prozess als Ganzes zu sehen. Dies hilft Ihnen, verbesserungsbedürftige Bereiche zu finden.
- Analysieren Sie den Prozess
Nachdem Sie den Prozess skizziert haben, sehen Sie sich jeden Schritt genauer an. Verwenden Sie dasselbe Diagramm wie beim ersten Schritt, um festzustellen, wo Probleme auftreten. Achten Sie auf Stellen, an denen es zu Verzögerungen kommt oder an denen Sie zu viel Zeit benötigen oder zu viel Geld ausgeben. Dabei ist es wichtig, das Problem bis zur Quelle zurückzuverfolgen. Wie wollen Sie sonst verstehen, woher das Problem kommt oder wo es liegt? Sie müssen herausfinden, welcher Teil des Arbeitsablaufs Engpässe verursacht, um wirklich zu verstehen, wie das Problem zu beheben ist.
- Umgestaltung des Arbeitsablaufs
Dies ist der Zeitpunkt, an dem Sie den Arbeitsablauf tatsächlich neu gestalten, um Änderungen an den zuvor ermittelten Problemen zu berücksichtigen. Es ist ratsam, dies mit den wichtigsten Beteiligten zu tun. Führen Sie ein ehrliches Gespräch mit Ihrem Team über die von Ihnen gefundenen Probleme und darüber, wie Sie diese gemeinsam lösen können. Sprechen Sie mit Ihrem Team über die Probleme, die Sie gefunden haben, und darüber, wie Sie das Problem gemeinsam lösen können. Legen Sie nach dem Brainstorming fest, wie Ihr Team die einzelnen Ideen umsetzen würde, wie lange es dauern würde und welche potenziellen Risiken bestehen.
- Zuweisung der Ressourcen
Welche Interessengruppen müssen Sie ermitteln, um den Wandel herbeizuführen? Denken Sie immer an die Teammitglieder, die am meisten von den neuen Prozessen betroffen sind. Rechnen Sie damit, dass Sie Hilfe von wichtigen Interessengruppen außerhalb Ihrer Abteilung benötigen, aber scheuen Sie sich nicht davor. Wenn Sie sie einbeziehen, ist sichergestellt, dass nichts verloren geht und der Übergang reibungslos verläuft. Nachdem Sie festgestellt haben, wer einbezogen werden soll, teilen Sie ihnen ihre Rolle und die zugewiesenen Ressourcen mit. Erläutern Sie den neuen Arbeitsablauf und wie die Änderung des derzeitigen Arbeitsablaufs dem Unternehmen zugute kommen wird. Die Prozesslandkarten, die Sie zuvor entwickelt haben, verdeutlichen diesen Prozess und können als Referenz für diese Beteiligten dienen. Es ist hilfreich, Pools und Swimlanes hinzuzufügen, um die Rollen und Verantwortlichkeiten abzugrenzen, etwa so:
- Entwicklung eines Durchführungsplans
Nun ist es an der Zeit, einen Umsetzungsplan zu erstellen. Dieser sollte so detailliert wie möglich sein. Sie sollten die Teammitglieder aus dem vorherigen Schritt in Ihren Plan einbeziehen. Führen Sie die spezifischen Aufgaben auf, an denen jede Ihrer Ressourcen arbeiten wird, um Verwirrung zu vermeiden. Erstellen Sie anschließend einen Zeitplan, der den Beginn und das Ende jeder Aufgabe angibt. Die Erstellung eines detaillierten Plans zur Prozessimplementierung hilft Ihnen, Ihren Plan genau auszuführen.
- Ausführen, aber nicht vergessen, auch zu kommunizieren
An dieser Stelle können Sie mit der Umsetzung Ihres Plans beginnen. Vor der Ausführung müssen Sie diesen Plan allen wichtigen Beteiligten mitteilen. Denken Sie daran: Wenn Sie Ihr Team an den neuen Prozess erinnern, verringert sich die Wahrscheinlichkeit von Widerständen gegen Veränderungen, die häufig auftreten, wenn in einem Unternehmen eine neue Vorgehensweise eingeführt wird. Sobald alles kommuniziert ist, halten Sie sich an den von Ihnen erstellten Plan.
- Überwachen und optimieren
Vergessen Sie nicht, Ihre Prozesse auch nach der Einführung noch zu verbessern. Sie müssen sicherstellen, dass die Mitarbeiter den neuen Arbeitsablauf befolgen, indem Sie den neuen Prozess und seine Ergebnisse genau überwachen. Andernfalls haben Sie keine Möglichkeit, Key Performance Indicators (KPIs), d. h. echte Fortschritte, zu messen. Wenn es zu Engpässen kommt, sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Team herausfinden, wie diese überwunden werden können. Wenn Sie Ihre Arbeitsabläufe auch nach der Einführung weiter verbessern, können Sie sicher sein, dass Ihre Bemühungen zur Prozessverbesserung nachhaltig und langfristig erfolgreich sind.
Zusammenfassung
Die Verbesserung Ihrer Prozesse beginnt mit einem Blick auf die Makroebene Ihres Unternehmens. Im Falle der Prozessverbesserungstechniken, die im Geschäftsprozessmanagement zu finden sind, bietet BPM den Rahmen und die Strategie für eine größere Geschäftseffizienz. Die Prozessverbesserung ist die eigentliche Praxis der Verbesserung von Arbeitsabläufen, die Teil einer größeren BPM-Strategie sein kann.
Kontinuierliche Prozessverbesserung ist eine Denkweise - kein einmaliges Ereignis, sondern eine kontinuierliche Anstrengung! Eine hervorragende BPM-Lösung berücksichtigt diese Denkweise und verfügt über eine intelligente BPM-Software(iBPM), die vor Ort, in der Cloud oder als hybride Kombination verfügbar ist. Diese hybride Option bietet die beste Möglichkeit, Ressourcen zu schonen und gleichzeitig eine neue Software in einem Unternehmen einzuführen. Das Ergebnis? Ein besseres Geschäft, das durch eine kosteneffektive, organisierte und flexible Geschäftsstrategie gekennzeichnet ist.
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Über ProcessMaker
ProcessMaker ist eine low-code Geschäftsprozessmanagement- und Workflow-Software. ProcessMaker erleichtert die Zusammenarbeit von Business-Analysten mit der IT-Abteilung, um komplexe Geschäftsprozesse zu automatisieren, die Menschen und bestehende Unternehmenssysteme miteinander verbinden. ProcessMaker hat seinen Hauptsitz in Durham, North Carolina in den Vereinigten Staaten und verfügt über ein Partnernetzwerk in 35 Ländern auf fünf Kontinenten. Hunderte von Geschäftskunden, darunter viele Fortune-100-Unternehmen, verlassen sich auf ProcessMaker, wenn es darum geht, ihre Kerngeschäftsprozesse digital zu transformieren, um schnellere Entscheidungen zu treffen, die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern und die Leistung zu steigern.
