Für viele Unternehmen ist es äußerst schwierig, ihre Geschäftsprozesse zu verwalten. Außerdem macht die Automatisierung eines schlechten Prozesses diesen nicht unbedingt besser - sie macht ihn nur kurzfristig weniger kostspielig. Das übergeordnete Ziel sollte darin bestehen, die Prozesse effektiver und effizienter zu gestalten. Unternehmen mit einer prozessorientierten Mentalität arbeiten gezielt an der Verbesserung ihrer Prozesse.
Im Folgenden finden Sie einige Methoden zur Optimierung von Geschäftsprozessen:
- Verbesserung der Arbeitsabläufe
- Abbau von Datensilos und Engpässen
- Anpassungsfähigkeit an veränderte Bedingungen
- Automatisierung des Optimierungsprozesses
Im digitalen Zeitalter müssen Unternehmen eine Strategie verfolgen, die eine umfassende digitale Transformation beinhaltet. Der Einsatz von Technologien für ein effektives Geschäftsprozessmanagement bringt viele grundlegende und unmittelbare Vorteile mit sich, wie z. B:
- Sicherung der Qualität
- Erhöhte Transparenz
- Verringerung von Risiken und potenziellen Risiken
- Effiziente Nutzung der Ressourcen
- Konsistenz
- Einhaltung von Industrievorschriften/Rechtsvorschriften/Behörden
In der Tat ist BPM heute eines der trendigsten Themen im Organisationsmanagement - nur noch übertroffen von der robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA). Dennoch herrscht immer noch die Annahme vor, dass BPM und RPA konkurrierende Methoden sind. Dieser Mythos könnte nicht weiter von der Wahrheit entfernt sein. Tatsächlich können RPA und BPM als Teil einer facettenreichen Lösung zur Prozessoptimierung nahtlos zusammenarbeiten. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.
RPA braucht BPM
Im weitesten Sinne werden bei RPA Bots eingesetzt, um eine menschliche Tätigkeit zu replizieren. Sie sollte jedoch nicht mit künstlicher Intelligenz (KI) verwechselt werden. KI bietet zwar viele Geschäftsanwendungen, aber RPA kann nicht aus Erfahrungen lernen. Darüber hinaus interpretiert RPA keine Bedeutung wie KI. Folglich hilft RPA, den Arbeitsablauf bei sich wiederholenden, niederen Aufgaben zu beschleunigen.
RPA ist nicht dazu gedacht, Menschen vollständig zu ersetzen. Obwohl, laut Gartnerkann RPA am besten genutzt werden, wenn Unternehmen sorgfältig darauf achten, systematisierte Erwartungen zu konfigurieren und festzulegen, wie die Bots als Teil der Automatisierungs- und digitalen Transformationsstrategie eingesetzt werden können.
Als Industrie, Forrester sagt voraus, dass RPA bis 2021 auf 2,9 Milliarden Dollar anwachsen wird. Darüber hinaus glaubt Deloitte, dass innerhalb der nächsten fünf Jahre RPA eine "nahezu universelle" Akzeptanz erreichen wird. RPA kann jedoch keine verfahrenstechnischen Probleme und Arbeitsabläufe lösen, die eine menschliche Entscheidungsfindung erfordern. Andererseits kann RPA eingesetzt werden, um bestehendes BPM noch effektiver zu machen. Ergibt das langsam Sinn? Lassen Sie uns im nächsten Abschnitt ein wenig tiefer einsteigen.
"Die Beziehung zwischen Technologie und Menschen muss sich in Zukunft zum Besseren verändern, und ich denke, dass RPA eines der großartigen Werkzeuge ist, um diesen Wandel zu ermöglichen." - Leslie Willcocks, Professorin für Technologie, Arbeit und Globalisierung an der London School of Economics
Umsetzung der strategischen digitalen Transformation
Wenn Ihr Unternehmen Prozesse optimieren und gleichzeitig Erwartungen erfüllen muss, dann erfordert dies eine Kombination aus zwei Lösungen: RPA und BPM. Wenn sie so konfiguriert sind, dass sie miteinander kommunizieren, können RPA-Prozesse von einem Geschäftsprozess ausgelöst werden. Einfacher ausgedrückt: RPA verschafft Ihrem BPM einen taktischen Vorteil, indem es sich wiederholende Tätigkeiten wie die Erstellung von Abweichungsberichten, das Vorausfüllen von Jahresberichten oder sogar die Verarbeitung von Rabatten automatisiert, während Ihre BPM-Software Aufgaben übernimmt, die mehr Intelligenz und Raffinesse erfordern.
Dies ist äußerst wichtig: Um echte organisatorische Agilität zu erreichen, muss Ihr Unternehmen bereit sein, neue Dinge auszuprobieren, die Ergebnisse zu analysieren und neue Prozesse schnell einzuführen - je nach den Ergebnissen.
Wenn Ihr Unternehmen so weit ist, dass es Experimente belohnt, dann ist es ein wahrer Meister der organisatorischen Agilität geworden. Die Belohnung von Erfindungsreichtum führt nämlich zu einer innovativeren Unternehmenskultur. Ein Teil der organisatorischen Agilität ist der Einsatz von RPA mit Ihren BPM-Prozessen, um sie nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für den Kunden wertvoller zu machen. Wenn Mitarbeiter und Geschäftsprozesse effizienter sind, gewinnen alle.
Randbemerkung: Kennen Sie den Witz, warum der Roboter weggelaufen ist? Lesen Sie weiter, und wir verraten Ihnen den Grund, der Ihnen das Lachen ins Gesicht treibt.
Beispiele für den Einsatz von RPA in Geschäftsprozessen
Eines der vielen Hindernisse, mit denen der Bankensektor konfrontiert ist, ist die subjektive Fassade der Wahrnehmung. Die Öffentlichkeit mag die Automatisierung immer noch als eine Bedrohung für ihre Beschäftigungsfähigkeit ansehen. Viele Banken stellen jedoch fest, dass die Zusammenarbeit zwischen RPA und BPM ihre Mitarbeiter tatsächlich entlastet, damit sie sich mit höherwertigen und sinnvolleren Aufgaben befassen können.
So werden beispielsweise die Aufgaben, die Urteilsvermögen und Kundenkontakt erfordern, weiterhin von Menschen ausgeführt. Die Menschen können sich auf das konzentrieren, was sie am besten können, während die Bots und die Automatisierung sich um die sich wiederholenden Arbeitsaufgaben kümmern.
So können Menschen mit BPM zur Kernvision eines Unternehmens beitragen, während RPA die lästigen Tätigkeiten automatisiert. Wenn sich Ihr Unternehmen an den Wandel anpasst, ergeben sich neue Möglichkeiten, wie die unten aufgeführten:
- Schnellere Entscheidungsfindung
- Verringerung der menschlichen Fehler
- Beseitigung von arbeitsbedingten Belastungen durch sich wiederholende und manuelle Prozesse
Wenn Sie im Finanzwesen tätig sind, dann wissen Sie alles über die Erstellung von Berichten zu gesetzlichen Vorschriften. Sobald Sie BPM eingeführt haben, kann RPA zur automatischen Generierung eben dieser Berichte eingesetzt werden.
Ein weiteres Beispiel wäre die Rationalisierung Ihrer operativen Finanzverfahren und der Einsatz von RPA zur Erledigung einiger sich wiederholender Aufgaben wie dem Herunterladen Ihrer monatlichen Verkaufsdaten.
Sie können RPA aber auch für die Vorbefüllung von Markt- oder historischen Daten verwenden.
Darüber hinaus, eine Bank 85 Bots eingesetzt - in ihren Geschäftsprozessen eingesetzt, um 1,5 Millionen Anfragen pro Jahr zu bearbeiten, was der Arbeitsbelastung von etwa 230 Vollzeitbeschäftigten entspricht.
In den letzten zehn Jahren hat sich die Forderung nach mehr Integrität und Transparenz im Prozess der Kontenabstimmung immer stärker durchgesetzt. In Bezug auf BPM kann ein Unternehmen Software implementieren, um Transaktionsprozesse zu konsolidieren und gleichzeitig einen zentralen Knotenpunkt für die Buchhaltung zu schaffen.
Nichtsdestotrotz ist der Kontenabgleich wahrscheinlich einer der alltäglichsten Prozesse, die von jeder Buchhaltungsabteilung durchgeführt werden. In diesem speziellen Beispiel können Sie RPA in den BPM-Mix einbringen, indem Sie die Datenextraktion aus bestimmten Dokumentationsquellen automatisieren. Eine weitere Option wäre der Einsatz von Bots zum Abgleich von Bestellungen mit den zugehörigen Lieferungen.
Die Möglichkeiten, wie Sie RPA in Geschäftsprozessen einsetzen können, sind wirklich endlos.
RPA kann überall stattfinden
Die gute Nachricht ist, dass RPA Aktivitäten an jeder Stelle des Workflows automatisieren kann. Alles, was Sie tun müssen, ist zu definieren, wie der Prozess beginnt und endet, und die Eingabevariablen einzufügen.
Sie fragen sich wahrscheinlich immer noch, warum der Roboter weggelaufen ist - oder? Weil er einen elektrischen Dosenöffner gehört hat!
Zusammenfassend
Es gibt keinen Grund, warum Unternehmen keinen Erfolg bei der Prozessverbesserung erleben sollten. Mit einer soliden Strategie zur Kombination von RPA und BPM können Prozessspezialisten jetzt proaktiv den Grundstein für eine fruchtbare digitale Transformation legen.
