Die anhaltende Ausbreitung des Coronavirus zwingt Schulen auf der ganzen Welt dazu, den den persönlichen Unterricht auszusetzen. Wir hoffen zwar, dass wir das Coronavirus eindämmen und heilen können, aber es ist hilfreich, einen Notfallplan zu haben, falls Ihr Gebiet potenziell von dem Virus oder einer anderen Infektionskrankheit betroffen ist.
In erster Linie müssen die Universitäten den Umgang mit Papier und Bargeld, den am häufigsten verwendeten und ausgetauschten Elementen an einer Universität, überdenken. CNN Business berichtet, dass Bargeld zu den schmutzigsten Dingen gehört, die Verbraucher anfassen: "Es besteht kein Zweifel, dass wir durch Bargeld Mikroorganismen übertragen", so Paul Matewele, Dozent für Mikrobiologie an der London Metropolitan University, gegenüber CNN Business. "[Studien zeigen] eine Reihe von Dingen, von denen wir nie gedacht hätten, dass sie vorhanden sind."
Die New York Times berichtete, dass an der Iowa State University ein Student sah, wie sein Professor und sein Assistent Handschuhe trugen, als sie die Prüfungen abnahmen: "Sie hatten Angst, sich beim Abgeben der Prüfungen anzustecken", so der Student. Papier ist auch nicht sauberer, Medizinische Nachrichten heute berichtet, dass das Coronavirus auf unbelebten Oberflächen wie Papier für einige Zeit infektiös bleiben kann: "Humane Coronaviren können auf unbelebten Oberflächen bei Raumtemperatur bis zu 9 Tage infektiös bleiben. Bei einer Temperatur von 30°C [86°F] oder mehr ist die Dauer der Persistenz kürzer".
Da die Studierenden nicht mehr auf dem Campus wohnen, ist es für sie wichtig, dass ihr Alltag Struktur und Routine hat. Alise G. Bartley, klinische Assistenzprofessorin im Fachbereich Beratung und Leiterin des Community-Counseling Center an der Florida Gulf Coast University, sagt, dass "sie in der Routine bleiben und das Gefühl haben, dass es einen Zweck gibt, damit sie nicht in Depressionen verfallen". Viele Elemente der akademischen Routine können heute digitalisiert werden, so dass an innovativeren Schulen das Verlassen des Campus nicht mehr zu einem völligen Abbruch des Studiums führt.
Aber wie können Universitäten den Bedarf an Papier und papierähnlichen Produkten eliminieren? Durch die digitale Transformation ihrer papierbasierten Arbeitsabläufe. Mit den richtigen digitalen Werkzeugen und Funktionen zur Workflow-Automatisierung können Sie alle Abläufe auf Ihrem Campus und die Anforderungen an das Workflow-Management digital umgestalten. Durch die Verbindung aller Softwaretools mit der Workflow-Software können sowohl Studierende als auch Mitarbeiter von einer zentralen, cloudbasierten Plattform aus auf verschiedene Ressourcen wie Noten und Anwendungen zugreifen. Das Ergebnis ist, dass niemand bei der Suche nach seinen letzten Aufgaben zurückgelassen wird, und die Lehrkräfte können sich auf ihren Unterricht oder ihre Forschung konzentrieren, da sie von den Kopfschmerzen befreit sind, die durch grundlegende Verwaltungsaufgaben verursacht werden.
Universitäten funktionieren ähnlich wie große Unternehmen. In beiden gibt es komplexe Hierarchien und Interaktionen zwischen mehreren Personen und Abteilungen innerhalb und außerhalb des Unternehmens. Wenn Unternehmen vollständig papierlos arbeiten können, können dies auch Schulen. Universitäten können den Bedarf an Papier eliminieren, indem sie die Digitalisierung von Formularen, Unterschriften und die Erstellung von Dokumenten durch Scannen, digitale Speicherung und Lösungen für elektronische Unterschriften ermöglichen. Dies wird oft als "intelligenter Universitätscampus" bezeichnet. Ein digitaler Arbeitsablauf könnte so aussehen:
- Bewegung von Dokumenten auf dem gesamten Campus über elektronische Workflows
- Ermöglichung der E-Mail-Überprüfung und E-Mail-Genehmigung digitaler Arbeitsabläufe
- Elektronische Akten digital signieren lassen
- Ausfüllen einer Reihe von Formularfeldern durch Extraktion von Informationen aus einer Datenbank
Diese Arbeitsabläufe können abteilungsübergreifend angewendet werden:
- Zulassungen
- Geschäftsstelle
- Überprüfung des Lehrplans
- Immatrikulationsmanagement
- Bearbeitung und Überprüfung von Finanzhilfen
- Beratung für Studenten
- Einarbeitung in die Fakultät
- Einarbeitung der Studenten
- Erfassung der Abschrift
- Überprüfung der Amtszeit
- Bewertung von Transferkursen
Durch die Abschaffung des Papierbedarfs in Hochschulanwendungen wie:
- Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
- Buchhaltung/Finanzen
- Vertragsmanagement
- Verwaltung der Geber
- Humanressourcen
- Beschaffung/Einkauf
- Verwaltung der Lieferanten
- Abrechnung für Studenten
- Verwaltung von Studentendaten
Durch die Digitalisierung von Arbeitsabläufen geben Sie Studierenden, Lehrkräften und Mitarbeitern die Möglichkeit, sich mit Ihrem Campus verbunden zu fühlen, unabhängig davon, ob sie sich auf dem Campus befinden oder von unterwegs arbeiten. Online-Beurteilungen können beispielsweise das Engagement der Studierenden verbessern und den Lehrkräften einen besseren Einblick in den Kenntnisstand geben, so dass sie fundierte Entscheidungen über den Fortschritt ihrer Klasse treffen können und wissen, ob ein Studierender Nachhilfeunterricht benötigt. Universitäten können sogar KI-Chatbots für die Hochschulbildung online einsetzen und den Nutzer ohne menschliche Interaktion an den richtigen Arbeitsablauf weiterleiten.
Schlussfolgerung
Damit eine Universität papierlos arbeiten kann und die Automatisierung von Arbeitsabläufen ein Erfolg wird, müssen die Universitäten zustimmen und die Prozesse müssen klar definiert sein. Die Automatisierung kann Wunder bewirken, wenn es darum geht, Prozesse effizienter zu gestalten, aber ihr Erfolg hängt von einem Fahrplan ab. Wichtig ist auch die Wahl der BPM-Plattform zu wählen, die leicht anpassbar ist, sich problemlos mit Systemen von Drittanbietern integrieren lässt und eine nahtlose Prozessgestaltung mit Low-Code ermöglicht.
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