Los documentos dirigen casi todos los procesos de negocios. Desde los contratos que detallan las expectativas de los clientes hasta las facturas, órdenes de compra y recibos, hay un rastro de registros destinados a garantizar que las operaciones se desarrollen sin problemas. La mayoría de los formularios y documentos pueden prepararse y almacenarse ahora en formato digital, lo que crea un enfoque racionalizado para archivar y recuperar la información. Sin embargo, muchas organizaciones siguen dependiendo de un flujo de trabajo manual de documentos. Lamentablemente, el método manual tradicional presenta importantes obstáculos para el procesamiento preciso y eficiente de los documentos.
Los desafíos de los flujos de trabajo de documentos manuales
Aunque las empresas se han adaptado plenamente al uso de las herramientas de comunicación electrónica, como la mensajería instantánea y el correo electrónico, muchas personas siguen creando y gestionando documentos empresariales a través de un flujo de trabajo manual de documentos anticuados. Este método requiere que los funcionarios dediquen el tiempo necesario para redactar versiones personalizadas incluso de los documentos más rutinarios.
Cuando estos documentos en papel requieren la revisión y/o aprobación de múltiples partes, son comunes las demoras y los errores. Los firmantes pasan los documentos físicos de un lado a otro de la oficina, lo que aumenta la probabilidad de que se extravíen los artículos. En las situaciones en que es necesario introducir cambios o correcciones, el tiempo necesario para completar todo el proceso de aprobación manualmente es considerablemente mayor en comparación con los flujos de trabajo digitales más eficientes.
La determinación del estado de las aprobaciones en las transacciones comerciales complejas presenta un desafío importante, especialmente cuando en ellas intervienen múltiples interesados. El seguimiento de la ubicación de los documentos físicos es particularmente difícil, y la ausencia inesperada de un interesado clave puede hacer descarrilar todo el proceso. Las organizaciones están recurriendo al flujo de trabajo de los documentos digitales y a la tecnología de la firma electrónica para simplificar y acelerar esos procesos.
Las ventajas de integrar la firma electrónica en los flujos de trabajo de sus documentos
La transición a un flujo de trabajo de documentos digitales que se basa en las firmas electrónicas agiliza toda la operación. La combinación de la facilidad de las firmas electrónicas con la potencia de las plataformas de gestión de procesos empresariales (BPM) dedicadas puede dar lugar a los siguientes beneficios para sus flujos de trabajo de documentos:
Incorporación de firmas digitales y electrónicas en procesos complejos
Aunque muchas soluciones de firma electrónica vienen con capacidades de flujo de trabajo, simplemente no pueden soportar procesos complejos y altamente personalizados. El software BPM permite integrar fácilmente las firmas digitales y las firmas electrónicas (¿cuál es la diferencia?) en flujos de trabajo altamente personalizados, envolviendo todas las capacidades de una plataforma BPM avanzada y los beneficios de las firmas electrónicas en sus procesos. Dado que los flujos de trabajo altamente personalizados son, por su propia naturaleza, procesos altamente complejos, esta característica ofrece beneficios sustanciales.
Cuanto más complejo es un proceso, más complicado es el código de fondo. Las plataformas BPM de alta capacidad integran las firmas digitales en los flujos de trabajo mediante la configuración de un conector en la parte superior de su proceso. Esto significa que no hay necesidad de tocar el código fuente o arriesgarse a añadir errores al cambiar el proceso.
La integración de la firma electrónica en sus flujos de trabajo también le permite hacer un seguimiento automático de los documentos en procesos complejos. Además de las capacidades de notificación por correo electrónico y de gestión de documentos de su plataforma BPM, las integraciones de firmas digitales añaden la capacidad de realizar un seguimiento automático de los documentos y crear pistas de auditoría desde la plataforma de firma electrónica. De esta manera, siempre se conoce el estado de los documentos críticos, incluso cuando los flujos de trabajo son complejos.
Automatización de la generación y ejecución de contratos
La adición de firmas digitales le ofrece la posibilidad de automatizar la generación y ejecución de contratos, incluso utilizando plantillas de documentos físicos. Puede crear plantillas o cargar documentos físicos utilizando una plataforma de firma electrónica, y luego agregar firmas y campos adicionales al documento, de modo que los usuarios puedan completar los formularios en forma digital. Al integrar las firmas electrónicas en su plataforma BPM, puede incorporar plantillas de su plataforma de firma electrónica en sus procesos. Esto le permite generar automáticamente contratos y enrutarlos a las partes interesadas apropiadas configurando las reglas de enrutamiento adecuadas en su plataforma BPM.
Después de establecer las condiciones de enrutamiento, puede automatizar los procesos de principio a fin, aumentando la eficiencia y la precisión. Una de las características más populares disponibles en el software BPM es el sistema de notificación automática. Usted puede programar el sistema para que le avise cuando se ejecuten los contratos, de modo que siempre tenga información actualizada sobre el estado de cada elemento pendiente. Junto con las capacidades de notificación de las plataformas de firma electrónica, usted no sólo conoce el estado de su documento, sino el estado de todo su flujo de trabajo en conjunto.
Reducción de los tiempos de revisión de los contratos
Los procesos manuales de documentos ponen los documentos críticos en manos de un interesado a la vez. El software BPM ofrece mucha más transparencia. Estas plataformas proporcionan una ubicación centralizada donde todos los interesados pueden presentar y revisar la información en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Los procesos presentan reglas y condiciones de enrutamiento programables que envían los contratos a las partes apropiadas en un punto predeterminado del proceso. Esto reduce drásticamente el tiempo necesario para completar el procesamiento de los documentos. Las validaciones de campo establecidas a través de las plataformas de firma electrónica para asegurar que los firmantes introduzcan la información correcta y minimicen los errores. También se pueden designar campos obligatorios para evitar que los firmantes presenten información incompleta.
Mejora de la rendición de cuentas, la trazabilidad y el cumplimiento de los contratos y documentos jurídicos
Mantenerse dentro de los límites reglamentarios es una alta prioridad para su empresa, y los procesos de gestión de documentos de calidad son fundamentales para lograr este objetivo. Mediante el uso de flujos de trabajo de documentos digitales y firmas electrónicas, usted mejora inmediatamente la responsabilidad, la trazabilidad y el cumplimiento de contratos y documentos legales.
Tanto las plataformas de BPM como de firma electrónica proporcionan una pista de auditoría digital automática, dando visibilidad a los procesos para los auditores y terceros. Asigne campos a firmantes específicos para aumentar aún más la visibilidad e identificar la fuente de errores y omisiones. La designación de campos obligatorios y las validaciones de campo ayudan a su organización a evitar el incumplimiento debido a una información incompleta o incorrecta.
Las notificaciones automáticas establecidas en su plataforma de BPM recuerdan a los firmantes y a las partes interesadas cuando los contratos vencen o se han ejecutado. También aseguran que se cree un proceso en el que los plazos de presentación incumplidos y el vencimiento de los documentos sólo se producen en circunstancias excepcionales. Las soluciones de BPM más innovadoras ofrecen transparencia en cualquier ineficiencia restante del proceso mediante la supervisión de los indicadores clave de rendimiento (KPI). Las herramientas de presentación de informes muestran datos sobre el rendimiento de los flujos de trabajo para que los usuarios puedan identificar los problemas y mejorar continuamente los flujos de trabajo de los documentos.
Conclusión
Una vez que una organización ha hecho la transición a los procesos de documentos electrónicos, la integración de las firmas electrónicas es el paso final para lograr la máxima eficiencia. Mediante el uso de la tecnología de firma electrónica, se puede hacer un seguimiento de los documentos a lo largo de su recorrido para eliminar la incertidumbre de los contratos. Utilice alertas para garantizar una rápida notificación de los cambios en el estado del documento. Personalizar los campos de la firma electrónica para verificar que los firmantes introducen la información de forma completa y precisa. Con las integraciones de firma electrónica, sus documentos se aprueban la primera vez. ProcessMaker ofrece integraciones con dos plataformas líderes de firma electrónica, DocuSign y Adobe Sign. Para aumentar la velocidad del flujo de trabajo de su documento con integraciones de firma electrónica, contacte a los expertos en ProcessMaker.
