Los cuellos de botella en el flujo de trabajo pueden significar una pérdida significativa de tiempo, dinero y recursos para su organización. Mientras una persona o departamento se apresura locamente a completar una carga de trabajo abrumadora, los miembros del personal responsables del siguiente paso del proceso están ociosos. Esta falta de eficiencia tiene un impacto mayor que los costos de la nómina. Los cuellos de botella pueden impedir la entrega a tiempo y según lo prometido de los productos y servicios. El efecto es la disminución de la confianza de los clientes en su capacidad para satisfacer sus necesidades.
Señales de un cuello de botella en el flujo de trabajo
La identificación de los cuellos de botella de los procesos puede resultar difícil cuando no existe una estrategia formal de gestión del flujo de trabajo. Sin embargo, hay una serie de indicios que pueden indicar que no se está operando con la máxima eficiencia. Entre los ejemplos cabe citar los siguientes:
- Las tareas específicas se paralizan con frecuencia en un departamento concreto, o a menudo se producen retrasos en la finalización de las tareas por parte de un determinado individuo.
- Hay un desequilibrio notable en cuanto a la carga de trabajo. Algunos empleados y departamentos están constantemente ocupados, mientras que otros tienen un tiempo de inactividad excesivo.
- Las tareas y el producto del trabajo realizado en un departamento determinado o por una persona determinada suelen ser devueltos para su reelaboración debido a errores y problemas de calidad.
Los engorrosos procesos de aprobación son un ejemplo común de los cuellos de botella del flujo de trabajo. Ya sea en relación con las compras, el reembolso de gastos o las transacciones de recursos humanos, muchas organizaciones requieren una serie de aprobaciones por parte de diversos encargados de la adopción de decisiones. En esas situaciones, una sola persona que esté de vacaciones puede hacer que todo el proceso se detenga bruscamente. Lo que se puede lograr durante la ausencia de esa persona es limitado. Afortunadamente, es posible aliviar los cuellos de botella y suavizar el flujo del proceso. Es necesario utilizar el mapeo de procesos empresariales y la gestión integral del flujo de trabajo.
Identificar las brechas en el flujo de trabajo
El primer paso es echar otro vistazo a su estrategia de mapeo de procesos. Esto es particularmente importante si su actual mapa de procesos de negocios es un esquema informal. O, su proceso actual podría carecer del detalle necesario para profundizar en la causa raíz de los cuellos de botella. Hay una variedad de técnicas de mapeo de procesos comerciales que pueden ilustrar eficazmente el flujo de trabajo hasta el nivel de detalle necesario para localizar y corregir ineficiencias.
El software de mapeo de procesos comerciales avanzados se ha convertido en el método preferido para simplificar las actividades relacionadas con la gestión del flujo de trabajo mediante la automatización de muchas de las tareas asociadas. El software de BPM utiliza indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir la eficiencia de los procesos y los empleados. Esto facilita la identificación y eliminación de los caminos lentos y los cuellos de botella. Además de analizar la eficiencia de los procesos y la eficacia de los empleados, estos sistemas son capaces de analizar los costes y los ahorros. A su vez, esto hace posible minimizar el desperdicio y maximizar los beneficios.
Aprovechar al máximo los KPI
La identificación de los cuellos de botella mediante el uso de KPI requiere un software capaz de presentar la información en un formato útil. Los mejores sistemas de BPM incluyen un tablero de mandos personalizable que muestra los KPI y las métricas de los procesos relacionados de una manera que es fácilmente comprensible para los usuarios. Los componentes críticos de un tablero de mando eficaz incluyen los siguientes:
- Número de casos por proceso/número de casos por proceso y por tarea - Esta métrica muestra claramente si hay un número excesivo de casos acumulados en una tarea particular. Un aumento inexplicable a menudo significa un cuello de botella. Esto podría ser causado por una ineficiencia subyacente en un departamento o con un empleado específico. También podría indicar que se necesita una redistribución de las tareas para mejorar el flujo de trabajo.
- Número de casos por proceso, por empleado y por tarea - Profundizar más en los detalles de sus métricas de proceso puede producir una gran cantidad de información. Por ejemplo, este KPI puede ayudarle a examinar los casos pendientes dentro de una tarea para determinar si un empleado está recibiendo más que otros. Tiene la oportunidad de comparar la eficiencia dentro de la tarea. Esto le permite saber si un empleado o grupo está tardando más en procesar las tareas que sus compañeros.
- Número de casos rechazados por tarea/número de casos rechazados por empleado - El trabajo de repaso es una importante pérdida de eficiencia, y puede ser valioso para saber cuándo y dónde se rechazan los casos del proceso. Si se producen muchos rechazos en una tarea en particular, puede que se trate de un problema con un solo individuo, o puede haber una preocupación de formación mayor.
La importancia de los tableros
Los tableros hacen que la información esencial del flujo de trabajo sea accesible de un vistazo, eliminando la necesidad de generar manualmente los informes del proceso. Las características de análisis automatizan los cálculos, resaltando los puntos problemáticos para una fácil identificación. Los tableros de control se dividen a menudo en cuadros de mando para diferenciar entre los KPI individuales. Típicamente, los usuarios personalizan la organización de los dashlets en base a la frecuencia con la que se utilizan métricas específicas. Al elegir una plataforma BPM, asegúrese de que la personalización de los cuadros de mando sea una opción para que pueda diseñar y organizar los dashlets de acuerdo con las necesidades de los flujos de trabajo específicos de su empresa.
La eliminación de los cuellos de botella del flujo de trabajo de sus procesos de negocio comienza con la identificación de los puntos problemáticos. El mapeo de los procesos empresariales, en particular mediante el uso de software de gestión de procesos empresariales, garantiza que se puedan identificar áreas e individuos específicos en los que el flujo de trabajo se ralentiza. Acelere la identificación de los cuellos de botella con un tablero personalizado que le ofrece una total transparencia en los indicadores clave de rendimiento. Como administrador, puede ir directamente desde su tablero al proceso de los cuellos de botella. Allí, puede reconfigurar una tarea o asignar un usuario diferente a un caso. Entonces puedes resolver el retraso en la producción inmediatamente.
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