Dirigir un negocio en crecimiento puede ser desalentador. Con todos los documentos que pasan por la empresa media en un día determinado, el volumen de trabajo de manejar simplemente documentos en papel puede ser alucinante, sin mencionar el tiempo que lleva obtener las firmas reales. ¿La solución? Firmas electrónicas.
¿Por qué firma electrónica?
Las firmas electrónicas permiten agilizar los flujos de trabajo intensivos de documentos y aprobación que requieren firmas, ya que ofrecen la cómoda opción de firmar documentos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Además, cuando se puede ofrecer un medio eficaz para cerrar un contrato, se infunde confianza y un sentimiento de confianza entre ambas partes
¿Cuáles son algunas de las principales ventajas de la automatización del flujo de trabajo de los documentos empresariales mediante la firma electrónica?
- Más eficiencia en el abordaje a través de la centralización: Lleva tiempo enviar los contratos y otros documentos, incluso si lo haces por correo electrónico. En el extremo receptor del documento enviado por correo electrónico, hay un proceso de impresión, firma y fechado, escaneo y envío por correo electrónico del documento al remitente original. Estos pasos llevan mucho tiempo. A veces se pasan a otra persona, como un asistente administrativo o una secretaria, donde se añaden a su lista de tareas, y a veces el proceso se retrasa aún más.
- Minimiza el riesgo de pérdida de documentos: Todos lo hemos hecho. Siempre hay un documento que es de suma importancia, y se pierde. Esto puede ser la fuente de mucha frustración, sin mencionar el tiempo perdido en su búsqueda. Una solución o esta pesadilla es tener un almacenamiento centralizado para estos documentos. Por ejemplo, algunos de los sistemas de administración de documentos (DMS) más populares incluyen OneDrive, SharePoint, Box y Google Drive. Con estos DMS, los usuarios pueden acceder a los documentos bajo demanda desde cualquier lugar. En cuanto al flujo de trabajo, puedes optar por conectar Adobe Sign con Google Drive.
- Automatización más fácil: Si su empresa tiene la suerte de poder automatizar completamente su proceso documental, entonces ahorrará un montón de tiempo precioso. Existen programas integrados de firma electrónica que trabajan directamente con sistemas específicos, permitiendo al usuario crear un ciclo de vida completo: desde el inicio del acuerdo, pasando por las firmas múltiples, el intercambio con diversos interesados, hasta la finalización del contrato y el archivo.
- Mejor comunicación: A veces, ambas partes pueden estar de acuerdo entre sí, pero el contrato no ha sido firmado. Esto puede convertirse en un problema, ya que puede ser muy frustrante y llevar mucho tiempo tratar de localizar las firmas sólo para cerrar el trato. Si utiliza la firma electrónica, con el clic de un botón, puede enviar rápidamente un recordatorio y, con suerte, obtener las firmas necesarias.
- Plantillas: Crear un nuevo documento para cada cliente lleva mucho tiempo. A través de la automatización de documentos, se puede crear una plantilla para ser utilizada varias veces. Por ejemplo, puede almacenar su documento en un DMS y luego es llamado por un flujo de trabajo. Tal vez sea un formulario de solicitud de compra, que se puede volver a utilizar para diversos solicitantes y necesidades de firma. Además, cada iteración autogenerada es única.
- Usar cualquier dispositivo con automatización de documentos de firma electrónica: Cualquier dispositivo puede ser usado siempre y cuando el individuo tenga las credenciales de acceso adecuadas. No hay necesidad de preocuparse de que la gente esté en la misma habitación, o incluso en el mismo país. Todo lo que queda por preocuparse es asegurarse de que todos estén alineados mentalmente.
- Despídase del papel: La oficina sin papel es cada vez más frecuente en la sociedad actual. Esto fue una vez imposible ya que la tecnología de firma electrónica no fue legalmente vinculante hasta el año 2000. Ya no hay días en los que tenías que estar junto a la máquina de fax, asegurándote de que el contrato firmado que enviaste se cumpla con éxito.
¿Qué hay de la seguridad?
Algunos se preguntarán qué tan segura es la firma electrónica. Después de todo, las generaciones anteriores crecieron firmando todo con un bolígrafo, así que este cambio puede hacerles sentir un poco incómodos. Sin embargo, a pesar de esa creencia, las firmas electrónicas son de hecho aún más seguras que la firma tradicional con bolígrafo.
Hay varias razones por las que la firma electrónica es más segura que una firma tradicional. En primer lugar, una firma electrónica recoge "pruebas de proceso", que captan más que la firma. Esto incluye el registro de los pasos excepto los pasos que el firmante realiza mientras firma, como el orden y la apariencia de las pantallas de la web, los documentos y las revelaciones legales. El proceso también captura todas las medidas adoptadas durante el examen y la firma, como las casillas de verificación o los botones de clic, y todos los metadatos asociados.
Las firmas electrónicas también están respaldadas por la tecnología digital que está sellada contra la manipulación. Una vez firmado el documento, cualquier intento de alterar la información hará que la firma sea automáticamente inválida.
Entonces, ¿cuándo se utilizan las firmas electrónicas?
Hay varios escenarios diferentes en los que se utilizan las firmas electrónicas:
- Autorizaciones HIPPA
- Revelaciones para las hipotecas
- Declaraciones de impuestos
- Contratos
- NDAs
Estas firmas son ampliamente utilizadas y aceptadas. El uso de este método puede ahorrarle a su empresa mucho tiempo y dinero, además de una sala de almacenamiento de documentos, ya que prácticamente no hay papel de por medio. Dadas estas ventajas, no es de extrañar que tantos negocios estén migrando hacia esta tendencia. El único inconveniente real es la curva de aprendizaje.
En conclusión
Como puedes ver, las firmas electrónicas ahorran tiempo y dinero. Además, en la era digital, no van a ninguna parte.
Acerca de ProcessMaker
ProcessMaker es un software de gestión de procesos empresariales y de flujo de trabajo de bajo código. ProcessMaker facilita a los analistas de negocios la colaboración con TI para automatizar procesos de negocios complejos que conectan a las personas y los sistemas existentes de la empresa. Con sede en Durham, Carolina del Norte, en los Estados Unidos, ProcessMaker tiene una red de socios distribuidos en 35 países de los cinco continentes. Cientos de clientes comerciales, incluidas muchas empresas de la lista Fortune 100, confían en ProcessMaker para transformar digitalmente sus procesos empresariales básicos, lo que permite una toma de decisiones más rápida, un mejor cumplimiento y un mejor rendimiento.
Escrito por Katherine Manning
