Las instituciones de enseñanza superior, como cualquier otra organización de carácter público, funcionan sobre la base de las interacciones entre los departamentos, los individuos y el público. Estas interacciones suelen ser de naturaleza compleja e incluyen una variedad de objetivos como la matriculación de estudiantes, la gestión del presupuesto y las tareas operativas diarias. Si estás completando estos procesos manualmente, entonces ya sabes que consisten en un montón de trabajo muy ocupado y que consume demasiado tiempo. Estas tareas se vuelven repetitivas y propensas a errores humanos. Ahí es donde la automatización puede ayudar a las instituciones de educación superior.
En el pasado, para hacer algo tan simple como un cambio de grado, el estudiante tenía que llenar un formulario de papel y obtener varias firmas en el campus. Luego, tenían que presentarlo en la oficina de registro donde un administrador introducía manualmente el cambio de grado. ¿Qué pasa si ese administrador pierde ese papel? ¿O si el administrador ingresa el grado equivocado por accidente? Ese estudiante tendría que hacer todo el proceso de nuevo.
Ahora en un proceso automatizado de cambio de grado, el estudiante sólo tendría que reunirse con el instructor e iniciar un cambio de grado a través del portal web de la universidad. Una vez que se hace esta petición, se envía a los miembros de la facultad apropiados. Si los miembros de la facultad aprueban el cambio de grado, entonces el grado se cambia automáticamente en el sistema. No hay papeleo perdido, no hay que perseguir al personal, no hay más caos. La automatización, junto con la apropiada software de gestión de procesos empresariales, ayuda a eliminar el error humano y se hace cargo de tareas repetitivas que normalmente empantanan a los trabajadores. Para ver qué tareas puedes automatizar, empieza por hacer una revisión de tus flujos de trabajo actuales. A continuación, supervise sus procesos actuales en busca de ineficiencias y cree una hoja de ruta para la automatización.
Algunos tipos de procesos de educación superior que se suelen automatizar:
- Registro/Registro
- Investigación
- Desarrollo del personal
- Relaciones con la comunidad
- Relaciones con los ex-alumnos
- Carrera profesional
- Asesoramiento
- Finanzas
- Seguridad
Automatizando los procesos internos de educación superior
Al implementar la automatización del flujo de trabajo, las universidades pueden mejorar la experiencia de los estudiantes. A continuación se presenta un ejemplo de un flujo de trabajo que puede utilizarse para acelerar un proceso administrativo muy común en las universidades: un cambio de solicitud importante:
- El estudiante solicita un cambio de especialidad a través de un portal web externo, que pone en marcha el flujo de trabajo en movimiento.
- El estudiante se autentica en la herramienta de flujo de trabajo.
- Después de la autenticación, el estudiante puede acceder al formulario de solicitud y presentarlo.
- La solicitud presentada se envía automáticamente al consejero del estudiante para su aprobación.
- Si la solicitud es denegada, se detiene el flujo de trabajo y se envía una notificación al estudiante para notificarle el rechazo.
- Si se aprueba la solicitud, se envía un registro de la aprobación al correo electrónico del estudiante y una notificación por SMS al número de teléfono del estudiante.
Dado que los estudiantes esperan una gratificación instantánea cuando se trata de sus interacciones con su universidad, la automatización de esta simple tarea promueve una mejor experiencia estudiantil. Este es un ejemplo de un flujo de trabajo simple, pero si se requieren más restricciones, esas instancias pueden ser aplicadas también.
Otro ejemplo de la automatización del nivel de tareas que se encuentra en las admisiones son las numerosas llamadas telefónicas que se reciben diariamente al comienzo de cada semestre. Algo tan simple como añadir un chatbot automatizado en el sitio web de su universidad ayudará a liberar a los consejeros de admisión para hacer otras tareas. Un ejemplo, Tim Renick...el dinámico vicepresidente de la GSU para la gestión de inscripciones y el éxito de los estudiantes, declaró que en el período previo al comienzo de cada semestre, su equipo puede recibir hasta 2.000 llamadas al día. Ese es un volumen que la GSU no puede manejar: "No somos American Express. No tenemos un centro de llamadas con 200 personas".
El futuro de la automatización en la educación superior
A medida que todo se interconecta más con los dispositivos de IO y el marketing omnicanal, se hace más fácil para los departamentos manejar las operaciones, las relaciones con los estudiantes y una serie de otras responsabilidades con la automatización. Al mismo tiempo, esto plantea un desafío a la seguridad de los datos altamente sensibles que las universidades han almacenado en línea o en sus instalaciones. Además, estos datos todavía no se han utilizado plenamente para servir a los estudiantes por instituciones de educación superior para evaluar el progreso de los estudiantes, mejorar los planes de estudio, generar una comercialización dirigida, y más. Como en todas las tareas que implican, las universidades deben asegurarse de que están utilizando la automatización de una manera ética que ayude a los estudiantes. Las universidades deben prepararse para las ventajas y los desafíos de un futuro más elevado que sea automatizado, racionalizado y digital.
