20 millones de dólares. Esa es la cantidad de estudiantes americanos de educación superior que están matriculados en cursos de educación a distancia exclusivamente, según el Departamento de Educación Centro Nacional de Estadísticas de Educación. Es uno de los seis estudiantes.
A medida que la interrupción digital continúa transformando el mundo, la educación superior se enfrenta a una enorme presión para adaptarse. Históricamente, la administración de una escuela ha sido manual y con uso intensivo de papel. Las escuelas de hoy en día están luchando por cumplir con los estándares actuales de agilidad, flexibilidad y experiencia excepcional de los estudiantes a pesar de los esfuerzos de transformación digital. Para superar este desafío, las escuelas están recurriendo a soluciones tradicionalmente celebradas en otras industrias como la banca, el gobierno y la manufactura. Entre estas soluciones se encuentra la gestión de procesos empresariales (BPM).
El BPM es una solución que ha transformado a las empresas pequeñas y grandes durante décadas. Su metodología puede aplicarse a la educación superior para obtener resultados similares. En este artículo, discutiremos cómo BPM mejora la educación a distancia para los estudiantes en el front-end y para el personal en el back-end.
¿Qué es la gestión de procesos empresariales (BPM)?
Techopedia define la gestión de procesos empresariales como un método "para ayudar a las organizaciones a funcionar más eficientemente". La gestión de procesos empresariales (BPM) es un concepto que se centra en la alineación de todos los elementos de la organización para mejorar el rendimiento operacional. Tradicionalmente in situ, la BPM se ha trasladado recientemente a una oferta de software como servicio (SaaS) que se puede desplegar en la nube. Las plataformas automatizadas de BPM hoy en día existen típicamente en el mercado como "software de automatización de flujos de trabajo". Estas plataformas automatizan los procesos manuales y mundanos de muchas empresas, incluyendo universidades, pequeñas o grandes.
A pesar de la transformación digital, muchas escuelas todavía están luchando para automatizar sus flujos de trabajo internos. La gestión de procesos empresariales en forma de software de automatización de flujos de trabajo puede ayudar a controlar la gestión de procesos de una universidad.
BPM en acción dentro de la educación superior
Las plataformas BPM están digitalizando rápidamente los flujos de trabajo manuales y en papel en los campus de la educación superior. Lo más importante es que los retrasos o errores durante los flujos de trabajo pueden ser costosos y desastrosos tanto para el estudiante como para la escuela. Esto es especialmente cierto en departamentos como el de Admisiones y el de Ayuda Financiera.
Hoy en día, varios procesos están automatizados usando BPM (software de BPM) en las universidades. No sólo las solicitudes de cambio de grado, sino también procesos como:
- Cambiar y declarar un Mayor
- Aprobación del crédito de transferencia
- Visa de estudiante
- Sobrecarga de registro
- Proceso de graduación
- Aprobación del curso
Normalmente, administradores se basan en la introducción manual de datos, en múltiples pasos y en el traspaso físico entre las partes interesadas para conseguir que estas solicitudes sean aprobadas y procesadas. Esto resulta en serios cuellos de botella en el campus, entre retrasos y errores humanos como errores de entrada de datos y plazos incumplidos. Con los BPM, estas solicitudes se organizan de forma ordenada y optimizada. Combina esto con la automatización y todo sucede en tiempo real. No más papel y tiempo perdido para el estudiante en línea.
A continuación se muestra un ejemplo de una solicitud de retiro en una universidad hecha en la plataforma de software de BPMs inteligentes ProcessMaker:
Los beneficios de los BPM en el aprendizaje a distancia
Las universidades de hoy no pueden permitirse el lujo de escatimar en la entrega de experiencias estudiantiles excepcionales. Un mal viaje estudiantil impacta directamente en las tasas de matriculación, que ya están disminuyendo rápidamente. La utilización de una plataforma inteligente de BPM (iBPMS) puede ayudar a acelerar la agilidad y la productividad de una universidad, lo que conduce a experiencias estudiantiles más ricas en la educación a distancia.
Digamos por ejemplo que un estudiante quería cambiar su grado en un curso. El Solicitud de cambio de grado El proceso fue anteriormente un proceso de traspaso físico en papel. El primer paso incluía que el estudiante solicitara un cambio de grado obteniendo un formulario específico de un miembro de la facultad. En ese momento, el formulario era un papel de copia multicolor sin carbón.
A continuación, el estudiante completó el formulario en su totalidad. Después de eso, el estudiante caminó para entregar el formulario al miembro de la facultad, que luego dejó el formulario en la bandeja de entrada de otro miembro de la facultad. Ahora, repite la entrega al Jefe de Departamento, y de repente ha pasado mucho tiempo. A menudo, estos formularios se han perdido, incompletos, sin firmas o con errores registrados en el sistema.
Todo el proceso manual fue una pesadilla. Este tipo de procesos resultan en estudiantes frustrados, personal descontento y cientos de horas de recursos perdidos. Multiplique este escenario por miles en una sola universidad y tendrá una receta para el caos desorganizado.
La educación en línea y a distancia se basa en gran medida en la creación de experiencias positivas para el usuario final para que los estudiantes atraigan a los mejores talentos. Organizar y optimizar los procesos que se encuentran comúnmente en la educación a distancia ayuda a las universidades a cumplir con este objetivo. Cuanto más completa, fácil de usar y con mayor demanda aparezca la educación a distancia entre los estudiantes, más estudiantes querrán solicitar su ingreso a esa escuela. En consecuencia, la universidad puede entonces combatir el problema de la disminución de la matrícula que está atacando a toda la educación superior hoy en día.
Resumen
La enseñanza a distancia ha explotado en los últimos años en forma de cursos masivos abiertos en línea, recursos educativos abiertosy grados en línea. Como una herramienta para transformación digital...las universidades necesitan adoptar métodos y tecnología para satisfacer las demandas de los estudiantes digitales de hoy en día. El BPM ofrece la oportunidad de ayudar a salvar esta brecha en la educación superior para ofrecer extraordinarias experiencias al usuario final dentro de la educación a distancia.
Nuestra plataforma inteligente de BPM ha estado ayudando a los sistemas universitarios y otras escuelas de todo el mundo a interrumpir digitalmente sus ofertas educativas. Eche un vistazo a nuestra resumen de la solución para la educación superior hoy para aprender más sobre nuestra solución de flujo de trabajo.
Acerca de ProcessMaker
ProcessMaker es un software de gestión de procesos empresariales y de flujo de trabajo de bajo código. ProcessMaker facilita a los analistas de negocios la colaboración con TI para automatizar procesos de negocios complejos que conectan a las personas y los sistemas existentes de la empresa. Con sede en Durham, Carolina del Norte, en los Estados Unidos, ProcessMaker tiene una red de socios distribuidos en 35 países de los cinco continentes. Cientos de clientes comerciales, incluidas muchas empresas de la lista Fortune 100, confían en ProcessMaker para transformar digitalmente sus procesos empresariales básicos, lo que permite una toma de decisiones más rápida, un mejor cumplimiento y un mejor rendimiento.
