"Si no estás constantemente repensando lo que estás haciendo y tratando de adoptar tecnologías disruptivas -disruptivas, es decir, para ti mismo- serás disruptivo, y te irás". Estas son las sabias palabras de Barry Appelman, ex Jefe de Desarrollo de Servidores de AOL. Barry ayudó a liderar el desarrollo y la expansión del infame AOL Instant Messenger, conocido por sus muchos fans simplemente como "AIM".
En ese momento, AIM era considerado ridículo por los altos ejecutivos. Barry y su equipo recibieron grandes cantidades de empujones, con la suite C y los inversores preocupados por la "canibalización", o la idea de dispararse en el pie con un producto increíble que vale mucho dinero comercializado de forma gratuita. "Si no te canibalizas, sin embargo, en la tecnología, estás condenado. Alguien más lo hará", dijo Barry a InVision. Firme en su creencia, Barry, y los partidarios que lo rodeaban llegaron a revolucionar la cultura de Internet tal y como la conocemos hoy en día. En su apogeo, CRN informó que AIM tenía 36 millones de usuarios en todo el mundo.
La perspicacia de Barry resuena alto y claro no sólo en la tecnología, sino en todas las industrias. Nos recuerda a Blockbuster que quebró gracias a Redbox, y más tarde a Netflix. Toys R' Us, que una vez fue el mayor minorista de los Estados Unidosestá ahora en bancarrota. Estos casos se dan en empresas que no innovan en sus procesos internos o en la forma en que una empresa trabaja desde dentro. La falta de reconocimiento de la dirección cambiante de la industria da lugar a costos elevados, disminución de los ingresos, disminución de la experiencia de los clientes y pérdida de oportunidades debido a un mercado volátil y competitivo, muy parecido a las empresas mencionadas anteriormente.
¿Cómo puede su organización mantenerse por delante de la competencia y mejorar su salud organizativa general? La clave está en el mapeo de procesos.
¿Qué es el mapeo de procesos?
Lucidchart define un mapa de procesos como "una herramienta de planificación y gestión que describe visualmente el flujo de trabajo. En software de mapeo de procesoslos mapas de procesos muestran una serie de eventos que producen un resultado final". El término "mapade procesos" también se conoce más comúnmente como diagrama de flujo, modelo de procesos, diagrama de flujo de trabajo o diagrama de flujo de negocio, entre otros nombres similares.
En esencia, los mapas de procesos muestran quién y qué interviene en un flujo de trabajo. Pueden utilizarse en cualquier empresa u organización para revelar ineficiencias, o puntos débiles, en los procesos de una empresa. Antes de que una empresa pueda Antes de que una empresa pueda automatizar y optimizar sus procesos, debe empezar por conocer los procesos reales. Si no se conoce el flujo de trabajo de un equipo, puede producirse una interrupción de la comunicación, lo que puede suponer una pérdida de miles de millones de dólares. error multimillonario para las cuentas de resultados de las empresas, según un Informe Holmes.
Los mapas de procesos pueden ayudar a su organización a comprender mejor sus procesos empresariales. Son una instantánea visual de información crítica sobre los flujos de trabajo de su empresa, que ayudan a sus empleados a comprender mejor la función y el propósito de cada flujo de trabajo. Mediante el mapeo de procesos, no sólo se ayuda a los empleados a comprender los detalles que hay detrás de sus procesos, sino que también se capacita a esos empleados para reevaluar su eficiencia. Esto elimina la probabilidad de que la organización dedique demasiado tiempo a procesos rotos.
Los beneficios de la cartografía de procesos
En la era de la interrupción digital, las organizaciones necesitan mantenerse ágiles y adaptables para seguir siendo competitivas. A fin de satisfacer las elevadas exigencias de las empresas, los mapas de procesos pueden mejorar una multitud de áreas para ayudar a las organizaciones a superar estos desafíos.
1. Los mapas de procesos mejoran la visibilidad
Los mapas de procesos toman información confusa y dispersa en torno a los flujos de trabajo y la centralizan en un área para que los usuarios la vean. La creación de mapas de proceso mediante el software de automatización del flujo de trabajo permite a las empresas crear tableros de control fáciles de leer para que los empleados entiendan lo que está sucediendo dentro de un flujo de trabajo. Los empleados pueden ver todo, desde las tareas que se les asignan hasta el tiempo que lleva completarlas. Los gerentes pueden incluso profundizar para ver qué tareas se están retrasando y quién es el responsable. Las notificaciones también pueden ser configuradas para alertar a los gerentes y empleados cuando las tareas se atrasan.
Los mapas de procesos también proporcionan una visión del flujo de trabajo, proporcionando una visión crucial de la información más profunda. En una plataforma de gestión de procesos empresariales (BPM), los flujos de trabajo pueden ser publicados, inéditos, registrados. También alimenta automáticamente los datos a otras fuentes si es necesario para una presentación de informes más detallada. Mantiene la forma en que sus empleados trabajan de forma agradable y ordenada, accesible y en constante iteración para mejorar las ineficiencias. Si algo se rompe, las plataformas de gestión de procesos hacen que esas ineficiencias sean obvias. Esto ayuda a sus empleados a corregir el rumbo rápidamente, sin la intervención del soporte de TI.
2. Puede cambiar y adaptarse rápidamente a los requisitos reglamentarios
Accenture informa que todos los negocios en todos los sectores están experimentando un cambio drástico debido a las nuevas regulaciones, y hay más en vigor ahora que nunca. Específicamente para los bancos, la salud, y los sectores gubernamentales, el cumplimiento es un gran problema. Es obligatorio y constantemente pivota, dejando a los negocios que no prestan atención a los detalles en grandes problemas.
Para evitar costosas multas, violaciones de la seguridad o repercusiones legales, estas organizaciones han reconocido la necesidad de adoptar una tecnología que les ayude a cumplir con las normas en todo momento. Los mapas de procesos ayudan a las organizaciones a hacer cambios para adherirse a las nuevas regulaciones rápidamente. Cada vez que se promulga una nueva normativa, los empleados pueden reunir y reevaluar sus procesos existentes en su plataforma de BPM. Los procesos pueden entonces ser ajustados o se pueden crear nuevos procesos que se ajusten a los nuevos requisitos, haciendo la entrega al auditor más fácil que nunca con un sistema que el auditor pueda entender visualmente.
3. El valor de sus sistemas actuales se amplía
Un beneficio claro del mapeo de procesos es su capacidad de integrarse sin problemas en los sistemas tecnológicos existentes de una organización. Por ejemplo, digamos que una compañía de seguros tenía un proveedor anterior cuya capacidad era limitada, no proporcionaba el nivel de visibilidad en toda la empresa que se necesitaba, y esas áreas débiles daban lugar a tiempos de respuesta más lentos para los clientes. En el caso de una compañía de seguros, el proceso de reclamación suele experimentar el problema del tiempo de comunicación retrasado debido a una suite de gestión anticuada y a los procesos basados en papel.
Las plataformas de flujo de trabajo que utilizan el mapeo de procesos ayudan a agregar la información en los sistemas antiguos y a superponerla para proporcionar una experiencia más actualizada. La información más antigua de estos sistemas se beneficia de una mayor seguridad gracias a una tecnología actualizada, una interfaz de usuario amigable y el ahorro de costes al no tener que desechar las inversiones existentes para realizar nuevas inversiones. Su organización puede seguir cosechando los frutos de sus inversiones presupuestarias mientras automatiza las tareas a través del nuevo sistema. Los pros de la visibilidad, la responsabilidad y la agilidad aún permanecen.
Al implementar una sólida plataforma de flujo de trabajo y utilizar mapas de procesos para su máximo aprovechamiento, su organización puede optimizar sus procesos internos. La mejora de las operaciones básicas a través de sistemas conectados mantiene a su empresa ágil, flexible y en sintonía con las tendencias de transformación digital.
Una cultura más fuerte lleva a una organización más fuerte
Cambiar las actitudes existentes hacia la nueva tecnología es un desafío que casi todos los negocios enfrentan. La recompensa es alta para las organizaciones que deciden adaptarse en lugar de los mercados agresivos. De acuerdo con McKinsey"El cuartil superior de las empresas que cotizan en bolsa en el McKinsey's Índice de salud de la organización (OHI) entrega aproximadamente tres veces los beneficios a los accionistas que los del cuartil inferior".
Hacer el caso de la salud organizacional es fácil cuando todos están en la misma página hacia los objetivos organizacionales. Alcanzar este estado de salud en una empresa requiere una profunda comprensión de la forma en que cada empleado trabaja, trabaja en conjunto y trabaja hacia esas metas con los nuevos recursos disponibles. En este caso, el mapeo de procesos mejora directamente una organización en todos los niveles, ayudando a los empleados y a la gerencia a realizar el trabajo de manera más eficiente. Una organización puede dar pasos agigantados hacia sus estrategias de crecimiento a largo plazo, eliminando el trabajo ocupado y reduciendo fatiga de decisión...ayudando a su empresa a tomar decisiones críticas con facilidad.
La transformación digital es un proceso gradual que requiere la participación de todos los interesados para mejorar la organización en su conjunto. Al trabajar juntos, todo el ecosistema de la empresa trabaja en tándem, a tiempo y con mayor productividad que nunca.
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Sobre ProcessMaker:
ProcessMaker es un software de gestión de procesos empresariales y de flujo de trabajo de bajo código. ProcessMaker facilita a los analistas de negocios la colaboración con TI para automatizar procesos de negocios complejos que conectan a las personas y los sistemas existentes de la compañía. Con sede en Durham, Carolina del Norte en los Estados Unidos, ProcessMaker tiene una red de socios distribuidos en 35 países en cinco continentes. Cientos de clientes comerciales, incluidas muchas empresas de la lista Fortune 100, confían en ProcessMaker para transformar digitalmente sus procesos empresariales básicos, lo que permite una toma de decisiones más rápida, un mejor cumplimiento y un mejor rendimiento.
