Sobre 19 millones de americanos se inscribieron en algún tipo de institución de enseñanza superior en 2017. A medida que el mundo sigue adoptando nuevas tecnologías en todos los sectores, la enseñanza superior se enfrenta a una enorme presión para adaptarse y seguir siendo competitiva. La amenaza de la competencia de EdTech, las empresas de educación alternativa y las crecientes demandas de los estudiantes están haciendo que muchas universidades adopten la tecnología dentro de sus procesos internos.
En los últimos 30 años, las universidades se han movido para estar centradas en la tecnología. Hoy en día, el enfoque ha cambiado a un nuevo paradigma: Las universidades se están moviendo para convertirse en centrado en el proceso. En lugar de limitarse a invertir en la tecnología más reciente dentro y fuera de las aulas, las universidades reconocen la necesidad de transformar digitalmente la forma en que sus instituciones se comprometen y completan su trabajo. La automatización del flujo de trabajo que ayuda a mejorar los procesos internos es la respuesta a los puntos débiles que se escuchan en muchas instituciones de educación superior.
¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?
La automatización del flujo detrabajo está automatizando la secuencia de acciones para los pasos de un proceso, también conocido como flujo de trabajo. Diccionario de negocios explica cómo la automatización del flujo de trabajo puede maximizar la eficiencia, afirmando que "cuando las personas realizan tareas a mano, pueden consumir mucho tiempo y ser propensas a errores humanos". Cuando la tecnología se utiliza para tareas repetitivas, los errores se reducen o se eliminan y el tiempo que se tarda en completar cada tarea se reduce enormemente". La automatización de los flujos de trabajo simplifica los procesos, permitiendo a los usuarios aumentar la eficiencia de la organización a escala.
A pesar de los avances técnicos en las aulas de la enseñanza superior, demasiadas universidades dependen de procesos manuales y basados en el papel, lo cual genera un gran volumen de trabajo e ineficiencias. En efecto, El 55% de los administradores de la educación dicen que todavía "pasan un día completo de trabajo a la semana en tareas manuales y repetitivas", según Formstack...el informe sobre la Automatización del Flujo de Trabajo del Estado de la Educación de 2018.
La gestión de estos procesos es tediosa, consume mucho tiempo y es propensa a los errores humanos. El personal se queda atascado por su carga de trabajo y es incapaz de procesar rápidamente las solicitudes de los profesores y los estudiantes, y los estudiantes se frustran por la cantidad de tiempo que le lleva al personal comunicarse y cumplir. Es un sistema roto que necesita ser reparado.
Afortunadamente, los colegios y universidades están adoptando constantemente la tecnología en sus oficinas debido a la creciente necesidad de satisfacer las crecientes demandas de los estudiantes. Los estudiantes hoy en día esperan que las universidades reflejen sus experiencias de servicio al cliente con las empresas. Por automatizando los flujos de trabajo, las universidades pueden alcanzar la productividad, la excelencia operativa y ofrecer un mejor viaje estudiantil en sus instituciones de educación superior.
Automatización del flujo de trabajo en acción
Bill Gates dijo una vez, “La primera regla de cualquier tecnología utilizada en un negocio es que la automatización aplicada a una operación eficiente magnificará la eficiencia. La segunda es que la automatización aplicada a una operación ineficiente magnificará la ineficiencia". En la educación superior, los retrasos o errores durante los procesos pueden ser costosos y desastrosos para el estudiante - esto es especialmente cierto para las oficinas de Ayuda Financiera o cuando un estudiante está esperando escuchar una palabra de una universidad sobre las admisiones. Una plataforma de automatización del flujo de trabajo sólo puede mejorar la coordinación entre las personas y los departamentos si los procesos están claramente definidos y los miembros del personal aceptan la necesidad de cambiar.
Laautomatización de los flujos de trabajo en el ámbito de la educación puede acelerar directamente la comunicación, la colaboración entre campus y los procesos internos de una universidad, una vez que estos dos factores están en marcha. Para La Universidad de Santa Catalina...entendió muy rápido las ventajas de tener un fuerte equipo de liderazgo para ayudar a lograr los objetivos a largo plazo de la universidad. Drew Melendres - el Vicepresidente Senior de Gestión de Matrículas, Asuntos Estudiantiles y Atletismo de la universidad - explica los beneficios de un liderazgo centralizado sobre toda la experiencia de los estudiantes en la Educación de Helix Matriculación Universidad de Crecimiento podcast.
"Esencialmente controlamos la experiencia de los estudiantes desde el momento en que oyen hablar de nosotros en marketing, hasta el momento en que esos estudiantes caminan por nuestro campus", comparte Melendres. "Minimizar las compensaciones ayuda a los estudiantes a no sentir que tienen que empezar de nuevo... nuestro trabajo es crear un nivel de servicio al cliente que les haga pensar, 'Me están escuchando'. Lo que hace es crear un mayor nivel de compromiso".
Para universidades como St. Catherine, conectar los sistemas existentes para satisfacer las demandas de los estudiantes es primordial en su estrategia de campus. La tecnología como la automatización del flujo de trabajo permite a las universidades más grandes, de varios campus, ser más impulsadas por los procesos y cumplir con estos desafíos de manera efectiva. Los miembros del personal y la facultad pueden diseñar y desplegar fácilmente los flujos de trabajo con el clic de unos pocos botones, sin necesidad de que intervenga el departamento de TI. Un proceso que normalmente tomaría días para ser aprobado ahora toma horas o un día como máximo.
Los flujos de trabajo bien diseñados y automatizados proporcionan un aumento del retorno de la inversión en estas plataformas al ayudar a mantener los costos bajos, la productividad alta y garantizar un viaje estudiantil más fuerte y agradable para los estudiantes inscritos.
(Fuente: Pexels)
La automatización del flujo de trabajo mejora el viaje del estudiante
Pero los beneficios de la automatización del flujo de trabajo superan con creces las operaciones entre el profesorado y el personal de apoyo. En la educación superior, el centro de atención es el estudiante. CNBC informa que asistir a la universidad está causando más preocupación ahora que nunca, gracias a que encontrar un trabajo de post-graduación sólo empeora. Como resultado, las actitudes de las generaciones jóvenes hacia la universidad están disminuyendo. La mala experiencia estudiantil de las masas puede hacer o deshacer la tasa de matriculación y la credibilidad de la universidad a los ojos de los futuros solicitantes.
A estudio publicado en mayo de 2018 por Civitas Learning indica que "casi uno de cada cinco estudiantes que dejaron la escuela sin un título había completado al menos el 75 por ciento de los requisitos de su programa". Casi 1 de cada 10 había completado al menos el 90 por ciento". Entre las razones citadas se encuentra la falta de apoyo de los estudiantes, sobre todo porque un estudiante percibe que la universidad no ayuda o es lenta en responder a las solicitudes, preguntas y cambios importantes. Esto está más allá del control del estudiante, lo que sugiere que se debe hacer algo a nivel de la administración de la universidad para ayudar a superar la disminución de la retención. Con una plataforma de automatización del flujo de trabajo como ProcessMaker, las solicitudes de graduación, las consultas de ayuda financiera e incluso el acceso a cambios de grado instantáneos pueden reducir la probabilidad de que un estudiante se sienta infeliz. Los estudiantes apoyados equivalen a que más estudiantes permanezcan en la universidad y se gradúen.
Hay cada vez más investigaciones que prueban El profesorado puede mejorar las posibilidades de éxito de sus estudiantes trabajando para abordar las frustraciones de los estudiantes. Una forma en que las universidades están haciendo esto es extendiendo el valor de la adopción de la automatización del flujo de trabajo en el nivel operativo al del viaje del estudiante. Una plataforma de automatización del flujo de trabajo se conecta a otra tecnología como la inteligencia artificial (AI) y el aprendizaje automático para automatizar las tareas entre las partes, proporcionando alertas y actualizaciones en tiempo real. Otra tecnología llamada Automatización de procesos robóticos (RPA) imita el comportamiento humano para realizar incluso las tareas más simples. Puede ser configurada para hacer un clic de ratón en un botón, rellenar formularios y realizar microtareas y tomas de sistema normalmente realizadas por los humanos.
Con la plataforma de gestión de procesos empresariales (BPM) inteligente adecuada, su universidad puede aprovechar estas tecnologías conectándolas a un área centralizada. El resultado es una mayor visibilidad de las operaciones de la universidad, la optimización de los procesos en marcha y una fácil adaptabilidad para las auditorías, informes y otras normativas de la universidad.
Para Anjli Jain de Unificado en el podcast de Inside Higher Ed El pulsola automatización está diseñada para trabajar mano a mano con los procesos tradicionales. "Para las escuelas que tienen artículos de conocimiento, o un lugar donde se escriben los flujos de trabajo, es importante no destruir eso o 'reinventar la rueda'", dice. En otras palabras, el software de automatización debe integrarse perfectamente en los sistemas tecnológicos actuales de la universidad para crear mejores procesos. Esto es fundamental para el éxito de cualquier software de automatización.
Transformar su institución de educación superior.
Las universidades están maduras para la innovación, especialmente a nivel de procesos internos. Al poner un mayor énfasis en mejorar la forma en que la facultad y el personal trabajan juntos, se prioriza el viaje del estudiante. El hecho de que las universidades vayan un paso más allá de tener la última tecnología para convertirse en impulsoras de procesos permite a las universidades abordar los puntos débiles de la industria.
"Las escuelas deben trabajar tan duro para asegurar que los estudiantes tengan éxito en la universidad como lo hacen para llevarlos a la universidad en primer lugar", dice Dr. Rito Silva...Vicepresidente de Asuntos Estudiantiles del Colegio Del Mar. La automatización del flujo de trabajo ayuda a las universidades a enfrentar estos desafíos todos los días.
En ProcessMaker, nos especializamos en proporcionar soluciones de flujo de trabajo al sector de la educación superior con nuestra plataforma de gestión de procesos empresariales (BPM) y de flujo de trabajo de bajo código. ¿Busca una nueva solución de flujo de trabajo para su universidad? Aprenda más en www.processmaker.com.
Sobre ProcessMaker:
ProcessMaker es un software de gestión de procesos empresariales y de flujo de trabajo de bajo código. ProcessMaker facilita a los analistas de negocios la colaboración con TI para automatizar procesos de negocios complejos que conectan a las personas y los sistemas existentes de la empresa. Con sede en Durham, Carolina del Norte, en los Estados Unidos, ProcessMaker tiene una red de socios distribuidos en 35 países de los cinco continentes. Cientos de clientes comerciales, incluidas muchas empresas de la lista Fortune 100, confían en ProcessMaker para transformar digitalmente sus procesos empresariales básicos, lo que permite una toma de decisiones más rápida, un mejor cumplimiento y un mejor rendimiento.
