En el apretado mercado laboral actual, su departamento de personal está trabajando horas extras para encontrar los mejores talentos. Simplemente no hay suficientes trabajadores cualificados para satisfacer la demanda. Sin embargo, llenar los puestos es sólo el comienzo. Una vez que los candidatos aceptan una oferta, comienza el proceso de incorporación, y muchas empresas no están preparadas.
Los nuevos empleados pasan por una carrera de obstáculos antes de que se instalen cómodamente, lo que retrasa su capacidad de alcanzar un estado de productividad. Más preocupante aún, los errores en el proceso de incorporación pueden llevar a una pobre contratación de nuevos empleados, aumentando la probabilidad de desgaste en el primer año de servicio. El costo de la rotación es alto en cualquier circunstancia, pero perder una nueva contratación es particularmente costoso. Los recursos dedicados a la contratación y la capacitación nunca se recuperan.
El vínculo entre el embarque y la retención de nuevos empleados
La rotación de los nuevos empleados es un tema importante para la mayoría de las organizaciones. En un estudio reciente de Futurestep...se preguntó a 1.817 ejecutivos si les preocupaba la retención de nuevos empleados. El noventa por ciento dijo "sí". Más de la mitad de esas encuestas indicaron una tasa de rotación de nuevas contrataciones entre el 10 y el 25 por ciento dentro de sus negocios. Aunque la mayoría de los encuestados (98 por ciento) estuvieron de acuerdo en que la incorporación es un factor significativo en la satisfacción laboral de un nuevo empleado, sólo el 69 por ciento ofrece realmente programas formales de incorporación. De ellos, el 23% duran sólo un día.
La automatización del proceso de incorporación de empleados ofrece una alternativa eficaz a los métodos caóticos que utilizan actualmente las empresas de todos los tamaños. Las organizaciones que optan por la automatización utilizan herramientas integrales de gestión del flujo de trabajo para crear una experiencia perfecta para los miembros del personal que están empezando a aclimatarse. Gracias a las mejoras en la experiencia de incorporación, estas empresas descubren que las nuevas contrataciones se vuelven más productivas más rápidamente y es mucho menos probable que abandonen la organización en su primer año de servicio.
Crear un proceso unificado de embarque
Algunos gerentes son mentores talentosos. Sus nuevos contratados tienen las herramientas y el apoyo que necesitan para sentirse parte del equipo de inmediato. Sin embargo, estos líderes son pocos y están lejos de serlo. La mayoría tiene mucho que hacer y muy poco tiempo para dedicarle atención a la incorporación. Esto significa que no comparten información crítica, lo que puede tener graves consecuencias.
En primer lugar, los empleados pierden la confianza en la organización cuando no tienen los materiales que necesitan para tener éxito, lo que conduce a una mayor rotación. En segundo lugar, la falta de organización aumenta la probabilidad de que no se cumplan los requisitos de cumplimiento.
En las industrias altamente reguladas, los errores de cumplimiento dan lugar a multas, publicidad negativa o algo peor. Además, muchas empresas asumen compromisos con las empresas de sus cadenas de suministro, como la garantía de que todos los empleados se sometan a comprobaciones de antecedentes y a exámenes de detección de drogas. Si no se gestiona cuidadosamente el proceso de incorporación a la empresa, estos pasos pueden pasar desapercibidos, lo que puede perjudicar las relaciones comerciales.
Puede ser abrumador hacer un seguimiento de los muchos detalles de cumplimiento que conlleva la incorporación de un nuevo empleado, incluso cuando los miembros del personal completan cada paso. Llevar la cuenta del papeleo firmado y los resultados de las pruebas añade otro obstáculo. Los sistemas automatizados de incorporación deberían integrarse fácilmente con la gestión de contratos. Esto simplifica el mantenimiento de registros mediante el uso de software de firma digital y un sistema de gestión de documentos. Los documentos firmados se almacenan y se recuperan electrónicamente, eliminando la necesidad de sistemas de archivo elaborados.
La automatización del proceso de incorporación crea una experiencia consistente para los miembros del personal, que disfrutan de acceso a todas las herramientas necesarias para establecerse en su nuevo puesto. Desde la información sobre las prestaciones hasta la capacitación reglamentaria necesaria, los nuevos contratados pueden sentirse seguros de que disponen de información completa. Antes de comenzar a utilizar el software de BPM para automatizar su proceso, puede ser una buena idea utilizar esta lista de verificación - compilada por Continu - para organizar su flujo de trabajo de incorporación.
El embarque autodirigido pone a cargo a los nuevos empleados
Uno de los desafíos más difíciles al comenzar un trabajo es el repentino cambio de la autonomía a la dependencia. Los individuos altamente calificados probablemente provenían de un entorno en el que tenían fuertes redes y el conocimiento organizacional necesario para resolver problemas y completar las tareas necesarias. Ahora, estos trabajadores anteriormente autónomos son a menudo completamente dependientes sobre los líderes, el personal de Recursos Humanos y los compañeros de trabajo para obtener información que va desde la mundana ubicación de los baños de los empleados hasta los intrincados matices de la política de la oficina.
La incorporación automática pone a los nuevos empleados en el asiento del conductor. Esto les da una temprana sensación de logro - y la resultante confianza en sí mismos para atacar tareas más difíciles. Mientras los empleados se embarcan usando los formularios y procesos prediseñados, los líderes y el personal de recursos humanos se centran en otras responsabilidades.
La incorporación efectiva aumenta la eficiencia de los recursos humanos
Cuando algo sale mal durante el embarque, la corrección del error suele recaer en el equipo de RRHH. El desgaste de los nuevos empleados pone a los reclutadores en la silla caliente; el personal de RRHH es entonces llamado para manejar los asuntos de cumplimiento.
La incorporación automática disminuye la probabilidad de que se pierdan pasos y se completen incorrectamente las solicitudes, reduciendo drásticamente los recursos necesarios para la reelaboración. Los empleados disfrutan de una experiencia consistente en su trato con el departamento de RRHH, incluso si hay cambios de personal. De hecho, muchas organizaciones extienden la automatización a otras partes de la función de recursos humanos, como las solicitudes de licencia y la presentación de informes de gastos. Se trata de un esfuerzo para ofrecer a los empleados una experiencia consistente en estas áreas también.
Finalmente, la automatización permite la visibilidad de la efectividad de los programas de abordo. Los componentes faltantes son identificados y ajustados, y los líderes recogen información de los nuevos contratados que pasan por el proceso. En muchos casos, estos miembros del personal ofrecen la visión más útil de cómo la empresa puede mejorar el proceso de incorporación. Esto puede conducir a un aumento constante de la ineficacia.
La incorporación es un factor crítico en el éxito de los negocios debido a su impacto en el compromiso, la retención y la productividad de los empleados. A través de sistemas automatizados de gestión de flujo de trabajo como ProcessMaker, las empresas son capaces de crear una experiencia perfecta para las nuevas contrataciones. Pruebe ProcessMaker para sus procesos de incorporación de empleados hoy.
