Érase una vez, un flujo de trabajo era simplemente una característica de los productos de software. En muchos casos, ni siquiera tenía un nombre. A menudo, el "flujo de trabajo" era simplemente un mapa o diagrama de flujo de procesos sin ninguna funcionalidad adicional, añadido a otra suite empresarial como una idea de último momento. Con el tiempo, los clientes demandaron más funcionalidad de flujo de trabajo de su software empresarial. Esto dio lugar a toda una industria de software dedicada a la gestión de flujos de trabajo y procesos empresariales (BPM).
El comienzo
En los años 80 y 90, las empresas comenzaron a ver los beneficios de definir y refinar sus flujos de trabajo internos. Esto dio lugar a toda una plétora de software empresarial y acrónimos, como ERP y CRM. Estos programas de software eran (y siguen siendo) verdaderos Goliats, permitiendo a los usuarios realizar una variedad de acciones desde una sola interfaz. Sin embargo, esto también significaba que las características individuales, como la gestión del flujo de trabajo, se quedaban atrás a medida que el software empresarial se desarrollaba para incluir el mayor número de características posibles en lugar de mejorar las características existentes.
Los desafíos
Esta situación no podría durar para siempre. A medida que más empresas digitalizaban las actividades comerciales diarias, de repente se hizo evidente la necesidad de orquestar múltiples aplicaciones en un solo lugar. El software de la empresa no estaba equipado para conectarse con otras aplicaciones. El gran tamaño dificultaba la personalización y la integración con otras aplicaciones. Para completar un flujo de trabajo de punta a punta, los usuarios necesitaban conectarse a múltiples aplicaciones y coordinar físicamente con otros interesados en el proceso. Por lo tanto, los flujos de trabajo estaban condenados a seguir siendo ineficientes.
Los datos eran otro problema. A medida que las empresas comenzaron a digitalizar más tareas, el número de aplicaciones que utilizaban los empleados comenzó a aumentar, lo que significaba más datos. Como cada departamento tenía necesidades diferentes y utilizaba aplicaciones diferentes, los silos de datos terminaron apareciendo en todas las empresas. Para las empresas que querían aplicar técnicas de BPM para mejorar los flujos de trabajo, era imprescindible contar con una forma de gestionar eficazmente los datos en una ubicación central para calcular la eficiencia del flujo de trabajo.
La última capa era la necesidad de reglas y lógica de negocios para dirigir los flujos de trabajo automatizados de principio a fin. Mientras que el software empresarial podía automatizar hábilmente las tareas individuales, tanto los usuarios como las tareas que realizaban estaban aislados unos de otros. Esto resultó en dos desafíos principales. En primer lugar, los datos y la información no podían fluir libremente, lo que ralentizaba el tiempo necesario para completar las tareas y creaba silos de datos. En segundo lugar, las empresas tenían que aplicar las reglas y condiciones comerciales manualmente porque no había manera de aplicar digitalmente las condiciones para automatizar las decisiones. Estos dos desafíos significaban que no podían fluir sin problemas, lo que resultaba en cuellos de botella e ineficiencia.
La solución
La solución era un software separado y más ligero que podía conectarse fácilmente a múltiples aplicaciones externas, almacenar los datos recogidos en una base de datos y automatizar los flujos de trabajo de principio a fin. Así comenzó la existencia de un software de flujo de trabajo especializado. Por último, las empresas disponían de los medios para aplicar los principios de BPM a sus procesos automatizados para mejorar continuamente los flujos de trabajo.
Con el software de flujo de trabajo, los usuarios podían acceder a una ubicación para acceder a las funcionalidades de múltiples aplicaciones. Esto fue posible gracias a las conexiones tanto con el software heredado como con las herramientas digitales más recientes. Por lo tanto, una ubicación centralizada contenía todos los datos del proceso. Ahora, las empresas podían calcular fácilmente el proceso y la eficiencia de los empleados para encontrar áreas de mejora. Por último, la aplicación de reglas y lógica de negocios para procesar los datos, combinada con integraciones a aplicaciones externas, permitió a las empresas automatizar los flujos de trabajo de principio a fin.
La comida para llevar
Aunque el software de flujo de trabajo se ha desarrollado para automatizar eficazmente los flujos de trabajo, los mismos problemas que existían hace 20 años siguen existiendo hoy en día. La tecnología ha proliferado hasta el punto de que los usuarios se conectan a más aplicaciones que nunca para completar sus tareas diarias. Como resultado, la necesidad de software de flujo de trabajo para conectar aplicaciones y reunir datos nunca ha sido mayor. En los próximos años, el software de flujo de trabajo seguirá adaptándose para automatizar un alcance aún mayor de los procesos empresariales. No pierda de vista la industria del software de flujo de trabajo a medida que evoluciona para proporcionar soluciones a una mayor gama de problemas de flujo de trabajo.
