Nuestra serie sobre modelización de procesos empresariales ha explicado cómo la modelización de procesos puede optimizar los negocios identificando áreas de mejora y estableciendo los puntos de referencia adecuados para el éxito.
El último post de nuestra serie discutirá cómo utilizar el modelado de procesos no sólo para resolver problemas y arreglar fallos en los procesos de negocio, sino también cómo optimizar los procesos para dar a las empresas una ventaja sobre sus competidores.
Modelado de procesos: Lo que hemos aprendido hasta ahora
El mapeo y el modelado de procesos comerciales allana el camino para la optimización de los procesos al proporcionar una visión completa de los procesos comerciales. La información detallada y el aumento de la transparencia que proporciona el modelado de procesos arman la gestión con las herramientas para medir el rendimiento de los empleados y la asignación de recursos. La vigilancia de las operaciones mediante modelos de procesos también genera datos sobre el funcionamiento normal de los procesos. Esto ayuda a los ejecutivos a determinar los indicadores clave de rendimiento (KPI) y los puntos de referencia utilizados para medir la mejora de los procesos y aplicar la gestión del cambio. También ayuda a establecer un estándar de operaciones para que los empleados completen las tareas de manera uniforme y de la misma manera.
Pasar de la mejora de procesos a la optimización de procesos
La última pregunta que queda es cómo pueden las empresas utilizar esta información para ir más allá de la simple fijación de procesos y lograr la optimización para mantenerse por delante de los competidores. Como se mencionó anteriormente en esta serie, los líderes empresariales pueden dar pasos hacia la optimización de los procesos estableciendo objetivos alcanzables. Usando el modelo de proceso, los ejecutivos pueden echar un vistazo a cada elemento que trabaja en el proceso en su conjunto. Los candidatos comunes para la optimización de procesos incluyen:
- Eficiencia de los empleados - ¿Incentivar ciertos comportamientos y actividades de los empleados mejorará la eficiencia?
- Asignación y adquisición de recursos - ¿Dónde se utilizan los recursos? ¿Los empleados están utilizando los recursos de manera eficiente? ¿Son los recursos disponibles suficientes para completar la tarea en cuestión?
- Manejo y reducción de excepciones - ¿Por qué se producen las excepciones? ¿Pueden resolverse más rápidamente? ¿Pueden reducirse las excepciones por completo?
Para empezar a responder a estas preguntas, los líderes empresariales pueden mirar sus modelos de procesos y KPIs para determinar dónde la inversión tendría el mayor impacto. Dado que los modelos de procesos destacan la relación entre los insumos y los productos, los líderes empresariales pueden ver el efecto de la inversión en el resultado del proceso. Esto hace más fácil ver qué áreas deben ser optimizadas para el menor costo. Luego, los ejecutivos pueden aplicar los KPI para ver los efectos de los cambios o las nuevas inversiones realizadas en el proceso. No sólo el costo de la optimización del proceso es menor, sino que el cambio es también menos riesgoso. Los modelos de procesos facilitan el análisis y la predicción del efecto de la inversión, reduciendo el riesgo.
Uso de la optimización del flujo de trabajo para adelantarse a los competidores
Una vez que las empresas han estandarizado sus procesos y determinado los puntos de optimización, pueden hacer cambios continuamente en los procesos. La libertad para innovar que proporciona el modelado de procesos es un factor importante para mantenerse por delante de la competencia. A medida que la tecnología avanza, el modelado de procesos ayuda a comprender qué nuevas herramientas y aplicaciones son beneficiosas para la optimización de los procesos. Los modelos de procesos pueden ayudar a la administración a determinar si la nueva tecnología encaja en los procesos existentes. Si el beneficio no vale el costo, las compañías evitan desperdiciar dinero en aparatos caros, pero esencialmente inútiles. Esto pone a las compañías un paso adelante de los competidores que deciden hacer malas inversiones.
Los datos generados mediante modelos de procesos también ayudan a concluir que la nueva tecnología podría dar lugar a un importante aumento de la productividad. Durante el análisis de costo-beneficio, los modelos de procesos ayudan a la administración a encontrar dónde o cómo la nueva tecnología puede proporcionar el mayor beneficio. Utilizando los datos generados a partir de procesos estandarizados, la administración puede hacer proyecciones más precisas de las economías. De esta manera, las decisiones ejecutivas se basan en datos fidedignos, lo que reduce las conjeturas y los riesgos. Después de adquirir nuevos recursos, los ejecutivos pueden utilizar modelos de procesos e indicadores clave de rendimiento (KPI) para supervisar el rendimiento de sus inversiones. El ciclo de monitoreo de mejoras y análisis de resultados lleva a una constante optimización de los procesos a lo largo del tiempo, lo que hace que las empresas estén por delante de sus competidores.
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Ahora que hemos explicado cómo el modelado de procesos de negocios es bueno para los negocios, es hora de ver de primera mano cómo La suite BPM de ProcessMaker puede ayudar a su negocio a ser más eficiente. Haga clic en aquí para programar su demostración personalizada.
