Si vous êtes en train de lire ce document, vous êtes très probablement quelqu'un qui envisage ou cherche à explorer la validité de l'intégration de processus automatisés dans votre modèle d'entreprise. Cela peut avoir plusieurs raisons : vous cherchez à réallouer les efforts de production, vous essayez d'être plus efficace dans la gestion du temps ou il peut même être aussi simple que votre entreprise dépasse sa capacité de production actuelle.
La plupart de ces technologies sont destinées à être supplément au travail quotidien d'un employé, il faut donc éviter de penser que les robots et les logiciels remplacent entièrement les emplois. Utilisez plutôt l'automatisation là où elle est nécessaire, que ce soit pour aider à traiter les demandes de commande, gérer les stocks, réorganiser les fournitures quand elles sont nécessaires ou renforcer les capacités du service clientèle.
Bien que cela puisse sembler être la réponse à vos problèmes actuels de fonctionnement et de gestion, il y a beaucoup de choses à considérer avant de se lancer dans cette aventure. Voici quelques questions que votre entreprise devrait se poser avant de prendre cette décision pour s'assurer un investissement rentable.
1. Quel est le statut actuel de l'entreprise ?
Prenez le temps d'évaluer l'entreprise dans sa situation actuelle avant de prendre des décisions financières à grande ou à petite échelle.
De combien de liquidités disposez-vous actuellement ?
Atteignez-vous régulièrement vos objectifs de production et de rendement chaque mois ?
Quels sont les secteurs de l'entreprise qui ont connu des difficultés ou qui pourraient bénéficier d'un soutien plus important ?
Si vous constatez qu'il est nécessaire d'accroître allocation des ressources dans un ou plusieurs aspects de l'entreprise, il peut être judicieux d'envisager l'automatisation de certains aspects de ces domaines afin de libérer du temps et de la main-d'œuvre. Il y a toujours de la place pour la croissance lorsqu'il s'agit de la plupart des domaines d'activité d'une entreprise, alors soyez toujours à l'affût des possibilités de vous faciliter la vie et celle de vos employés.
2. Comment nos capacités changeront-elles après l'ajout de processus d'automatisation ?
L'une des principales raisons pour lesquelles les entreprises décident de intégrer les services d'automatisation dans leur plan d'entreprise est d'augmenter leur capacité de production. Analysez les moyennes de votre production actuelle au cours du dernier exercice financier, et même des cinq exercices précédents, pour une analyse plus précise des tendances. Ensuite, prévoyez dans quelle mesure la production totale sera plus élevée si certaines pratiques commerciales en aval étaient automatisées. Cela peut être fait approximativement en utilisant le nombre d'heures de travail économisées en effectuant la tâche au cours d'un mois donné. Ces heures peuvent ensuite être affectées à d'autres tâches ou à l'achèvement plus rapide des files d'attente existantes.
Si l'automatisation est appliquée à plusieurs ou à tous les services, le temps et l'argent que vous pourriez économiser peuvent être révélateurs. Votre entreprise pourrait voir un impact presque immédiat sur ses résultats, car la mise en place et la maintenance de ce type de logiciels sont faciles et efficaces.
3. Quelle est l'étendue et le coût de la formation à l'automatisation ?
Nombreux sont ceux qui pensent que, lorsqu'on ajoute de nouveaux logiciels informatiques et systèmes de gestion de bureau, chaque membre du personnel doit être correctement formé à l'aide de cours et d'ateliers intensifs qui peuvent prendre des jours ou des semaines. Cependant, plusieurs types de nouveaux logiciels d'automatisation ont une courbe d'apprentissage faible ou nulle, ce qui rend leur adaptation simple. Certains fonctionnent même en imitant l'écran après avoir étudié les processus et les fonctions humaines, comme le remplissage des notes de frais ou la création d'une feuille de calcul à l'aide de données externes.
Certains programmes plus avancés nécessiteront toutefois une formation, les avantages à long terme de leur fonctionnalité sont incontestables. Cette technologie permettra à votre personnel de dépasser largement les objectifs personnels et ceux de l'entreprise lorsqu'elle est utilisée correctement et stratégiquement.
4. L'utilisation de l'automatisation pourrait-elle soulever des questions cruciales ?
Comme indiqué précédemment, de nombreux services d'automatisation s'adapteront et se modifieront d'eux-mêmes lorsque des changements seront apportés à l'échelle de l'entreprise ou en fonction des clients. Bien qu'un dépannage puisse parfois s'avérer nécessaire, une maintenance régulière par des professionnels de l'informatique internes suffit une fois la configuration initiale terminée. Il est également important de se rappeler que l'automatisation des tâches de l'entreprise est censée être complémentaire, et que le travail effectué à l'aide de cette programmation doit toujours faire l'objet d'un double contrôle des erreurs par les employés. Les problèmes qui sont cohérents ou qui ne peuvent être résolus en interne peuvent être signalés au prestataire de services immédiatement et réglés dès que possible.
Étant donné que des mises à jour et des mises à niveau régulières sont effectuées sur les logiciels techniques de cette capacité, vos pratiques commerciales évolueront constamment pour le mieux.
Rédigé par : Chandler Coleman
