Les documents sont le moteur de presque tous les processus commerciaux. Des contrats qui précisent les attentes des clients aux factures, en passant par les bons de commande et les reçus, il existe une série de documents destinés à garantir le bon déroulement des opérations. La plupart des formulaires et des documents peuvent désormais être préparés et stockés sous forme numérique, ce qui simplifie l'archivage et la recherche d'informations. Toutefois, de nombreuses organisations continuent à s'appuyer sur un flux de documents manuel. Malheureusement, la méthode manuelle traditionnelle présente des obstacles importants au traitement précis et efficace des documents.
Les défis des flux de documents manuels
Bien que les entreprises se soient pleinement adaptées à l'utilisation des outils de communication électronique, tels que la messagerie instantanée et le courrier électronique, de nombreuses personnes créent et gèrent encore des documents commerciaux par le biais d'un flux de documents manuel obsolète. Cette méthode oblige les membres du personnel à consacrer le temps nécessaire à la rédaction de versions personnalisées des documents, même les plus courants.
Lorsque ces documents papier doivent être examinés et/ou approuvés par plusieurs parties, les retards et les erreurs sont fréquents. Les signataires font circuler les documents physiques dans tout le bureau, ce qui augmente la probabilité d'égarer des éléments. Dans les situations où des modifications ou des corrections sont nécessaires, le temps nécessaire pour mener à bien l'ensemble du processus d'approbation manuellement est nettement plus long que dans le cas de flux de travail numériques plus efficaces.
Déterminer le statut des approbations dans les transactions commerciales complexes représente un défi important, surtout lorsqu'elles impliquent de multiples parties prenantes. Le suivi de l'emplacement des documents physiques est particulièrement difficile, et l'absence inattendue d'un acteur clé peut faire dérailler l'ensemble du processus. Les organisations se tournent vers les technologies de flux de documents numériques et de signature électronique pour simplifier et accélérer ces processus.
Les avantages de l'intégration des signatures électroniques dans vos flux de documents
Le passage à un flux de documents numériques reposant sur les signatures électroniques rationalise l'ensemble de l'opération. La combinaison de la facilité des signatures électroniques et de la puissance des plates-formes de gestion des processus d'entreprise (BPM) dédiées peut apporter les avantages suivants à vos flux de documents :
Intégration des signatures numériques et électroniques dans les processus complexes
Si de nombreuses solutions de signature électronique sont dotées de fonctionnalités de gestion des flux de travail, elles ne peuvent tout simplement pas prendre en charge des processus complexes et hautement personnalisés. Les logiciels de gestion des processus métier vous permettent d'intégrer facilement des signatures numériques et des signatures électroniques (quelle est la différence) dans des flux de travail hautement personnalisés, en intégrant toutes les capacités d'une plateforme BPM avancée et les avantages des signatures électroniques dans vos processus. Étant donné que les flux de travail hautement personnalisés sont, par nature, des processus très complexes, cette fonctionnalité offre des avantages substantiels.
Plus un processus est complexe, plus le code d'arrière-plan est compliqué. Les plateformes BPM hautement performantes intègrent les signatures numériques dans les flux de travail en configurant un connecteur au sommet de votre processus. Cela signifie qu'il n'est pas nécessaire de toucher au code source ou de risquer d'ajouter des erreurs en modifiant le processus.
L'intégration des signatures électroniques dans vos flux de travail vous permet également de suivre automatiquement les documents dans les processus complexes. En plus des capacités de notification par e-mail et de gestion des documents de votre plateforme BPM, les intégrations de signature numérique ajoutent la possibilité de suivre automatiquement les documents et de créer des pistes d'audit à partir de la plateforme de signature électronique. Ainsi, vous connaissez toujours le statut des documents essentiels, même lorsque les flux de travail sont complexes.
Automatisation de la génération et de l'exécution des contrats
L'ajout des signatures numériques vous offre la possibilité d'automatiser la génération et l'exécution des contrats, même en utilisant des modèles de documents physiques. Vous pouvez créer des modèles ou télécharger des documents physiques à l'aide d'une plateforme de signature électronique, puis ajouter des signatures et des champs supplémentaires au document, afin que les utilisateurs puissent remplir les formulaires de manière numérique. En intégrant les signatures électroniques dans votre plate-forme BPM, vous pouvez incorporer les modèles de votre plate-forme de signature électronique dans vos processus. Cela vous permet de générer automatiquement des contrats et de les acheminer vers les parties prenantes appropriées en configurant les règles d'acheminement appropriées dans votre plate-forme BPM.
Une fois les conditions d'acheminement établies, vous pouvez automatiser les processus de bout en bout, ce qui augmente l'efficacité et la précision. Le système de notification automatique est l'une des fonctionnalités les plus populaires du logiciel de BPM. Vous pouvez programmer le système pour qu'il vous avertisse lorsque des contrats sont exécutés, de sorte que vous ayez toujours des informations à jour sur le statut de chaque élément en suspens. Associé aux capacités de notification des plateformes de signature électronique, vous connaissez non seulement le statut de votre document, mais aussi celui de l'ensemble de votre flux de travail.
Réduction des délais d'examen des contrats
Les processus manuels de traitement des documents placent les documents essentiels entre les mains d'un seul acteur à la fois. Le logiciel BPM offre une transparence bien plus grande. Ces plateformes offrent un lieu centralisé où toutes les parties prenantes peuvent soumettre et examiner des informations à tout moment et de n'importe où.
Les processus comportent des règles et des conditions de routage programmables qui envoient les contrats aux parties appropriées à un moment prédéterminé du processus. Cela permet de réduire considérablement le temps nécessaire au traitement des documents. Les validations de champ sont définies par des plateformes de signature électronique pour garantir que les signataires saisissent les informations correctes et réduisent les erreurs au minimum. Vous pouvez également désigner des champs obligatoires pour empêcher les signataires de soumettre des informations incomplètes.
Amélioration de la responsabilité, de la traçabilité et de la conformité des contrats et des documents juridiques
Le respect des limites réglementaires est une grande priorité pour votre entreprise, et des processus de gestion documentaire de qualité sont essentiels pour atteindre cet objectif. Grâce à l'utilisation de flux de documents numériques et de signatures électroniques, vous améliorez immédiatement la responsabilité, la traçabilité et la conformité des contrats et des documents juridiques.
Les plateformes de BPM et de signature électronique fournissent toutes deux une piste d'audit numérique automatique, donnant une visibilité sur les processus pour les auditeurs et les tiers. Attribuer des champs à des signataires spécifiques pour accroître encore la visibilité et identifier la source des erreurs et des omissions. La désignation des champs obligatoires et les validations de champs aident votre organisation à éviter les cas de non-conformité dus à des informations incomplètes ou incorrectes.
Les notifications automatiques définies dans votre plate-forme BPM rappellent aux signataires et aux parties prenantes quand les contrats sont dus ou ont été exécutés. Elles vous permettent également de créer un processus dans lequel les délais de soumission non respectés et l'expiration des documents ne se produisent que dans des circonstances exceptionnelles. Les solutions BPM les plus innovantes offrent une transparence sur les inefficacités restantes des processus en surveillant les indicateurs clés de performance (KPI). Les outils de reporting affichent des données sur les performances des flux de travail afin que les utilisateurs puissent identifier les problèmes et améliorer continuellement les flux de documents.
Conclusion
Une fois qu'une organisation a fait la transition vers les processus de documents électroniques, l'intégration des signatures électroniques est l'étape finale pour une efficacité maximale. Grâce à l'utilisation de la technologie de signature électronique, vous pouvez suivre les documents tout au long de leur parcours afin d'éliminer l'incertitude des contrats. Utilisez des alertes pour garantir une notification rapide des changements de statut des documents. Personnalisez les champs de signature électronique pour vérifier que les signataires saisissent les informations de manière complète et précise. Grâce à l'intégration de la signature électronique, vos documents sont approuvés dès la première fois. ProcessMaker propose des intégrations avec deux plateformes de signature électronique de premier plan, DocuSign et Adobe Sign. Pour augmenter la vitesse de traitement de vos documents grâce aux intégrations de signature électronique, contactez les experts à l'adresse suivante ProcessMaker.
