Les établissements d'enseignement supérieur, comme tout autre organisme public, fonctionnent grâce aux interactions entre les départements, les individus et le public. Ces interactions sont généralement de nature complexe et comprennent une variété d'objectifs tels que l'inscription des étudiants, la gestion du budget et les tâches opérationnelles quotidiennes. Si vous effectuez ces processus manuellement, vous savez déjà qu'ils représentent beaucoup de travail et qu'ils prennent beaucoup trop de temps. Ces tâches deviennent répétitives et sujettes à l'erreur humaine. C'est là que l'automatisation peut aider les établissements d'enseignement supérieur.
Dans le passé, pour effectuer un simple changement de classe, l'étudiant devait remplir un formulaire papier et obtenir diverses signatures sur le campus. Ensuite, il devait le soumettre au bureau du registraire où un administrateur saisissait manuellement le changement de note. Que se passe-t-il si cet administrateur a perdu ce bout de papier ? Ou si l'administrateur se trompe de note par accident ? L'étudiant devra recommencer tout le processus.
Dans le cadre d'un processus automatisé de changement de niveau, l'étudiant n'aurait plus qu'à rencontrer son professeur et à initier un changement de niveau via le portail web de l'université. Une fois cette demande effectuée, elle est envoyée aux membres du corps enseignant concernés. Si les membres de la faculté approuvent le changement de note, la note est alors automatiquement modifiée dans le système. Plus de paperasserie perdue, plus de chasse au personnel, plus de chaos. L'automatisation, ainsi que les les logiciels de gestion des processus d'entreprise, permet d'éliminer l'erreur humaine et de prendre en charge les tâches répétitives qui normalement embourbent les travailleurs. Pour savoir quelles tâches vous pouvez automatiser, commencez par examiner vos flux de travail actuels. Ensuite, surveillez vos processus actuels pour détecter les inefficacités et créez une feuille de route pour l'automatisation.
Certains types de processus d'enseignement supérieur qui sont généralement automatisés :
- Enregistrement / Bureau d'enregistrement
- Recherche
- Développement du personnel
- Les relations communautaires
- Relations avec les anciens élèves
- Carrières
- Conseil
- Finances
- Sécurité
Automatisation des processus internes d'enseignement supérieur
En mettant en œuvre l'automatisation des flux de travail, les universités sont en mesure d'améliorer l'expérience des étudiants. Vous trouverez ci-dessous un exemple de flux de travail qui peut être utilisé pour accélérer un processus administratif très courant dans les universités : un changement de demande importante :
- L'étudiant demande un changement de matière principale par le biais d'un portail web externe, qui définit le workflow en mouvement.
- L'étudiant s'authentifie dans l'outil de workflow.
- Après authentification, l'étudiant peut accéder au formulaire de demande et le soumettre.
- La demande soumise est automatiquement acheminée au conseiller de l'étudiant pour approbation.
- Si la demande est rejetée, il arrête le processus et envoie une notification à l'étudiant pour l'informer du rejet.
- Si la demande est approuvée, elle envoie un enregistrement de l'approbation à l'adresse électronique de l'étudiant et une notification par SMS au numéro de téléphone de l'étudiant.
Comme les étudiants s'attendent à une satisfaction instantanée dans leurs interactions avec leur université, l'automatisation de cette simple tâche favorise une meilleure expérience pour les étudiants. Il s'agit d'un exemple de flux de travail simple, mais si des restrictions supplémentaires sont nécessaires, elles peuvent également être appliquées.
Les nombreux appels téléphoniques reçus quotidiennement au début de chaque semestre constituent un autre exemple d'automatisation des tâches au niveau des admissions. Un simple ajout d'un chatbot automatisé sur le site web de votre université permettra de libérer les conseillers aux admissions pour d'autres tâches. Voici un exemple concret, Tim RenickLe vice-président dynamique du GSU pour la gestion des inscriptions et la réussite des étudiants, a déclaré qu'avant le début de chaque semestre, son équipe peut recevoir jusqu'à 2 000 appels par jour. C'est un volume que le GSU ne peut pas gérer : "Nous ne sommes pas American Express. Nous n'avons pas de centre d'appel avec 200 personnes".
L'avenir de l'automatisation dans l'enseignement supérieur
À mesure que tout devient plus interconnecté avec les dispositifs IdO et le marketing omnicanal, il devient plus facile pour les départements de gérer les opérations, les relations avec les étudiants et toute une série d'autres responsabilités grâce à l'automatisation. Dans le même temps, cela pose un défi à la sécurité des données hautement sensibles que les universités ont stockées en ligne ou dans leurs locaux. En outre, ces données n'ont pas encore été pleinement utilisées pour servir les étudiants par les établissements d'enseignement supérieur pour évaluer les progrès des étudiants, améliorer les programmes d'études, générer un marketing ciblé, etc. Comme pour toutes les tâches qui y sont liées, les universités doivent s'assurer qu'elles utilisent l'automatisation d'une manière éthique qui aide les étudiants. Les universités doivent se préparer aux avantages et aux défis d'un avenir de l'enseignement supérieur automatisé, rationalisé et numérique.
