20 millions. C'est le nombre d'étudiants américains de l'enseignement supérieur qui sont inscrits à des cours exclusivement à distance, selon le rapport du ministère de l'éducation Centre national des statistiques de l'éducation. C'est l'un des six étudiants.
Alors que la perturbation numérique continue de transformer le monde, l'enseignement supérieur est confronté à une énorme pression pour s'adapter. Historiquement, le back-office d'une école a toujours été manuel et à forte intensité de papier. Aujourd'hui, les écoles s'efforcent de répondre aux normes actuelles en matière d'agilité, de flexibilité et d'expérience exceptionnelle des étudiants, malgré les efforts de transformation numérique. Afin de surmonter ce défi, les écoles se tournent vers des solutions traditionnellement célébrées dans d'autres secteurs tels que la banque, le gouvernement et l'industrie. Parmi ces solutions figure la gestion des processus métier (BPM).
Le BPM est une solution qui a transformé les entreprises, petites et grandes, depuis des décennies. Sa méthodologie peut être appliquée à l'enseignement supérieur pour obtenir des résultats similaires. Dans cet article, nous examinons comment la BPM améliore l'enseignement à distance pour les étudiants en amont et pour le personnel en aval.
Qu'est-ce que la gestion des processus d'entreprise (BPM) ?
Techopedia définit la gestion des processus d'entreprise comme une méthode "pour aider les organisations à fonctionner plus efficacement". La gestion des processus d'entreprise (BPM) est un concept qui se concentre sur l'alignement de tous les éléments organisationnels pour améliorer la performance opérationnelle. Traditionnellement sur site, le BPM est récemment passé à une offre de logiciel-service (SaaS) déployable sur le cloud. Les plates-formes BPM automatisées existent aujourd'hui sur le marché sous la forme de "logiciels d'automatisation des flux de travail". Ces plates-formes automatisent les processus manuels et banals de nombreuses entreprises, y compris les universités, petites ou grandes.
Malgré la transformation numérique, de nombreuses écoles luttent encore pour automatiser leurs flux de travail internes. La gestion des processus d'entreprise sous la forme de logiciels d'automatisation des flux de travail peut aider à maîtriser la gestion des processus d'une université.
Le BPM en action dans l'enseignement supérieur
Les plateformes BPM numérisent rapidement les flux de travail manuels et papier sur les campus de l'enseignement supérieur. Mais surtout, les retards ou les erreurs au cours des flux de travail peuvent être coûteux et désastreux pour l'étudiant et l'école. C'est particulièrement vrai dans des services comme les admissions et l'aide financière.
Aujourd'hui, plusieurs processus sont automatisés à l'aide de BPM (logiciel de gestion des processus d'affaires) dans les établissements d'enseignement supérieur. Il s'agit non seulement des demandes de changement de classe, mais aussi de processus tels que
- Changer et déclarer un commandant
- Approbation du crédit de virement
- Visa d'étudiant
- Surcharge d'enregistrement
- Processus d'obtention du diplôme
- Approbation des cours
Normalement, administrateurs s'appuient sur la saisie manuelle des données, les étapes multiples et les transferts physiques entre les parties prenantes pour que ces demandes soient approuvées et traitées. Il en résulte de sérieux goulets d'étranglement sur le campus, entre les décalages et les erreurs humaines comme les erreurs de saisie et le non-respect des délais. Avec les BPM, ces demandes sont organisées de manière ordonnée et optimisée. Si l'on ajoute à cela l'automatisation, tout se passe en temps réel. Plus de papier et de temps perdu pour l'étudiant en ligne.
Voici un exemple de demande de retrait dans une université faite dans une plate-forme logicielle de BPMs intelligents ProcessMaker:
Les avantages des BPM sur l'enseignement à distance
Aujourd'hui, les universités ne peuvent pas se permettre de lésiner sur les moyens d'offrir des expériences exceptionnelles aux étudiants. Un mauvais parcours étudiant a un impact direct sur les taux d'inscription, qui sont déjà en rapide diminution. Faire appel à une plateforme BPM intelligente (iBPMS) peut contribuer à accélérer l'agilité et la productivité d'une université, ce qui permet aux étudiants de vivre des expériences plus riches dans l'enseignement à distance.
Supposons par exemple qu'un étudiant souhaite changer de note dans un cours. Le site Demande de changement de grade était autrefois un processus de transfert physique, sur papier. La première étape consistait pour l'étudiant à demander un changement de niveau en obtenant un formulaire spécifique auprès d'un membre de la faculté. À l'époque, le formulaire était un papier autocopiant multicolore.
Ensuite, l'étudiant a rempli le formulaire dans son intégralité. Ensuite, l'étudiant a marché pour remettre le formulaire au membre de la faculté, qui l'a ensuite déposé dans la boîte de réception d'un autre membre de la faculté. Maintenant, répétez la remise au président du département, et soudain, beaucoup de temps s'est écoulé. Souvent, ces formulaires étaient perdus, incomplets, manquaient de signatures ou enregistraient des erreurs dans le système.
L'ensemble du processus manuel a été un cauchemar. Ce genre de processus entraîne la frustration des étudiants, le mécontentement du personnel et la perte de centaines d'heures de ressources. Multipliez ce scénario par des milliers dans une seule université et vous avez la recette d'un chaos désorganisé.
L'enseignement en ligne et à distance repose en grande partie sur la création d'expériences positives pour les utilisateurs finaux afin d'attirer les meilleurs talents. L'organisation et l'optimisation des processus que l'on trouve couramment dans l'enseignement à distance aident les universités à atteindre cet objectif. Plus l'enseignement à distance apparaît aux étudiants comme étant complet, facile à utiliser et très demandé, plus ils sont nombreux à vouloir s'inscrire dans cette école. Par conséquent, le collège peut alors lutter contre le problème de la baisse des inscriptions qui s'attaque aujourd'hui à l'ensemble de l'enseignement supérieur.
Résumé
L'enseignement à distance a explosé au cours des dernières années sous la forme de cours en ligne ouverts et massifs, des ressources éducatives ouverteset des diplômes en ligne. En tant qu'outil pour transformation numériqueLes universités doivent adopter des méthodes et des technologies pour répondre aux exigences des étudiants d'aujourd'hui qui maîtrisent le numérique. La BPM offre une opportunité de contribuer à combler ce fossé dans l'enseignement supérieur pour offrir des expériences extraordinaires aux utilisateurs finaux dans le cadre de l'enseignement à distance.
Notre plate-forme BPM intelligente a aidé les systèmes universitaires et d'autres écoles du monde entier à perturber numériquement leurs offres éducatives. Consultez notre dossier de solution pour l'enseignement supérieur aujourd'hui pour en savoir plus sur notre solution de flux de travail.
À propos de ProcessMaker
ProcessMaker est un logiciel de gestion des processus commerciaux et de flux de travail à faible code. ProcessMaker permet aux analystes commerciaux de collaborer facilement avec l'informatique pour automatiser des processus commerciaux complexes reliant les personnes et les systèmes existants de l'entreprise. Basé à Durham, en Caroline du Nord, aux États-Unis, ProcessMaker dispose d'un réseau de partenaires répartis dans 35 pays sur les cinq continents. Des centaines de clients commerciaux, dont de nombreuses entreprises du classement Fortune 100, font confiance à ProcessMaker pour transformer numériquement leurs processus commerciaux de base, ce qui leur permet de prendre des décisions plus rapidement, d'améliorer leur conformité et d'accroître leurs performances.
