Il y a près de 2000 ans, les Chinois ont inventé le papier. Dans les années 1440, Gutenberg a inventé la presse à imprimer, l'une des inventions les plus marquantes de l'humanité. Avant l'invention de la presse à imprimer, les Européens écrivaient sur du parchemin fait de peau animale, ce qui était un procédé très long et très coûteux. Le parchemin étant très cher, seuls quelques rares individus savaient lire et écrire. Mais la presse à imprimer a permis la production en masse de produits en papier, ce qui les a rendus facilement accessibles au public.
Mais les gens ont toujours pensé que l'utilisation du papier allait prendre fin. À la fin du XIXe siècle, Thomas Edison a prédit qu'il y aurait un bureau sans papier, mais il pensait que les notes de service seraient enregistrées sur ses cylindres de cire. Mais dans les années 1970, avec l'invention de l'ordinateur, l'utilisation du papier a connu un véritable boom, grâce à l'imprimante. Le papier de tous les photocopieurs, télécopieurs et imprimantes d'Amérique créait suffisamment de feuilles de papier pour couvrir l'ensemble du pays tous les 5 ans. Le bureau du papier était-il vraiment une prédiction qui allait voir le jour ?
Ce n'est qu'en 2013 que l'idée d'un bureau sans papier est revenue comme une possibilité grâce à la distribution numérique. Le numérique fait au papier ce que le papier a fait au parchemin avec l'aide de la presse à imprimer. Rendre l'échange d'idées et d'informations plus rentable, surtout en ce qui concerne le bureau. Dans cet article, nous verrons comment le passage au numérique augmente l'efficacité des employés et réduit les coûts globaux.
Pourquoi se passer de papier ?
Le passage au numérique présente de nombreux avantages. Le passage au numérique offre aux utilisateurs une meilleure sécurité et une meilleure sauvegarde, une plus grande efficacité et une empreinte carbone plus faible.
Une plus grande efficacité
Avec la bonne entreprise logiciel de gestion des processus et les flux de travail en place, un système entièrement numérique peut réduire considérablement l'erreur humaine. Un bon exemple est celui des formulaires qui sont numérisés et traités plutôt que d'être saisis dans une base de données. Les banques voient un énorme avantage à passer à la dématérialisation. Banquier américain rapporte qu'une banque qui est passée à un processus entièrement numérique a constaté une réduction significative des erreurs, "Les erreurs ont tellement diminué que des services entiers qui se consacraient auparavant à la réparation des erreurs et au rappel des clients pour réparer les erreurs ont été démantelés et les représentants sont redéployés vers d'autres tâches".
Un autre avantage du passage au numérique est que les documents peuvent désormais être facilement recherchés à partir de n'importe quel appareil connecté à l'internet. En outre, Numérisation à l'aide de l'intelligence artificielle peut aider les entreprises à créer des données hautement structurées qui peuvent alimenter des algorithmes d'apprentissage automatique susceptibles d'améliorer les processus commerciaux. Le personnel peut aussi facilement partager des fichiers en cliquant sur un bouton.
Les employés deviennent mobiles et moins stressés
Études ont montré que conduire plus de 10 miles dans chaque sens pour se rendre au travail et en revenir est associé à un taux de glycémie plus élevé. Ce même rapport a révélé que ce même trajet de 10 miles est également associé à un taux de cholestérol plus élevé, à une dépression plus importante et à une anxiété plus grande. Un bureau sans papier permet aux employés d'accéder à des fichiers numériques partout où il y a une connexion Internet. Cela permet de réduire les trajets et de mieux équilibrer la vie professionnelle et la vie privée, ce qui réduit le stress du personnel.
Les employés ont des tâches moins fastidieuses
Avoir des dossiers papier signifie devoir trimballer des documents qui doivent être placés et classés dans des armoires encombrantes. Le classement et la gestion du papier est une tâche subalterne qui ne donne pas beaucoup de satisfaction aux employés. Une étude de la Harvard Business Review a montré que lorsque les employés abandonnent les tâches fastidieuses et ingrates pour se consacrer à un travail à plus forte valeur ajoutée, ils sont plus productifs et, dans certains cas, leurs ventes augmentent.
Sécurité et sauvegarde accrues
La suppression du papier signifie une meilleure sécurité et une meilleure sauvegarde. Les données importantes étant sauvegardées dans le nuage, les entreprises n'ont pas à se soucier des dossiers papier égarés et/ou endommagés. Le stockage dans le nuage est assorti de solides garanties pour protéger la vie privée et le respect de la réglementation.
Une empreinte carbone plus faible
En moyenne, un L'Américain utilise sept arbres par an en papierLes produits de l'industrie du bois, du bois et d'autres produits fabriqués à partir d'arbres. Cela représente environ 2 000 000 000 d'arbres par an. La quantité de bois et de papier que nous jetons chaque année est suffisante pour chauffer 50 000 000 de foyers pendant 20 ans. En éliminant le besoin de papier dans les bureaux chaque année, le Le travailleur moyen peut économiser 2,5 arbres, 938 gallons d'eau, 56 gallons de pétrole, 595 kilowatts d'énergie et 12,15 pieds cubes d'espace d'enfouissement.
Si le papier ne disparaîtra pas de sitôt, le passage au numérique ne sera peut-être pas une option pour les grandes organisations dans un avenir proche. Les personnes âgées représentent aujourd'hui la plus grande partie de la main-d'œuvre et ont identifié la durabilité comme une valeur importante dans leur environnement de travail. Prenez le temps de considérer votre organisation dans son ensemble et prévoyez de soutenir un environnement qui encourage la dématérialisation. En fin de compte, la dématérialisation présente de nombreux avantages pour les organisations et les employés.
