Sur 19 millions d'Américains étaient inscrits dans un type d'établissement d'enseignement supérieur en 2017. Alors que le monde continue à adopter les nouvelles technologies dans tous les secteurs, l'enseignement supérieur est confronté à une énorme pression pour s'adapter et rester compétitif. La menace de la concurrence d'EdTech, des entreprises d'enseignement alternatif et des demandes croissantes des étudiants poussent de nombreux établissements d'enseignement supérieur à adopter la technologie dans leurs processus internes.
Au cours des 30 dernières années, les établissements d'enseignement supérieur ont évolué vers une approche centrée sur la technologie. Aujourd'hui, l'accent est mis sur un nouveau paradigme : Les établissements d'enseignement supérieur sont en passe de devenir centrée sur les processus. Plutôt que de se contenter d'investir dans les dernières technologies dans et en dehors des salles de classe, les universités reconnaissent la nécessité de transformer numériquement la manière dont leurs établissements s'engagent et effectuent leurs travaux. L'automatisation des flux de travail, qui permet d'améliorer les processus internes, est la réponse aux points de friction entendus dans de nombreux établissements d'enseignement supérieur.
Qu'est-ce que l'automatisation des flux de travail ?
L'automatisation des flux de travail permet d'automatiser la séquence d'actions pour les étapes d'un processus, également connu sous le nom de workflow. Dictionnaire des affaires explique comment l'automatisation des flux de travail peut maximiser l'efficacité, en précisant que "lorsque les gens effectuent des tâches à la main, elles peuvent prendre beaucoup de temps et être sujettes à l'erreur humaine. Lorsque la technologie est utilisée pour des tâches répétitives, les erreurs sont soit diminuées, soit éliminées et le temps nécessaire à l'accomplissement de chaque tâche est considérablement réduit". L'automatisation des flux de travail simplifie les processus, permettant aux utilisateurs d'accroître l'efficacité organisationnelle à l'échelle.
Malgré les progrès techniques réalisés dans les salles de classe de l'enseignement supérieur, trop d'universités sont dépendantes de processus manuels, sur papier, qui entraînent une charge de travail importante et un manque d'efficacité. En fait, 55% des responsables de l'éducation disent qu'ils "consacrent encore une journée entière de travail par semaine à des tâches manuelles et répétitives", selon Pile de formulairesLe rapport de 2018 sur l'état de l'automatisation du flux de travail dans l'éducation.
La gestion de ces processus est fastidieuse, longue et sujette à l'erreur humaine. Le personnel s'enlise dans sa charge de travail et est incapable de traiter rapidement les demandes des professeurs et des étudiants, et les étudiants sont frustrés par le temps qu'il faut au personnel pour communiquer et répondre aux demandes. Il s'agit d'un système brisé qui a besoin d'être réparé.
Heureusement, les établissements d'enseignement supérieur et les universités adoptent régulièrement la technologie dans leurs bureaux, car il est de plus en plus nécessaire de répondre aux demandes croissantes des étudiants. Aujourd'hui, les étudiants attendent des universités qu'elles reflètent leur expérience du service à la clientèle avec les entreprises. Par En automatisant les flux de travail, les universités peuvent atteindre la productivité, l'excellence opérationnelle et offrir un meilleur parcours aux étudiants dans leurs établissements d'enseignement supérieur.
L'automatisation des flux de travail en action
Bill Gates a dit un jour “La première règle de toute technologie utilisée dans une entreprise est que l'automatisation appliquée à une opération efficace en augmentera l'efficacité. La seconde est que l'automatisation appliquée à une opération inefficace amplifiera l'inefficacité". Pour l'enseignement supérieur, les retards ou les erreurs de procédure peuvent être coûteux et désastreux pour l'étudiant - c'est particulièrement vrai pour les bureaux d'aide financière ou lorsqu'un étudiant attend un mot d'une université sur les admissions. Une plate-forme d'automatisation des flux de travail ne peut améliorer la coordination entre les personnes et les services que si les processus sont clairement définis et si les membres du personnel acceptent la nécessité de changer.
L'automatisation des flux de travail dans l'enseignement peut directement accélérer la communication, la collaboration entre les campus et les processus internes d'une université une fois que ces deux facteurs sont en place. Pour Université Sainte-Catherinea très vite compris les avantages d'avoir une équipe de direction solide pour aider à atteindre les objectifs à long terme d'un collège. Drew Melendres, vice-président senior de l'université chargé de la gestion des inscriptions, des affaires étudiantes et de l'athlétisme, a explique les avantages d'un leadership centralisé sur l'ensemble de l'expérience des étudiants sur le site de Helix Education Croissance des inscriptions Université podcast.
"Nous contrôlons essentiellement l'expérience des étudiants depuis le moment où ils entendent parler de nous dans le marketing jusqu'au moment où ces étudiants se promènent sur notre campus", partage Melendres. Notre travail consiste à créer un niveau de service à la clientèle qui leur fait penser : "Ils m'écoutent". Ce qu'il fait, c'est créer un niveau d'engagement plus élevé".
Pour des universités comme St. Catherine's, la connexion des systèmes existants pour répondre à ces demandes des étudiants est primordiale dans leur stratégie de campus. Des technologies telles que l'automatisation des flux de travail permettent aux grandes universités à campus multiples d'être davantage axées sur les processus et de relever efficacement ces défis. Le personnel et les professeurs peuvent facilement concevoir et déployer des flux de travail en cliquant sur quelques boutons, sans que le département informatique n'ait à intervenir. Un processus qui aurait normalement pris des jours pour être approuvé prend maintenant des heures ou une journée au maximum.
Des flux de travail bien conçus et automatisés permettent d'augmenter le retour sur investissement de ces plateformes en contribuant à maintenir des coûts bas et une productivité élevée, et en garantissant un voyage plus agréable pour les étudiants inscrits.
(Source : Pexels)
L'automatisation des flux de travail améliore le parcours des étudiants
Mais les avantages de l'automatisation des flux de travail dépassent de loin les opérations du corps enseignant et du personnel de soutien. Dans l'enseignement supérieur, l'étudiant est au centre de l'attention. CNBC rapporte que la fréquentation de l'université est plus préoccupante que jamais, car la recherche d'un emploi après l'obtention du diplôme ne fait qu'empirer. En conséquence, l'attitude des jeunes générations à l'égard de l'université est en train de s'affaiblir. Une mauvaise expérience des étudiants par la masse peut faire ou défaire le taux d'inscription et la crédibilité d'un collège aux yeux des futurs candidats.
A étudier publié en mai 2018 par Civitas Learning indique que "près d'un étudiant sur cinq qui a quitté l'école sans diplôme a rempli au moins 75 % des exigences de son programme. Près d'un sur dix avait terminé au moins 90 % de son cursus". Parmi les raisons citées, on trouve le manque de soutien aux étudiants, principalement parce qu'un étudiant perçoit le collège comme peu serviable ou lent à répondre aux demandes, aux questions et aux changements importants. Cela échappe au contrôle de l'étudiant, ce qui suggère que quelque chose doit être fait au niveau de la direction du collège pour aider à surmonter la baisse de la rétention. Avec une plate-forme d'automatisation des flux de travail comme ProcessMaker, les demandes de diplômes, les demandes d'aide financière et même l'accès à des changements de notes instantanés peuvent réduire la probabilité qu'un étudiant soit mécontent. Le nombre d'étudiants bénéficiant d'une aide est égal au nombre d'étudiants qui restent à l'université et obtiennent leur diplôme.
Des recherches de plus en plus nombreuses prouvent les professeurs peuvent améliorer les chances de réussite de leurs étudiants en s'efforçant de répondre aux frustrations des étudiants. L'un des moyens utilisés par les établissements d'enseignement supérieur consiste à étendre l'intérêt de l'adoption de l'automatisation des flux de travail au niveau opérationnel à celui du parcours des étudiants. Une plateforme d'automatisation des flux de travail se connecte à une autre technologie comme l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage machine pour automatiser les tâches entre les parties, en fournissant des alertes et des mises à jour en temps réel. Une autre technologie appelée automatisation des processus robotiques (RPA) imite le comportement humain pour accomplir les tâches les plus simples. Elle peut être configurée de manière à ce qu'un clic de souris sur un bouton, le remplissage de formulaires et l'exécution de micro-tâches et de prises de système normalement effectuées par les humains.
Avec la bonne plateforme intelligente de gestion des processus d'entreprise (BPM), votre établissement peut tirer parti de ces technologies en les connectant à une zone centralisée. Il en résulte une plus grande visibilité des activités de l'établissement, une optimisation des processus en place et une adaptation aisée aux audits, rapports et autres réglementations de l'université.
Pour Anjli Jain de Unifié sur le podcast d'Inside Higher Ed L'impulsionL'automatisation est conçue pour fonctionner main dans la main avec les processus traditionnels. Pour les écoles qui ont des articles de base de connaissances ou un endroit où les flux de travail sont écrits, il est important de ne pas détruire cela ou de "réinventer la roue"", dit-elle. En d'autres termes, les logiciels d'automatisation doivent s'intégrer de manière transparente dans les systèmes technologiques actuels du collège afin de créer de meilleurs processus. C'est essentiel au succès de tout logiciel d'automatisation.
Transformez votre établissement d'enseignement supérieur.
Les collèges sont mûrs pour l'innovation, en particulier au niveau des processus internes. En mettant davantage l'accent sur l'amélioration de la collaboration entre le corps enseignant et le personnel, le parcours des étudiants est privilégié. Le fait que les universités fassent un pas de plus pour passer d'une technologie de pointe à une approche axée sur les processus leur permet de s'attaquer aux points faibles de l'industrie.
"Les écoles doivent travailler aussi dur pour assurer la réussite des étudiants à l'université qu'elles le font pour les amener à l'université en premier lieu", déclare Dr. Rito Silva, vice-président des affaires étudiantes au Collège Del Mar. L'automatisation des flux de travail aide les collèges à relever ces défis au quotidien.
Chez ProcessMaker, nous sommes spécialisés dans la fourniture de solutions de flux de travail au secteur de l'enseignement supérieur grâce à notre gestion des processus commerciaux (BPM) à faible code et à notre plateforme de flux de travail. Vous recherchez une nouvelle solution de gestion des flux de travail pour votre université ? Pour en savoir plus, consultez le site www.processmaker.com.
A propos de ProcessMaker :
ProcessMaker est un logiciel de gestion des processus commerciaux et de flux de travail à faible code. ProcessMaker permet aux analystes commerciaux de collaborer facilement avec l'informatique pour automatiser des processus commerciaux complexes reliant les personnes et les systèmes existants de l'entreprise. Basé à Durham, en Caroline du Nord, aux États-Unis, ProcessMaker dispose d'un réseau de partenaires répartis dans 35 pays sur les cinq continents. Des centaines de clients commerciaux, dont de nombreuses entreprises du classement Fortune 100, font confiance à ProcessMaker pour transformer numériquement leurs processus commerciaux de base, ce qui leur permet de prendre des décisions plus rapidement, d'améliorer leur conformité et d'accroître leurs performances.
