La rotation du personnel devient un obstacle majeur pour les organisations axées sur l'innovation, la productivité et la rentabilité globale. Les frais de recrutement liés au remplacement des travailleurs qualifiés ne sont qu'un début. Le temps de montée en puissance, la formation et le désengagement de l'ensemble du service ajoutent tous au coût de la démission d'un employé. Un récent rapport de recherche du groupe Aberdeen montre que cette question a un impact sur les entreprises de tous les secteurs, avec 55 % des organisations performantes et 68 % des organisations moyennes et peu performantes en citant le taux de rotation élevé comme un problème important.
Un examen plus approfondi des facteurs de rotation du personnel offre une révélation surprenante : Il est possible de prévoir avec précision quels employés partiront en examinant la durée et la qualité du processus d'intégration d'une organisation. En fait, une autre étude d'Aberdeen a déterminé que 86 % des nouvelles embauches prendre la décision active de rester dans l'entreprise ou de rechercher d'autres opportunités au cours de leurs six premiers mois de travail. Leur décision de rester ou de continuer à chercher est fortement influencée par l'expérience d'intégration. Un élément essentiel pour retenir les meilleurs talents est la création d'une stratégie globale visant à soutenir les employés dès leur embauche et tout au long de leur première année de service.
Le rôle de l'automatisation des RH dans un programme d'intégration efficace
De nombreuses organisations ont profité des nouvelles solutions d'automatisation pour simplifier et rationaliser les processus de recherche et d'embauche de candidats. Malheureusement, il est assez fréquent que les nouveaux employés subissent un changement brutal dans la gestion des processus après leur entrée en fonction. L'automatisation s'arrête une fois que les employés sont au travail. Ils remplissent des formulaires interminables, suivent leur propre formation et espèrent que leur nouveau responsable n'oubliera pas de partager des informations essentielles.
Les organisations très performantes ont trouvé d'autres méthodes pour gérer l'expérience des nouveaux employés, accroître l'efficacité et améliorer les niveaux d'engagement à long terme. Par exemple, ces entreprises sont 82 % plus probable d'avoir un processus de pré-embarquement pour faire le lien entre le recrutement et l'embarquement, et ils sont 2,3 fois plus probable d'entamer le processus de formation lors de l'embarquement afin d'aider les nouvelles recrues à devenir indépendantes le plus rapidement possible. Bien entendu, la gestion de ces activités peut rapidement devenir inefficace si elle est confiée à des recruteurs et des gestionnaires qui manquent déjà de temps. C'est pourquoi les organisations les plus performantes ont mis en place le utilisation d'un logiciel de gestion des processus d'entreprise (BPM) pour organiser et automatiser le processus d'intégration.
Améliorer l'expérience des nouveaux employés grâce à l'automatisation
L'efficacité de votre processus d'intégration est influencée par les pratiques de recrutement, qui sont le premier point de contact des candidats avec les employeurs. Les informations recueillies et organisées pendant le recrutement peuvent être intégrées de manière transparente à l'intégration grâce à l'automatisation. Par exemple, les plateformes d'automatisation avancées offrent les possibilités suivantes :
- La collecte, l'organisation et le stockage des informations contenues dans les CV afin de conserver un vivier de candidats pour l'avenir ou de soutenir le processus d'intégration.
- Collecte et distribution d'informations à partir des questionnaires des candidats pour accélérer le processus d'entretien.
- Permettre aux candidats de programmer eux-mêmes leurs entretiens, en supprimant le rôle d'intermédiaire des RH et en améliorant l'efficacité du processus de programmation.
Les nouvelles recrues ne doivent pas passer les premiers jours de travail à remplir des formulaires. Au lieu de cela, les tâches d'intégration de base sont gérées par un processus automatisé afin qu'ils puissent s'y mettre tout de suite. Il est possible d'automatiser certains des éléments les plus longs et les moins intéressants de la liste de contrôle des nouveaux employés. En voici quelques exemples :
- Distribution automatique d'informations sur l'entreprise, telles que les manuels des employés, les annuaires des bureaux et les informations sur la sécurité et la formation.
- Création de formulaires numériques qui permettent aux nouveaux employés de remplir leurs informations personnelles, en s'assurant que tous les détails sont à jour et exacts.
- Le stockage numérique des informations sur les employés, qui réduit l'erreur humaine et augmente la sécurité, la disponibilité et l'exactitude, tout en réduisant les erreurs de conformité concernant les données sensibles telles que les tests de dépistage de drogues et les vérifications d'antécédents.
L'automatisation de ces tâches permet également de libérer les cadres et le personnel des RH pour qu'ils puissent exercer des activités à plus forte valeur ajoutée.
Avantages d'un embarquement personnalisé
Les solutions d'intégration automatisée de haute qualité peuvent être adaptées à des rôles et des personnes spécifiques. Cela permet d'accélérer le rythme d'acclimatation des employés à l'entreprise. En général, les nouvelles recrues ne commencent pas vraiment à apporter une valeur ajoutée à l'entreprise avant six mois. Mais les logiciels de BPM peuvent améliorer ce délai. Par exemple, vous pouvez utiliser un logiciel de BPM pour gérer les activités suivantes :
- Création de modèles de contrat pour tout type d'employé.
- Délégation de tâches aux superviseurs et aux gestionnaires.
- Distribution d'informations plus détaillées et plus pertinentes aux nouveaux employés concernant leurs responsabilités individuelles.
- Normalisation et unification du processus d'embarquement dans toute l'organisation.
Un processus d'accueil organisé qui offre aux nouveaux employés une introduction complète à l'entreprise est efficace pour augmenter les taux de rétention à long terme. Les employés participants repartent de l'expérience d'intégration avec une grande confiance dans l'organisation. Des éléments comme les informations manquantes ne gâchent pas leur première impression. Il n'y a pas de décharges d'informations déroutantes ou de présentation désorganisée des documents. En outre, ces systèmes permettent aux nouveaux employés de contrôler le processus en leur assignant des tâches et en leur permettant de les accomplir de manière indépendante.
Grâce à l'automatisation, les documents sont distribués de manière logique et les participants ont la possibilité de donner leur avis en temps réel. Par exemple, les plates-formes d'embarquement automatisées offrent des fonctionnalités d'enquête qui permettent de corriger et d'affiner immédiatement tout trou dans le processus.
Protection des actifs des entreprises par l'automatisation
Enfin, les plateformes d'embarquement automatisées garantissent qu'il n'y a pas d'oublis lorsqu'il s'agit de tâches essentielles à la protection des actifs de l'entreprise. Dans le cadre des processus automatisés, les entreprises peuvent s'assurer que les points suivants sont traités :
- Signature des accords de non-divulgation et des assignations de propriété intellectuelle.
- Formation à la sécurité achevée dans son intégralité.
- Des vérifications d'antécédents et/ou des tests de dépistage de drogues sont effectués - et réussis.
Le logiciel BPM rationalise le processus d'embarquement du début à la fin. Il permet d'augmenter le taux de rétention et de rendre les nouveaux employés plus heureux et plus débrouillards. Mieux encore, l'automatisation des tâches de base permet au département des ressources humaines d'être plus efficace en augmentant le temps et les ressources disponibles pour améliorer l'expérience globale des employés.
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