Il était une fois une simple caractéristique des produits logiciels. Dans de nombreux cas, il n'avait même pas de nom. Souvent, le "workflow" était simplement une carte de processus ou un organigramme sans aucune fonctionnalité supplémentaire, ajouté à une autre suite d'entreprise après coup. Au fil du temps, les clients ont exigé de leurs logiciels d'entreprise une plus grande fonctionnalité de flux de travail. Cela a donné naissance à toute une industrie du logiciel dédiée à la gestion des flux de travail et des processus d'entreprise (BPM).
Le début
Dans les années 80 et 90, les entreprises ont commencé à voir les avantages de la définition et du perfectionnement de leurs flux de travail internes. Cela a donné naissance à toute une pléthore de logiciels d'entreprise et d'acronymes, comme ERP et CRM. Ces logiciels étaient (et sont toujours) de véritables Goliaths, permettant aux utilisateurs d'effectuer diverses actions à partir d'une seule interface. Toutefois, cela signifiait également que certaines fonctionnalités, telles que la gestion des flux de travail, étaient à la traîne, car les logiciels d'entreprise étaient développés pour inclure le plus grand nombre de fonctionnalités possible plutôt que d'améliorer les fonctionnalités existantes.
Les défis
Cette situation ne pouvait pas durer éternellement. Alors que de plus en plus d'entreprises numérisaient leurs activités commerciales quotidiennes, la nécessité d'orchestrer plusieurs applications en un seul endroit est soudainement apparue. Les logiciels d'entreprise n'étaient pas équipés pour se connecter à d'autres applications. La taille même des logiciels rendait difficile l'ajout de personnalisations et d'intégrations avec d'autres applications. Pour mener à bien un flux de travail de bout en bout, les utilisateurs devaient se connecter à plusieurs applications et se coordonner physiquement avec les autres parties prenantes du processus. Les flux de travail étaient donc condamnés à rester inefficaces.
Les données constituaient un autre problème. À mesure que les entreprises ont commencé à numériser davantage de tâches, le nombre d'applications utilisées par les employés a commencé à augmenter, ce qui signifie plus de données. Comme chaque service avait des besoins différents et utilisait des applications différentes, des silos de données ont fini par apparaître dans les entreprises. Pour les entreprises qui voulaient appliquer les techniques de BPM pour améliorer les flux de travail, il était indispensable de disposer d'un moyen de gérer efficacement les données dans un lieu central pour calculer l'efficacité des flux de travail.
La dernière couche était le besoin de règles et de logique d'entreprise pour diriger les flux de travail automatisés du début à la fin. Alors que les logiciels d'entreprise pouvaient automatiser de manière adéquate les tâches individuelles, les utilisateurs et les tâches qu'ils accomplissaient étaient isolés les uns des autres. Il en résulte deux grands défis. Tout d'abord, les données et les informations ne pouvaient pas circuler librement, ce qui ralentissait le temps nécessaire à l'accomplissement des tâches et créait des silos de données. Deuxièmement, les entreprises devaient appliquer manuellement les règles et conditions commerciales, car il n'y avait aucun moyen d'appliquer numériquement les conditions pour automatiser les décisions. Ces deux défis signifiaient que les données ne pouvaient pas circuler librement, ce qui entraînait des goulets d'étranglement et de l'inefficacité.
La solution
La solution était un logiciel séparé, plus léger, qui pouvait facilement se connecter à plusieurs applications externes, stocker les données collectées dans une base de données et automatiser les flux de travail de bout en bout. C'est ainsi qu'est née l'existence d'un logiciel de gestion des flux de travail spécialisé. Enfin, les entreprises avaient les moyens d'appliquer les principes de la gestion des processus de production à leurs processus automatisés afin d'améliorer continuellement les flux de travail.
Avec le logiciel de gestion des flux de travail, les utilisateurs pouvaient se connecter à un seul endroit pour accéder aux fonctionnalités de plusieurs applications. Cela a été rendu possible grâce à des connexions à la fois aux logiciels existants et à des outils numériques plus récents. Par conséquent, un emplacement centralisé contenait toutes les données relatives au processus. Désormais, les entreprises pouvaient facilement calculer l'efficacité des processus et des employés afin de trouver les domaines à améliorer. Enfin, l'application de règles et d'une logique d'entreprise pour traiter les données, combinée à l'intégration d'applications externes, a permis aux entreprises d'automatiser les flux de travail de bout en bout.
Le Takeaway
Bien que les logiciels de gestion des flux de travail se soient développés pour automatiser efficacement les flux de travail, les mêmes problèmes qui existaient il y a 20 ans existent toujours aujourd'hui. La technologie a proliféré au point que les utilisateurs se connectent à plus d'applications que jamais pour accomplir leurs tâches quotidiennes. Par conséquent, la nécessité d'un logiciel de gestion des flux de travail pour connecter les applications et recueillir des données n'a jamais été aussi grande. Au cours des prochaines années, les logiciels de gestion des flux de travail continueront à s'adapter pour automatiser un éventail encore plus large de processus commerciaux. Gardez un œil sur le secteur des logiciels de gestion des flux de travail, qui évolue pour fournir des solutions à un plus grand nombre de problèmes.
