L'un des principaux avantages de l'automatisation du flux de travail est le gain de temps. Comment un flux de travail permet-il de gagner du temps ? Il utilise une série de processus ou d'étapes séquentielles, qui peuvent être exécutés sans aucune intervention manuelle - il y a donc un flux. Avec l'automatisation, cela implique d'ajouter la numérisation au mélange, ce qui améliorera la vitesse et la précision.
Lorsque le temps utilisé pour accomplir une tâche est réduit, les employés ont alors plus de temps pour se concentrer sur le travail de niveau supérieur. Avec un flux de travail automatisé, chaque tâche est immédiatement déclenchée une fois la tâche précédente terminée. Ainsi, les bonnes mesures sont prises dans le bon ordre et les employés sont libres de se concentrer sur leurs responsabilités professionnelles essentielles.
Approfondir le flux de travail
En termes simples, un flux de travail est la gestion, et les processus associés, d'une tâche commerciale répétitive. En fait, concentrez-vous sur le mot répétable car un flux de travail est utilisé pour exécuter des tâches qui nécessitent un déploiement continu.
Pour vous donner une meilleure idée de la façon dont cela fonctionne, prenons un exemple pratique : l'embarquement d'un employé. Chaque fois que vous embauchez un nouvel employé, vous devez lui expliquer comment fonctionne l'entreprise, quel est son rôle, etc.
Par exemple, si vous recrutez un nouvel employé, vous avez probablement déjà mis en place une série de tâches pour le mettre en route, telles que la demande de curriculum vitae, l'organisation d'un entretien téléphonique, l'organisation d'un entretien en personne, l'évaluation de ses compétences et de son expérience par rapport aux autres candidats, la vérification de ses antécédents, l'élaboration de documents fiscaux et de travail à signer par voie électronique, la négociation de son salaire et de ses avantages, etc.
En termes réalistes, lorsque les gens pensent au flux de travail, ils pensent souvent à un logiciel de gestion du flux de travail. Vous pourriez écrire une séquence de tâches, mais elle restera simplement inactive sur votre feuille de papier. Cependant, la première étape consiste à visualiser le début et la fin de votre flux de travail. Vous pouvez le faire en traçant un organigramme des flux de travail, ce qui peut également vous aider à identifier et à traiter les goulets d'étranglement potentiels. Grâce à un diagramme de flux de travail, vous pouvez également organiser vos tâches de manière beaucoup plus efficace.
Pensez aux tâches répétitives qui doivent être exécutées, au nombre d'étapes à suivre et à la personne chargée de veiller à ce qu'elles soient déployées. Avant de concevoir votre processus dans un modeleur BPMN, commencez par un diagramme de flux de travail pour vous assurer que vous avez tout couvert.
Les éléments qui composent votre flux de travail
Chaque flux de travail comporte un ensemble de composantes qui forment un tout. Ici, ils ne sont pas dans un ordre particulier :
- Activités : Quelles tâches seront exécutées tout au long du flux de travail ?
- Acteur(s) : Qui est responsable de l'exécution des tâches ?
- Résultats : À quoi ressemble le résultat final ?
Créer le flux de travail
Comme pour toute autre chose, il existe quelques étapes essentielles pour garantir la pertinence de votre diagramme de flux de travail. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus.
Étape 1 : Quel emploi souhaitez-vous mettre en place en tant que flux de travail ? Est-il reproductible ? Demandez l'aide du ou des acteurs qui les réalisent habituellement.
Étape 2 : Collaborer avec le ou les acteurs en ce qui concerne les tâches qui doivent être incluses et les processus qui peuvent être éliminés en faisant un clin d'œil à l'efficacité. Ensuite, discutez de vos attentes en termes de résultats.
Étape 3 : Cartographier chaque processus dans les moindres détails. Ce faisant, vous commencerez à visualiser clairement les tâches qui sont source de gaspillage et vous pourrez soit les éliminer, soit les externaliser pour améliorer l'efficacité.
Étape 4 : Faites une estimation approximative du temps que prendrait chaque tâche. À ce stade, vous n'avez aucune expérience. Une fois que vous aurez lancé votre flux de travail, vous pourrez mettre à jour cette section de votre diagramme.
Étape 5 : Rassemblez toutes vos pièces pour créer votre diagramme de flux de travail. Veillez à inclure les éléments clés - le ou les acteurs, les activités et les résultats attendus.
N'oubliez pas que votre diagramme de flux de travail n'est pas statique. Il doit s'agir d'un document évolutif. Continuez à affiner les processus à mesure que vous avancez, apprenez-en davantage et modifiez vos objectifs. Une fois que vous êtes prêt, vous pouvez concevoir votre processus dans un logiciel BPMN 2.0 où vos flux de travail peuvent être exécutés.
La technologie doit être simple, pour commencer
Lorsque vous êtes prêt à numériser vos flux de travail, il est essentiel de commencer par une auto-évaluation organisationnelle. Il se peut qu'il y ait beaucoup d'enthousiasme autour de ce que vous pouvez faire avec votre nouveau logiciel, mais vous devez garder vos attentes réalistes. En outre, vous voulez une solution logicielle qui corresponde à vos attentes et à votre budget. Si vous n'avez pas utilisé de logiciel de gestion des flux de travail dans le passé, vous risquez d'être submergé au début. Prenez votre temps et commencez doucement. Commencez par un processus simple et poursuivez à partir de là. Apprenez comment les choses fonctionnent avant d'effectuer un déploiement de bout en bout. Donnez également à votre/vos acteur(s) le temps de s'habituer au logiciel.
Considérant les processus manuels
Il s'agit d'une section importante car les flux de travail visent à gérer plus efficacement les processus manuels. Où est le fruit à portée de main ? Quels sont les processus manuels qui prennent le plus de temps à vos employés ? Quels sont les processus manuels qui empêchent vos employés de se concentrer sur leurs tâches de haut niveau ? Ce sont les processus avec lesquels vous devez commencer lorsque vous mettez en place un logiciel de gestion des flux de travail.
Maintenant, au lieu de saisir des données, vous pouvez utiliser des déclencheurs de tâches. Contrairement aux transferts manuels, vous pouvez utiliser l'équilibrage de la charge de travail et/ou la répartition automatique du travail. Vous commencerez à remarquer le retour sur investissement immédiatement lorsque vous automatiserez certaines de vos tâches manuelles les plus chronophages.
Quelle est la prochaine étape ?
Donnez à votre entreprise, et aux parties concernées, un peu de temps pour comprendre les composantes générales de ce qui constitue un flux de travail et, en fin de compte, comment il fonctionne. Lorsque vous commencez petit, vous pouvez alors voir un ensemble croissant de possibilités commencer à se révéler. Ensuite, restez simple. Ainsi, vos processus seront plus faciles à suivre et à maintenir pour tout le monde.
